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Neue Anforderungen für alte Systeme

Ergänzen statt ersetzen

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Business Process Management als Entwicklungswerkzeug: Bild: CordysDurch die Unterstützung serviceorientierter Architekturmodelle lassen sich einzelne Funktionen eines Enterprise Resource Planning-System gezielt unterstützen und kontinuierlich weiter entwickeln. Bild: Cordys

Langwierige Softwareprojekte vermeiden

Diese können von den Fachanwendern jederzeit in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Unternehmens verändert werden – ohne hierfür langwierige Softwareprojekte oder externe Experten zu benötigen. Da die Prozess- von der Entscheidungslogik getrennt wird, kann der Anwender fachliche Abläufe ändern, ohne in den Programm-Code für den Geschäftsprozess einzugreifen. Auf Basis einer Service Oriented Architecture (SOA) strukturieren Unternehmen dabei vorhandene Daten und Informationen aus dem ERP- und auch aus anderen Systemen. So lassen sich etwa aus der Cloud bezogene Dienste oder virtualisierte Elemente in einen Prozess integrieren. Das macht Kernfunktionen aus dem Geschäftssystem flexibel nutzbar und vermeidet aufwändige Softwareanpassungen bei veränderten Geschäftsbedingungen. Das bringt auch zeitliche Vorteile für Unternehmen, denn sie sind mit BPM unabhängig von ERP-Release-Zyklen. Anforderungen der Fachabteilungen lassen sich somit einfach und schnell umsetzen, und Geschäftsprozesse sowie IT-Landschaft können flexibler gestaltet werden.

Anwendungsbeispiel Ersatzteil-Logistik

Diese Vorteile wollte auch ein weltweit tätiges Unternehmen aus der Healthcare-Branche nutzen, das kritische Ersatzteile innerhalb vordefinierter Service Level Agreements (SLAs) an Kunden liefert. Die Anforderungen an die Logistik wurden zunehmend komplizierter, da im Unternehmensverbund ständig Geschäftseinheiten, Regionen und IT-Systeme hinzukamen oder sich änderten. Als Folge mussten immer mehr Abteilungen und Standorte in die Planung einbezogen werden, die sich IT-technisch oft nur schwer koordinieren ließen. Schließlich war es nicht mehr möglich, den gesamten Prozess im vorhandenen ERP-System abzubilden, auszuführen und zu überwachen. Daher entschied sich das Unternehmen, mit der Business Operations Platform von Cordys seine IT-Landschaft neu zu strukturieren, indem es die vorhandenen Geschäftssysteme durch BPM ergänzte.

Modularisierung der Geschäftsabläufe

Zunächst wurden dazu konsequent einzelne ERP-Bausteine getrennt und anschließend als Prozesse mit dem Branchenstandard, der Business Process Modeling Notation (BPMN), beschrieben. Beispielsweise kontaktiert das Unternehmen Kunden nur zu Beginn und Ende eines ersatzteillogistischen Prozesses. Daher eignet sich die direkte Ablaufabwicklung mit dem Kunden dazu, als Prozess zusammengefasst und von anderen Abläufen getrennt zu werden. Mit solchen Restrukturierungen von ERP-Bausteinen wie Bestell- und Finanzwesen ist schon der erste Schritt getan, um Kunden flexibler anzubinden. Auch weitere Abläufe kann das Unternehmen so verbessern, solange sie sich aus prozesstechnischer Sicht ausgliedern lassen – etwa im Zuge einer Outsourcing- oder Cloud Computing-Strategie.

Den Mitarbeitern wurde durch die neu aufgebauten Prozessebenen die tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Filialen auf der ganzen Welt müssen die Anwender nicht mehr Informationen aus den zahlreichen Masken verschiedener ERP-Systeme zusammensuchen, sondern haben einen einfach strukturierten Prozess jederzeit vollständig im Blick. Das reduziert mögliche Flüchtigkeitsfehler und beschleunigt die internen Abläufe. Bei der Ersatzteil-Eskalation wurde dies ebenfalls deutlich: Früher mussten die Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, dieses per E-Mail an die zuständige Stelle schicken und auf die Genehmigung warten. Jetzt laufen solche Prozesse weitgehend automatisch ab.

Stabile und flexible Gesamtlösung

Damit spart das Healthcare-Unternehmen erheblich Zeit und Kosten, da es folgende strategische Ziele erreichte: Die Auftragsverwaltung und der Kundenservice sind zuverlässiger, Lieferzeiten wurden dank reduzierter manueller Arbeit halbiert. Zudem haben sich das Management Reporting und die Handhabung der IT-Systeme verbessert. Wenn bei einem Auftrag einmal Schwierigkeiten auftauchen, lassen sich diese schnell nachvollziehen und beheben. Auch komplexe Prozesse kann das Unternehmen jetzt einfach abbilden und Änderungen schnell vornehmen. Diese werden dann standardisiert sowie vollständig dokumentiert. Unternehmen, die ihr Geschäftssystem mit BPM aufwerten, können von diesem Ansatz mehrfach profitieren: Als vorhandene Basis sorgt die ERP-Lösung für die nötige Stabilität, während der Einsatz von BPM flexible Handhabung, einheitliche Bedienung sowie die weltweite Verfügbarkeit unterstützt. Damit zahlen sich getätigte Investitionen weiter aus, die Gesamtbetriebskosten bleiben niedrig und die hohen Investitionen in ein neues ERP-System entfallen.


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