- IT&Production - https://www.it-production.com -

Ergänzen statt ersetzen

Neue Anforderungen für alte Systeme

Ergänzen statt ersetzen

Kaufmännische IT-Lösungen gehören zum Standard in zahlreichen Unternehmen. Doch viele Altsysteme lassen sich nur schwer an aktuelle Anforderungen anpassen. Business Process Management bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre bestehende Lösung zu ergänzen, statt sie zu ersetzen. Denn viele Betriebe arbeiten schon seit Jahren mit demselben Enterprise Resource Planning-System und schätzen die Vorzüge 'ihrer' Lösung.

Bild: Cordys

Namhafte Anbieter von Systemen für das Enterprise Resource Planning (ERP) wie der Walldorfer Konzern SAP liefern Komplettpakete ‚aus einer Hand‘. Solche Standardlösungen übernehmen unterschiedliche Aufgaben, die typischerweise in einem Wirtschaftsunternehmen anfallen. Unabhängig vom Anbieter entspricht dabei der Aufbau einzelner, funktional eng verknüpfter Bausteine eines ERP-Systems den in vielen Unternehmen üblichen Organisationsstrukturen. Mit einem kompetenten Einführungspartner und vorkonfigurierten Bestandteilen wird der Einsatz der Geschäftssysteme auch für mittelständische Unternehmen attraktiv. Allerdings sollten sich Anwender darüber im Klaren sein, dass Standardsoftware lediglich Standardprozesse unterstützt. Unternehmensspezifische Geschäftsabläufe, die oft genug das Differenzierungspotenzial zum Wettbewerb ausmachen, können von Standardsoftware nicht unterstützt werden. So bleibt Unternehmen oft nur die Wahl, ihre Prozesse auf den Standard der Lösung anzupassen oder die Standardsoftware so anzugleichen, dass sie den unternehmensspezifischen Anforderungen genügt.

Herausfordernde Systemanpassungen

Nach Ergebnissen des BPM-Trend-Report 2010 empfinden nur rund 40 Prozent die Anpassungsfähigkeit ihres ERP-Systems als ‚gut‘, mehr als ein Viertel der Teilnehmer bewerten sie mit ‚befriedigend‘. 90 Prozent der Befragten setzten sich als betriebswirtschaftliches Ziel mit langfristig hoher Priorität, ihre Prozesse effektiver zu steuern. Fast genau so viele möchten die Geschäftsabläufe entsprechend den Marktanforderungen modellieren und verbessern. Bemängelt wird immer wieder, dass ERP-Systeme nicht oder nur sehr schwierig an unternehmensspezifische Geschäftsprozesse anpassbar sind. Die Ursache der Schwierigkeiten, die Unternehmen damit haben, die IT-Lösungen an aktuelle Anforderungen anzupassen, wird insbesondere der Vorgehensweise führender Anbieter zugeschrieben. Die Unternehmen sehen sich zunehmend Kritik ausgesetzt: Zum einen seien die angebotenen Systemmodelle nicht flexibel genug, zum anderen wären die Abstände zwischen den regelmäßigen Aktualisierungen oder ‚Release-Zyklen‘ ihrer Lösungen zu lange. Auch das Fehlen grundsätzlicher Veränderungen an den umfangreichen Systemen sowie der teils hohe Aufwand des Aktualisierungsprozesses treffen auf Kritik.

Systemergänzung statt Neuanschaffung

Eine Möglichkeit, dieser Problematik zu begegnen, besteht in der Einführung eines neuen ERP-Systems. Professor Norbert Gronau, Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Universität Potsdam, empfiehlt dabei einige Kriterien besonders zu berücksichtigen. Als wichtige Eigenschaften nennt er ähnliche Strukturen auf unterschiedlichen IT-Ebenen, ein modularer Aufbau sowie autonome Subsysteme, die unabhängig von einer einzelnen Plattform arbeiten. Zudem sollte die Lösung skalierbar sowie zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar sein und den Datenaustausch mit anderen Systemen ermöglichen. Wichtig sei auch, dass Mitarbeiter gut am jeweiligen System geschult werden. Allerdings ist es zeit- und kostenintensiv, eine neue Lösung einzuführen.

Daher stecken Unternehmen in der Zwickmühle: Sie haben in ERP investiert und wissen viele der Funktionen ihrer Lösung auch zu schätzen. Andererseits hindert sie möglicherweise ein veraltetes System daran, neuen Entwicklungen wie der Virtualisierung oder der Auslagerung einzelner Geschäftsprozesse gerecht zu werden. Mit Business Process Management (BPM) lässt sich diese Situation auflösen. Dieser Ansatz gestattet Unternehmen, vorhandene IT-Komponenten zu ergänzen, statt sie zu ersetzen. So können Anwender das Geschäftsystem weiter nutzen, gleichzeitig aber flexibler und anpassungsfähiger gestalten. Denn BPM setzt auf der Prozessebene an: Im Unterschied zum ERP-System wird nicht mehr nach einzelnen Geschäftsbereichen, sondern nach bestimmten Abläufen unterschieden.


