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Neue Anforderungen für alte Systeme

Ergänzen statt ersetzen

Kaufmännische IT-Lösungen gehören zum Standard in zahlreichen Unternehmen. Doch viele Altsysteme lassen sich nur schwer an aktuelle Anforderungen anpassen. Business Process Management bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre bestehende Lösung zu ergänzen, statt sie zu ersetzen. Denn viele Betriebe arbeiten schon seit Jahren mit demselben Enterprise Resource Planning-System und schätzen die Vorzüge 'ihrer' Lösung.

Bild: Cordys

Namhafte Anbieter von Systemen für das Enterprise Resource Planning (ERP) wie der Walldorfer Konzern SAP liefern Komplettpakete ‚aus einer Hand‘. Solche Standardlösungen übernehmen unterschiedliche Aufgaben, die typischerweise in einem Wirtschaftsunternehmen anfallen. Unabhängig vom Anbieter entspricht dabei der Aufbau einzelner, funktional eng verknüpfter Bausteine eines ERP-Systems den in vielen Unternehmen üblichen Organisationsstrukturen. Mit einem kompetenten Einführungspartner und vorkonfigurierten Bestandteilen wird der Einsatz der Geschäftssysteme auch für mittelständische Unternehmen attraktiv. Allerdings sollten sich Anwender darüber im Klaren sein, dass Standardsoftware lediglich Standardprozesse unterstützt. Unternehmensspezifische Geschäftsabläufe, die oft genug das Differenzierungspotenzial zum Wettbewerb ausmachen, können von Standardsoftware nicht unterstützt werden. So bleibt Unternehmen oft nur die Wahl, ihre Prozesse auf den Standard der Lösung anzupassen oder die Standardsoftware so anzugleichen, dass sie den unternehmensspezifischen Anforderungen genügt.

Herausfordernde Systemanpassungen

Nach Ergebnissen des BPM-Trend-Report 2010 empfinden nur rund 40 Prozent die Anpassungsfähigkeit ihres ERP-Systems als ‚gut‘, mehr als ein Viertel der Teilnehmer bewerten sie mit ‚befriedigend‘. 90 Prozent der Befragten setzten sich als betriebswirtschaftliches Ziel mit langfristig hoher Priorität, ihre Prozesse effektiver zu steuern. Fast genau so viele möchten die Geschäftsabläufe entsprechend den Marktanforderungen modellieren und verbessern. Bemängelt wird immer wieder, dass ERP-Systeme nicht oder nur sehr schwierig an unternehmensspezifische Geschäftsprozesse anpassbar sind. Die Ursache der Schwierigkeiten, die Unternehmen damit haben, die IT-Lösungen an aktuelle Anforderungen anzupassen, wird insbesondere der Vorgehensweise führender Anbieter zugeschrieben. Die Unternehmen sehen sich zunehmend Kritik ausgesetzt: Zum einen seien die angebotenen Systemmodelle nicht flexibel genug, zum anderen wären die Abstände zwischen den regelmäßigen Aktualisierungen oder ‚Release-Zyklen‘ ihrer Lösungen zu lange. Auch das Fehlen grundsätzlicher Veränderungen an den umfangreichen Systemen sowie der teils hohe Aufwand des Aktualisierungsprozesses treffen auf Kritik.

Systemergänzung statt Neuanschaffung

Eine Möglichkeit, dieser Problematik zu begegnen, besteht in der Einführung eines neuen ERP-Systems. Professor Norbert Gronau, Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Universität Potsdam, empfiehlt dabei einige Kriterien besonders zu berücksichtigen. Als wichtige Eigenschaften nennt er ähnliche Strukturen auf unterschiedlichen IT-Ebenen, ein modularer Aufbau sowie autonome Subsysteme, die unabhängig von einer einzelnen Plattform arbeiten. Zudem sollte die Lösung skalierbar sowie zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar sein und den Datenaustausch mit anderen Systemen ermöglichen. Wichtig sei auch, dass Mitarbeiter gut am jeweiligen System geschult werden. Allerdings ist es zeit- und kostenintensiv, eine neue Lösung einzuführen.

Daher stecken Unternehmen in der Zwickmühle: Sie haben in ERP investiert und wissen viele der Funktionen ihrer Lösung auch zu schätzen. Andererseits hindert sie möglicherweise ein veraltetes System daran, neuen Entwicklungen wie der Virtualisierung oder der Auslagerung einzelner Geschäftsprozesse gerecht zu werden. Mit Business Process Management (BPM) lässt sich diese Situation auflösen. Dieser Ansatz gestattet Unternehmen, vorhandene IT-Komponenten zu ergänzen, statt sie zu ersetzen. So können Anwender das Geschäftsystem weiter nutzen, gleichzeitig aber flexibler und anpassungsfähiger gestalten. Denn BPM setzt auf der Prozessebene an: Im Unterschied zum ERP-System wird nicht mehr nach einzelnen Geschäftsbereichen, sondern nach bestimmten Abläufen unterschieden.

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