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System-Integration zwischen Standard und Großprojekt

Modulare Lösungsansätze für den Mittelstand

System-Integration zwischen
Standard und Großprojekt

Business Intelligence hat sich zu einer unverzichtbaren Entscheidungsgrundlage in Unternehmen entwickelt. Kaum ein Konzern arbeitet heute ohne BI-System. Im Mittelstand finden die Analyse-Lösungen jedoch noch vergleichsweise geringe Verbreitung, dabei kann sich der Einsatz von Business Intelligence gerade für Mittelständler lohnen.

Bild: Fotolia / pressmaster

Ob Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lagerkosten – jedes Unternehmen benötigt zu jeder Zeit den Zugriff auf aktuelle und zuverlässige Zahlen, um solide planen zu können. In den letzten Jahren kommen deshalb auch bei größeren Mittelständlern zunehmend moderne Business Intelligence-Systeme (BI) zum Einsatz. Durch diese Reporting-Lösungen gehört das manuelle und fehleranfällige Zusammentragen von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen der Vergangenheit an: Kennzahlen werden automatisch in einem einzigen System zusammengeführt und in jeder gewünschten Kombination zueinander in Beziehung gesetzt. Viele mittelständische Unternehmen schrecken aber bisher vor der Einführung eines BI-Systems zurück, denn die so genannten ‚Out-of-the-Box‘-Produkte bieten in aller Regel nicht die benötigte Flexibilität, um Unternehmensabläufe detailliert abzubilden. Die Entwicklung einer individuellen Lösung hingegen ist meist zu kostspielig. Als praxistauglicher Kompromiss bietet sich eine Kombination aus beiden Ansätzen an.

Unterstützung für zahlreiche Betriebsabläufe

Für ein Unternehmen ohne BI-System ist die Entwicklung eines aussagkräftigen Reports häufig mit ernormen Aufwand verbunden: Unmengen von Zahlen werden manuell aus Excel-Tabellen, Abrechnungssystemen und anderen Programmen extrahiert, um in einer neuen Datei abgespeichert zu werden. Diese geht durch die Hände verschiedener Mitarbeiter. „Das kostet wertvolle Arbeitszeit und birgt zudem das Risiko folgenschwerer Fehler“, erklärt Mark Zimmermann, Geschäftsführer der Infomotion GmbH, einem Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen. „Setzt man stattdessen eine systematische BI-Lösung ein, werden die ehemals manuell bearbeiteten Daten vollautomatisch extrahiert, aufgeschlüsselt und aufbereitet.“ Dadurch werden sowohl das Fehlerrisiko erheblich reduziert als auch personelle Ressourcen geschont.

Insbesondere im Mittelstand, wo einzelne Mitarbeiter nicht selten mehrere Aufgabengebiete betreuen, bedeutet dies eine erhebliche Entlastung. Die Reaktionszeiten eines Unternehmens lassen sich so merklich verkürzen. Denn sobald eine ausführliche Recherche von Unternehmenszahlen nicht mehr nötig ist, kann mehr Zeit in die Analyse investiert werden. Fragen nach Produktions- und Lagerkosten oder dem Umsatz pro Produkt können mit Hilfe eines BI-Systems zeitnah beantwortet werden. „Nur wer seine Zahlen kennt, kann kurzfristig und effektiv auf das Marktgeschehen reagieren“, betont Zimmermann. „Diese schnelle Reaktionsfähigkeit ist besonders für mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung, da der Planungshorizont hier in aller Regel deutlich kürzer ist als bei einem Großunternehmen.“ Präzise Daten aus dem BI-System können so auch Verhandlungen mit Lieferanten und Kunden unterstützen, etwa um den maximal sinnvollen Mengenrabatt eines Großkunden zu ermitteln oder langfristigem Einsparpotenzial bei Lieferanten auf die Spur zu kommen. Tagesaktuell aufbereitete Kennzahlen können so die Positionierung des Unternehmens in Verhandlungen mit Kunden und Partnern erleichtern.

Frühwarnsystem für Produktion und Lager

Zudem kann eine BI-Lösung auch als effektives Frühwarnsystem für drohende Engpässe im Unternehmen dienen. „Ob steigende Lager- oder sinkende Produktionskosten: Hat man die Unternehmenszahlen immer im Blick, fallen Veränderungen – positiver und negativer Natur – sofort ins Auge“, beschreibt Zimmermann. Die Analyse geht dabei weit über die konkreten Tageszahlen hinaus: Haben die Analysesysteme Zugriff auf eine umfassenden Datenbasis, lassen sich auch aussagekräftige Simulationen für Unternehmensprozesse erstellen. Drohende Umsatz- oder Gewinneinbrüche können so bereits in frühen Phasen erkannt und zielgerichtet verhindert oder zumindest abgemildert werden. Gut aufbereitete und valide Unternehmenszahlen sind zudem eine unverzichtbare Basis für Gespräche mit Banken. Insbesondere seit der Wirtschaftskrise ist die Vorlage aktueller Unternehmenszahlen wichtiger denn je. Die Kreditvergabe ist zudem oft an ein regelmäßiges Reporting gebunden: Mit Hilfe einer fundierten Datenbasis können die vom Kreditinstitut gewünschten Informationen nicht nur einfach und schnell zusammengestellt werden. Sie lassen sich auch ohne hohen Aufwand in aussagekräftige Formate wie Grafiken oder Dashboards übertragen.

