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Niedrige Lagerbestände und guter Service

Ersatzteillogistik mit IT weltweit optimieren

Beinahe jeder Hersteller von Autos, Flugzeugen oder Waschmaschinen agiert heute global. Der Wettbewerb im internationalen Umfeld ist stärker denn je. Eine Möglichkeit, um als OEM im umkämpften Premium-Bereich herauszuragen, ist ein exzellenter Kundenservice. Hier handeln viele Hersteller jedoch immer noch nachlässig. Einbußen beim Gewinn sind die Folge. Mit effektivem Ersatzteilmanagement lässt sich dagegensteuern.

Modellierungsmöglichkeiten der Distributionsstruktur je Ersatzteil: Jedes erhält in der Planung ein individuelles Stammdatenattribut, auf dem alle Netzwerkplanungsprozesse aufbauen (Bill of Distribution, BoD). Bild: SAP SE

Der außerplanmäßige Ausfall einer Boeing 747 kostet einer Fluggesellschaft bis zu 100.000 Dollar. Müssen Kunden lange auf ihr repariertes Auto warten, kommen sie nicht wieder. In beiden Szenarien dieselben Folgen: unzufriedene Kunden auf der einen Seite, Verluste beim Hersteller auf der anderen. Oft liegt es daran, dass wichtige Ersatzteile fehlen. Das Problem hängt in den meisten Fällen mit der Ersatzteillogistik zusammen. Häufig ist es noch Status quo, dass alle Beteiligten unabhängig voneinander handeln. Sobald die Teile das Werk verlassen, verliert der Hersteller den Überblick über deren Verbleib. Dazu kommt, dass Händler A nicht weiß, welche Teile Händler B auf Lager hat. Besonders Unternehmen mit internationalen Distributionsnetzen sollten sich darauf konzentrieren, Transparenz in diese Aufgabe zu bringen. Unterstützend zu darauf abgestimmten Prozessen könnte hierzu eine IT-basierte Lösung für Ersatzteilmanagement zum Einsatz kommen.

Konkurrenz und Kosten

Viele Abnehmer sind dann zufrieden, wenn sie Bestellungen möglichst schnell erhalten – dass Ersatzteile sofort verfügbar sind, Liefer- und Reaktionszeiten minimal bleiben und die Qualität stimmt. Gleichzeitig müssen Hersteller wirtschaftlich handeln. Kostendruck und Konkurrenzkampf veranlassen die OEMs dazu, alle Möglichkeiten dafür abzuwägen. In einer idealen Lösung lassen sich Prozesskosten senken und gleichzeitig Lagerbestände niedrig halten. Ermöglichen kann das ein professionelles Management der internationalen Ersatzteilkette. Für viele OEM bedeutet die Beschäftigung mit diesem Teil der Supply Chain einen Paradigmenwechsel. Wichtig ist, alle Prozesse der Ersatzteildistribution transparent zu machen. Wer ist an den Prozessen beteiligt? Wie hoch sind die Bestände? Wo im Händlernetz befinden sich diese Bestände? Diese Informationen müssen zentral in einem Netzwerk gespeichert werden, um effektive Entscheidungen zu treffen.

Um die Prozesse steuern zu können, helfen entsprechende IT-Systeme. In der Ersatzteillogistik ist das Spektrum an IT-Lösungen übersichtlich. Eine davon ist die Service Parts Management-Lösung der SAP SE. Weitreichende Prozesse des Ersatzteilmanagements können darin integriert werden: Händleranbindung, Planung, Beschaffung, Auftragsabwicklung, Lagerlogistik, Transport und Rückführung. Zentral für das Konzept der Anwendung ist der Gedanke eines logistischen Distributionsnetzwerks. Besonders interessant für international aufgestellte Unternehmen ist zum Beispiel das Planungsmodell. Damit können auch Standorte einbezogen werden, die nicht zum Konzern gehören. Auf Knopfdruck lässt sich die globale Verfügbarkeit von Teilen prüfen. Anwender sehen, wo im Netzwerk sich das gewünschte Teil am nächsten zum Käufer befindet. Saisonale Schwankungen und dynamische Veränderungen auf dem Markt berücksichtigt das System ebenfalls. Stärken spielt das Programm aus, wo eine hohe Vielfalt an Ersatzteilen verwaltet werden muss. Dazu zählen insbesondere distributionsintensive Branchen wie die Automobil und die Luftfahrt.

