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Neue Quellen für die Unternehmens-IT

Stammdatenpflege leicht gemacht

Die Qualität der Stammdaten entscheidet mit darüber, welchen Nutzen Enterprise Resource Planning-Lösungen ausspielen können. Wie sich die meist aufwendige Pflege dieser Systeminformationen künftig automatisieren ließe, erarbeitet derzeit ein Arbeitskreis des Verbands Deutscher Maschinen- und Anlagenbau.

Bild: ©kebox/Fotolia.com

Zu den maßgeblichen Leistungen von Enterprise Resource Planning-Lösungen (ERP) zählt, integrierte Funktionalität und systemübergreifende Kommunikation abzubilden. Die Grundlage dafür bilden in der Regel relationale Datenbanken. Daher haben Vollständigkeit und Konsistenz der Daten maßgeblichen Einfluss auf die Qualität und die Performance der ERP-Systeme. Da Stammdatenpflege sehr aufwendig und gleichzeitig meist nicht unmittelbar als erfolgskritisch erkannt wird, entscheiden sich viele Fertigungsbetriebe dafür, die Stammdatenpflege nicht umfassend und klar zu organisieren. Im Gegenzug leben diese Firmen mit Unzulänglichkeiten und sogar Fehlern, die dadurch in ihren Unternehmensanwendungen entstehen. Ab einem gewissen Punkt kommen Firmen kaum daran vorbei, eine automatisierte oder zumindest vom ERP-System unterstützte Stammdatenpflege einzurichten. An Umfrageergebnissen zeigt sich, dass der Aufwand für die Stammdatenpflege mit Abstand die wichtigste Ursache dafür ist, dass Stammdaten nicht ausreichend in Hinblick Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität gepflegt sind.

Viele Informationen finden sich bereits in den Systemen

Dabei liegen in den Unternehmenslösungen bereits viele Informationen ab, die gegen die Stammdaten abgeglichen werden könnten. Beispielsweise wäre für eine Wiederbeschaffungszeit der Termin der Bestellung gegen das Eingangsdatum der entsprechenden Lieferung zu prüfen und damit die tatsächliche Wiederbeschaffungszeit abzugleichen. Entsprechende Ergebnisse könnten unmittelbar als Korrektur in die Stammdaten laufen. Zumindest könnte als Warnhinweis beim Disponenten erscheinen, dass zwischen Soll und Ist ein signifikanter Unterschied besteht. Entsprechendes gilt für Fertigungszeiten.

Zusatznutzen durch Vernetzung

Weiterhin könnten angesichts der Entwicklung zu einer Industrie 4.0 auch unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren: Preise, Lieferzeiten, Artikeländerungen, Gewichte, Zolltarifnummern und vieles mehr würden direkt von den Lieferanten an die Besteller zyklisch oder im Auftragsfall digital übergeben und in die Stammsätze automatisch eingepflegt. Einige Szenarien ließen sich vermutlich vergleichsweise einfach umsetzen: Das ERP-System steht über Eletronic Data Interchange (EDI) mit seinen Lieferanten in ständigem Kontakt bezüglich der Preise für bezogene Artikel und Dienstleistungen. Bei Preis und Konditionsänderungen erfolgt die Benachrichtigung der verantwortlichen Disponenten und die Anpassungen können ganz oder teilweise übernommen beziehungsweise nachverhandelt werden. Bei Fremdbeschaffung oder Einkauf fragt die ERP-Lösung zyklisch in den Einkaufsportalen seiner Lieferanten aktuelle Verfügbarkeiten und Lieferzeiten nach.

Dabei ist parametrierbar, für welche Artikel und Warengruppen dieser Service genutzt werden soll. Die Angaben werden gegenüber den im System vorliegenden Beschaffungsinformationen auf Daten wie letzter Bestelltermin, letzter gewünschter Liefertermin und letzter tatsächlicher Liefertermin geprüft. Bei Abweichungen der Lieferanteninformationen gegenüber den eigenen Ist-Daten außerhalb einer parametrierbaren Spanne wird der Disponent gewarnt. Sind die Daten in Übereinstimmung, werden die Stammdaten aktualisiert. Bei Eigenbeschaffung aus der Produktion werden die internen Bedarfstermine gegen die internen Liefertermine abgeglichen. Bei Terminabweichungen außerhalb einer parametrierbaren Spanne wird der Disponent informiert. Geht der Terminverzug auf ausnahmsweise aufgetretene Verzögerungen zurück, erfolgt keine Aktualisierung der Wiederbeschaffungszeit. Zeigt sich jedoch eine prinzipielle Abweichung, zum Beispiel auf Grund einer technischen Veränderung im Produktionsprozess, kann die Veränderung der Wiederbeschaffungszeit automatisch aktualisiert beziehungsweise bestätigt werden.

Stammdatenpflege mit Social Media

Ein anderes Szenario könnte darauf hinauslaufen, dass Unternehmensanwendungen künftig die Kommunikationsdaten aus E-Mail und Social Networks abgleichen. Die dort verfügbaren Informationen ließen sich gegen die im ERP-System vorliegenden Stammdaten prüfen. Abweichungen flössen dementsprechend in eine Vorschlagsliste zur Aktualisierung ein. Neue Adress- und Kontaktdaten könnten somit ohne große Umstände freigegeben und automatisch in die Stammdaten überführt werden. Diese Lösungsansätze sind technisch nicht unbedingt sehr innovativ oder schwierig umzusetzen, bieten Nutzern jedoch ein erhebliches Potential an Rationalisierung auf der einen und Verbesserung der Leistung und Qualität der Ergebnisse auf der anderen Seite.

Arbeitskreis plant White-Paper zur Stammdatenpflege

Im Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) hat sich vor Kurzem ein Arbeitskreis gebildet, der die Möglichkeiten und Potentiale automatischer Stammdatenpflege erarbeiten und in einem White-Paper zusammenfassen will. Aus den Ergebnissen dieser Arbeit wird das Szenario für die VDMA ERP 2020 Hausmesse 2016 entstehen, bei der die teilnehmenden Systemanbieter zeigen werden, wie sie die Anforderungen an automatische Stammdatenpflege umgesetzt haben.

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