Die Wahl zwischen Softwaresuite und Individuallösung

Der gezielte Einsatz einer BI-Lösung kann demnach ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal für Mittelständler darstellen. Bei der Implementierung eines BI-Systems stehen Unternehmen jedoch nur zwei Alternativen zur Verfügung: Die Entwicklung einer individuellen Lösung oder der Einsatz eines ‚Out-of-the-Box‘-Produktes. Beide Herangehensweisen stellen die meisten mittelständischen Unternehmen allerdings vor Herausforderungen. „Damit eine BI-Lösung ihren vollen Mehrwert entfalten kann, muss das System Top-down ausgerichtet sein“, erklärt Zimmermann.

Bei dieser Vorgehensweise, auf der die individuelle Entwicklung basiert, wird das BI-System vollständig an den fachlichen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet. Hierzu wird auf Basis eines Anforderungskataloges analysiert, welche Daten benötigt werden und aus welchen Quellsystemen diese extrahiert werden müssen. Der Nachteil: Das Top-Down-Vorgehen verursacht hohe Initialkosten und bringt nicht selten eine lange Projektdauer mit sich – zwei Dinge, die für ein mittelständisches Unternehmen zumeist nicht tragbar sind.

In der Folge setzten viele Hersteller in den vergangenen zwei Jahren verstärkt auf so genannte ‚Out-of-the-Box‘-Produkte, um die Vorteile moderner BI-Lösungen für Mittelständler nutzbar zu machen. Der Einsatz von Software-Suiten für die Business Intelligence als Standard-Produkt fordert aber oftmals Kompromisse bei der Anpassbarkeit. „Bei den gängigen Standardprodukten handelt es sich zumeist um Bottom-Up-Lösungen“, erläutert Zimmermann. „Hier werden sämtliche Daten – unabhängig von ihrem Nutzen – aus den Basis-Systemen extrahiert. Individuelle Reports lassen sich ohne massive Anpassungen kaum realisieren.“ Insbesondere die Anforderungen von Mittelständlern, die sich oft in sehr individuellen Strukturen bewegen, blieben dabei auf der Strecke. Sowohl der Einsatz eines individuell erstellten Systems als auch eine BI-Lösung von der Stange erfüllen damit nicht alle Kriterien für eine optimale, mittelstandsgerechte Lösung: „Die Implementierungszeit muss kurz, die Reports individuell kombinierbar und der Preis überschaubar sein“, schildert Zimmermann.

Pilotprojekte für Software: Der Mittelweg als Alternative

Auf einen Kompromiss zwischen den beiden Implementierungsstrategien setzt der BI-Anbieter mit seinem Mittelstands-Konzept ‚IQ Wins‘. Das Konzepts schlägt bei der Gestaltung der BI-Software einen Mittelweg zwischen einem fest geschnürten Standard-Paket mit und einer aufwändigen individuellen Lösung ein. Als Basis für die modular aufgebauten Lösungen dient dabei jeweils die Entwicklung einer individuellen Lösung für einen Anwendungsbereich, beispielsweise ‚Finanzreporting‘ oder ‚integrierte Lagerplanung‘ für einen Pilotkunden. Die Datenmodellierung wird im Projektverlauf strikt an den fachlichen Anforderungen ausgerichtet. Der Zusatzaufwand, den die aufwändige Top-Down-Entwicklung bedeutet, wird dabei vom Software-Anbieter getragen. Auf dieser Basis wird nach erfolgreichem Projektabschluss ein BI-Softwarepaket entwickelt, das mit geringem Anpassungsaufwand auch in anderen Unternehmen eingesetzt werden kann. „Hintergrund ist der Gedanke, dass trotz höchst individueller Geschäftsmodelle gewisse Prozesse in nahezu allen Unternehmen austausch- beziehungsweise vergleichbar sind“, erläutert Zimmermann. Ein mittelstandsgerechter Festpreis komme dabei der Planungssicherheit für den Projektverlauf zugute.

Funktionen auf Modulbasis

Jedes der Module stellt zentrale Planungs- und Reporting-Funktionen für den zugehörigen Arbeitsbereich als feste Basis zur direkten Nutzung bereit. Wie stark dieses Basiskonzept dann im Laufe der Implementierung an die individuellen Anforderungen eines Betriebes angepasst und um zusätzliche Funktionen erweitert werden soll, liegt in der Hand des Unternehmens. Ein wichtiger Gedanke ist hierbei der Know-how-Transfer, damit die IT-Verantwortlichen im Unternehmen das BI-Tool selbst betreuen und weiterentwickeln können. Neben den Standard-Berichten lassen sich in wenigen Schritten neue Reports zusammenstellen und anelegen. „Aktuell arbeiten wir verstärkt daran, unsere Standard-Reports durch optimierte Einzelberichte zu ergänzen“, berichtet beispielsweise Björn Lange, Projektleiter bei Volkswagen Zubehör. Der Automobilhersteller war einer der ersten Pilotkunden zur Entwicklung der BI-Module. Die eingesparte Zeit komme jetzt direkt der Analyse und wertschöpfenden Entscheidungen zugute. „Aktuell sparen wir jeden Monat allein im Controlling drei Manntage ein – Tendenz steigend“, sagt Lange.