Die richtigen Strukturen

Bevor das System eingeführt werden kann, gilt es einge Hürden zu nehmen. Denn Beispiele aus der Praxis haben gezeigt, dass Ad-hoc-Lösungen oftmals der falsche Weg sind. Als erstes gilt es, Akzeptanz für die Einführung zu schaffen. Agiert ein Hersteller international, sind die Lieferketten umso komplexer und umfangreicher. Dienstleister, Partner, Zulieferer, Werkstätten und Händler müssen von dem Nutzen des Systems überzeugt werden. Zeigt man hier jedem seine individuellen Vorteile auf, lassen sich die Beteiligten für sich gewinnen. Für die Umsetzung selbst bieten IT-Dienstleister Unterstützung. Sie helfen dabei, werks- und unternehmensübergreifend Lösungen zu implementieren. So hat beispielsweise die Abat-Gruppe Erfahrung bei der Einführung komplexer IT-Netzwerke. Klarheit über die eigenen Bestände schaffen, lautet der nächste Schritt. Vor allem im internationalen Umfeld arbeiten die Beteiligten oft mit eigenentwickelten IT-Lösungen. Probleme an den Schnittstellen sind fast unausweichlich.

Bei großen Unternehmen kommt oft eine Vielzahl von Standorten zusammen, die angebunden werden müssen. Kommunikative und kulturelle Probleme können eine Rolle spielen. Das Spektrum der Missverständnisse reicht hier von sprachlichen Barrieren über kulturelle Unterschiede bis hin zur Frage, warum gerade ein deutsches IT-System implementiert werden soll. Die richtigen Argumente gegen Widerstände sparen Zeit und Geld. Auch juristische Aspekte sind ausschlaggebend. Welche Bestimmungen gelten beispielsweise in den unterschiedlichen Ländern? Dürfen alle Teile ein- oder ausgeführt werden? Wie wirken sich Zölle und Gebühren auf den Preis aus? Und wer bezahlt den Zoll – Hersteller oder Händler? Saisonale Schwankungen beeinflussen die Nachfrage stark. Eis, Schnee oder Hitzewellen lösen Bedarfsspitzen aus. Fluggesellschaften brauchen vor allem in Urlaubszeiten unverzüglich Ersatz. Darauf müssen Hersteller ebenfalls achten. Auch regional unterscheiden sich die Bedürfnisse: Ein Händler in der Wüste von Nevada benötigt aufgrund des Klimas andere Ersatzteile als die Werkstatt in Thailand. Für jeden OEM ergibt sich ein individueller Katalog an Anforderungen, die in Einführungsprojekte einfließen müssen.

Prozesse überdenken

Auf dem Weg zu effektivem Ersatzteilmanagement kann es zudem lohnen, die relevanten Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Anpassungen auf dieser Ebene können sicherstellen, die Händler und Hersteller mit einer integrierten IT-Lösung tatsächlich reibungsloseren Service und damit höhere Qualität bieten können. Die Folge für den Abnehmer ist die schnellere Verfügbarkeit von Ersatzteilen. Zusammen mit der Vernetzung zum dem herstellenden Unternehmen stärkt dies die Bindung zwischen den Partnern. Der Hersteller reduziert durch intelligentes Ersatzteilmanagement seine Bestände, obwohl das Service-Level gleich bleibt. Sind die richtigen Teile zur richtigen Zeit am richtigen Ort, verringern sich zudem die Kosten für den Transport. Alles zusammen genommen ergibt sich aus dem Einsatz einer entsprechenden Lösung nicht selten eine deutliche Diffenzierung vom Wettbewerb.

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