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Online-Plattform für schnellen Datei-Transfer

Effizienter Datenaustausch im Unternehmensnetz

Um Marketing-Daten sowie Point-of-Sale-Medien mit Partnern, Agenturen und Distributoren schnell und sicher teilen zu können, nutzt die Leica Camera AG eine onlinebasierte Filesharing- und Kollaborationsplattform. Der Hersteller von Kameras und Sportoptikprodukten verbessert so seine weltweite Partner-Kommunikation und verschlankt gleichzeitig den eigenen Verwaltungsapparat. Bereits mehr als 100 Partner- und Handelsunternehmen des globalen Netzwerkes nutzen die zentrale Dateiverwaltung.

Bild: Leica

Das Traditionsunternehmen Leica steht weltweit für klassische Produktdesigns in Verbindung mit aktueller Technologie und Präzisionsoptik. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Produkte aus den Bereichen Fotografie, Jagdoptik und Naturbeobachtung. Den Grundstein für die Marke Leica haben die Optiken des Premiumherstellers gelegt. Sie sorgen bis heute für ein gutes Bild in allen Situationen rund um das Sehen und Wahrnehmen. Mit über 1.100 Mitarbeitern weltweit, einem zweiten Produktionsstandort in Portugal und eigenen Vertretungen in England, Frankreich, Japan, Singapur, der Schweiz, Südkorea und den USA erzielte das börsennotierte Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr 2010/2011 einen Umsatz von über 248 Millionen Euro.

Steigende Anforderungen an den Datentransfer

Für den Transfer und Austausch großer Daeien setzte das Unternehmen aus dem hessischen Solms bis Beginn des Jahres 2011 auf proprietäre Softwarelösungen und Übertragungen über FTP-Clients, die jedoch zunehmend an ihre Leistungsgrenzen stießen. Zum Einen war die Einrichtung und Pflege der jeweiligen Benutzer und Zugriffsrechte sehr aufwändig. Zum Anderen beanspruchte die im Unternehmen betriebene Softwarelösung aufgrund des steigenden Datenaufkommens und dem zunehmenden Austausch großer Dateien die IT-Infrastruktur in hohem Maße.

Auch Bedienung und Gestaltung des Systems wirkten nicht mehr zeitgemäß, obwohl die Lösung eine wichtige Marketing-Schnittstelle zum Unternehmensnetzwerk darstellte. „Es war schlichtweg Zeit für ein modernes, zeitgemäßes und sicheres System, das uns die globale Zusammenarbeit mit unseren externen Partnern und Standorten auf effizientere Weise erlaubt. Überzeugen konnte uns im Auswahlprozess schließlich iExtranet von Oodrive“, erklärt Sebastian Graf, Web Consultant bei der Leica Camera AG. „Die Lösung konnte unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Verwaltung, mehr Sicherheit und eine transparente Dokumentation am besten erfüllen. Die zahlreichen Referenzen renommierter Unternehmen und eine persönliche Empfehlung haben ebenfalls zu der Entscheidung beigetragen.“

Nachdem die Entscheidung für das neue System gefallen war, wurde zunächst ein Zugang per Web-Browser für Leica eingerichtet. Gemeinsam mit zwei Key-Usern hat die IT-Abteilung dann erste Schritte wie den Im- und Export des Adressbuches vorgenommen sowie einige Test-Szenarien umgesetzt. Im Anschluss folgte dann die Benutzerschulung in der Größenordnung von zunächst zehn Anwendern. Nachdem der Dateiserver sowie das online-gestützte Dokumentenmanagement-System (DMS) dann schließlich in der Praxis zum Einsatz kamen, verbreitete sich die Nutzung und Akzeptanz der Datei- und Kollaborationsplattform sehr schnell.

In kurzer Zeit wurde das System auch für die Bereitstellung von Medieninhalten und Materialien für Print-Kampagnen oder das Retail-Geschäft eingesetzt. Der Anwendungsbereich beschränkt sich heute nicht mehr auf das Image- und Produktmarketing, auch im Vertrieb nutzt das Unternehmen bereits teilweise die Funktionalitäten der Online-Lösung.

Zentrale Bereitstellung benötigter Dateien

„Im Zuge der Umstellung der online Dateiverwaltung auf iExtranet wurden auch einzelne Prozesse neu organisiert, zum Beispiel kann die Pflege der Endabnehmer nun direkt und ohne Unterstützung der Mitarbeiter aus der IT in den jeweils zuständigen Abteilungen erfolgen. Werbematerialien und sämtliche Arten von Medien über unsere neuen Produkte werden ebenfalls über iExtranet publiziert und im B2B-Umfeld verteilt. Die größte Entlastung ist aber bei unseren Produktlaunches zu spüren.

Früher wurden zeitgleich zahlreiche Medien im Marketing angefragt, die dann sukzessive abgearbeitet werden mussten. Heute sind die Informationswege deutlich kürzer. Unsere Partner greifen direkt auf die Medieninhalte zu und können nach Bedarf einzelne Dateien sicher, stets in aktueller Version und unabhängig von Dateityp oder Größe herunterladen. Unsere Ressourcen – sowohl personeller als auch infrastruktureller Natur – werden dadurch nachhaltig entlastet“ erläutert Graf. „Ein weiterer Vorteil unserer Filesharing-Plattform ist die transparente Statusverfolgung und Dokumentation, wobei wir jederzeit einen Überblick haben, welcher Ansprechpartner welche Datei zu welcher Zeit heruntergeladen hat. So können wir nochmal gezielt auf den einen oder anderen Vertriebspartner zugehen, um den Verkauf unserer neuen Produkte zu fördern.“

Niedriger Pflegeaufwand durch Online-Betrieb

Dank des Betriebes der Lösung als Software-as-a-Service-Nodell (SaaS) nutzt das Unternehmen letztlich nur den Service durch die Bereitstellung der Plattform. Der Anwender muss weder initiale Anschaffungskosten tragen noch sich um Aufgaben wie Installation, Updates oder Wartung kümmern, wie es bei Lizenzkäufen üblich ist. Wenn etwa Agenturen digitale Inhalte erstellen, können sie für den einfachen Dateiaustausch einen eigens eingerichteten Upload-Ordner nutzen.

Dies erleichtert die Zusammenarbeit insbesondere mit ausländischen Agenturen maßgeblich. „Verbesserungsvorschläge von uns werden bei Oodrive ebenfalls ernst genommen, einige davon sind in die aktuelle Releaseplanung aufgenommen und andere bereits umgesetzt worden. Die Bilanz seit nunmehr einem Jahr Praxiseinsatz: Breite Akzeptanz auf Anwenderseite, schlankere Prozesse im weltweiten Unternehmensmarketing, kürzere Informationswege und eine deutlich entlastete IT-Infrastruktur.

Heute pflegen 15 Anwender die Benutzerrechte und Medieninhalte auf der Plattform zentral und weit mehr als 100 Partner und Shops greifen weltweit auf die aktuellen Produkt- und Marketing-Dateien zu. So partizipiert letztlich unser gesamtes Partner- und Distributoren-Netzwerk im In- und Ausland von iExtranet. Von dem 2011 ursprünglich vereinbarten und kalkulierten Volumen von 20 Gigabyte pro Jahr haben wir bereits das Datenvolumen auf 200 Gigabyte erweitert“, sagt Leica-Berater Graf.

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