Business Process Management als Entwicklungswerkzeug: Bild: CordysDurch die Unterstützung serviceorientierter Architekturmodelle lassen sich einzelne Funktionen eines Enterprise Resource Planning-System gezielt unterstützen und kontinuierlich weiter entwickeln. Bild: Cordys

Langwierige Softwareprojekte vermeiden

Diese können von den Fachanwendern jederzeit in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Unternehmens verändert werden – ohne hierfür langwierige Softwareprojekte oder externe Experten zu benötigen. Da die Prozess- von der Entscheidungslogik getrennt wird, kann der Anwender fachliche Abläufe ändern, ohne in den Programm-Code für den Geschäftsprozess einzugreifen. Auf Basis einer Service Oriented Architecture (SOA) strukturieren Unternehmen dabei vorhandene Daten und Informationen aus dem ERP- und auch aus anderen Systemen. So lassen sich etwa aus der Cloud bezogene Dienste oder virtualisierte Elemente in einen Prozess integrieren. Das macht Kernfunktionen aus dem Geschäftssystem flexibel nutzbar und vermeidet aufwändige Softwareanpassungen bei veränderten Geschäftsbedingungen. Das bringt auch zeitliche Vorteile für Unternehmen, denn sie sind mit BPM unabhängig von ERP-Release-Zyklen. Anforderungen der Fachabteilungen lassen sich somit einfach und schnell umsetzen, und Geschäftsprozesse sowie IT-Landschaft können flexibler gestaltet werden.

Anwendungsbeispiel Ersatzteil-Logistik

Diese Vorteile wollte auch ein weltweit tätiges Unternehmen aus der Healthcare-Branche nutzen, das kritische Ersatzteile innerhalb vordefinierter Service Level Agreements (SLAs) an Kunden liefert. Die Anforderungen an die Logistik wurden zunehmend komplizierter, da im Unternehmensverbund ständig Geschäftseinheiten, Regionen und IT-Systeme hinzukamen oder sich änderten. Als Folge mussten immer mehr Abteilungen und Standorte in die Planung einbezogen werden, die sich IT-technisch oft nur schwer koordinieren ließen. Schließlich war es nicht mehr möglich, den gesamten Prozess im vorhandenen ERP-System abzubilden, auszuführen und zu überwachen. Daher entschied sich das Unternehmen, mit der Business Operations Platform von Cordys seine IT-Landschaft neu zu strukturieren, indem es die vorhandenen Geschäftssysteme durch BPM ergänzte.

Modularisierung der Geschäftsabläufe

Zunächst wurden dazu konsequent einzelne ERP-Bausteine getrennt und anschließend als Prozesse mit dem Branchenstandard, der Business Process Modeling Notation (BPMN), beschrieben. Beispielsweise kontaktiert das Unternehmen Kunden nur zu Beginn und Ende eines ersatzteillogistischen Prozesses. Daher eignet sich die direkte Ablaufabwicklung mit dem Kunden dazu, als Prozess zusammengefasst und von anderen Abläufen getrennt zu werden. Mit solchen Restrukturierungen von ERP-Bausteinen wie Bestell- und Finanzwesen ist schon der erste Schritt getan, um Kunden flexibler anzubinden. Auch weitere Abläufe kann das Unternehmen so verbessern, solange sie sich aus prozesstechnischer Sicht ausgliedern lassen – etwa im Zuge einer Outsourcing- oder Cloud Computing-Strategie.

Den Mitarbeitern wurde durch die neu aufgebauten Prozessebenen die tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Filialen auf der ganzen Welt müssen die Anwender nicht mehr Informationen aus den zahlreichen Masken verschiedener ERP-Systeme zusammensuchen, sondern haben einen einfach strukturierten Prozess jederzeit vollständig im Blick. Das reduziert mögliche Flüchtigkeitsfehler und beschleunigt die internen Abläufe. Bei der Ersatzteil-Eskalation wurde dies ebenfalls deutlich: Früher mussten die Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, dieses per E-Mail an die zuständige Stelle schicken und auf die Genehmigung warten. Jetzt laufen solche Prozesse weitgehend automatisch ab.

Stabile und flexible Gesamtlösung

Damit spart das Healthcare-Unternehmen erheblich Zeit und Kosten, da es folgende strategische Ziele erreichte: Die Auftragsverwaltung und der Kundenservice sind zuverlässiger, Lieferzeiten wurden dank reduzierter manueller Arbeit halbiert. Zudem haben sich das Management Reporting und die Handhabung der IT-Systeme verbessert. Wenn bei einem Auftrag einmal Schwierigkeiten auftauchen, lassen sich diese schnell nachvollziehen und beheben. Auch komplexe Prozesse kann das Unternehmen jetzt einfach abbilden und Änderungen schnell vornehmen. Diese werden dann standardisiert sowie vollständig dokumentiert. Unternehmen, die ihr Geschäftssystem mit BPM aufwerten, können von diesem Ansatz mehrfach profitieren: Als vorhandene Basis sorgt die ERP-Lösung für die nötige Stabilität, während der Einsatz von BPM flexible Handhabung, einheitliche Bedienung sowie die weltweite Verfügbarkeit unterstützt. Damit zahlen sich getätigte Investitionen weiter aus, die Gesamtbetriebskosten bleiben niedrig und die hohen Investitionen in ein neues ERP-System entfallen.