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Modulare Lösungsansätze für den Mittelstand

System-Integration zwischen
Standard und Großprojekt

Business Intelligence hat sich zu einer unverzichtbaren Entscheidungsgrundlage in Unternehmen entwickelt. Kaum ein Konzern arbeitet heute ohne BI-System. Im Mittelstand finden die Analyse-Lösungen jedoch noch vergleichsweise geringe Verbreitung, dabei kann sich der Einsatz von Business Intelligence gerade für Mittelständler lohnen.

Bild: Fotolia / pressmaster

Ob Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lagerkosten – jedes Unternehmen benötigt zu jeder Zeit den Zugriff auf aktuelle und zuverlässige Zahlen, um solide planen zu können. In den letzten Jahren kommen deshalb auch bei größeren Mittelständlern zunehmend moderne Business Intelligence-Systeme (BI) zum Einsatz. Durch diese Reporting-Lösungen gehört das manuelle und fehleranfällige Zusammentragen von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen der Vergangenheit an: Kennzahlen werden automatisch in einem einzigen System zusammengeführt und in jeder gewünschten Kombination zueinander in Beziehung gesetzt. Viele mittelständische Unternehmen schrecken aber bisher vor der Einführung eines BI-Systems zurück, denn die so genannten ‚Out-of-the-Box‘-Produkte bieten in aller Regel nicht die benötigte Flexibilität, um Unternehmensabläufe detailliert abzubilden. Die Entwicklung einer individuellen Lösung hingegen ist meist zu kostspielig. Als praxistauglicher Kompromiss bietet sich eine Kombination aus beiden Ansätzen an.

Unterstützung für zahlreiche Betriebsabläufe

Für ein Unternehmen ohne BI-System ist die Entwicklung eines aussagkräftigen Reports häufig mit ernormen Aufwand verbunden: Unmengen von Zahlen werden manuell aus Excel-Tabellen, Abrechnungssystemen und anderen Programmen extrahiert, um in einer neuen Datei abgespeichert zu werden. Diese geht durch die Hände verschiedener Mitarbeiter. „Das kostet wertvolle Arbeitszeit und birgt zudem das Risiko folgenschwerer Fehler“, erklärt Mark Zimmermann, Geschäftsführer der Infomotion GmbH, einem Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen. „Setzt man stattdessen eine systematische BI-Lösung ein, werden die ehemals manuell bearbeiteten Daten vollautomatisch extrahiert, aufgeschlüsselt und aufbereitet.“ Dadurch werden sowohl das Fehlerrisiko erheblich reduziert als auch personelle Ressourcen geschont.

Insbesondere im Mittelstand, wo einzelne Mitarbeiter nicht selten mehrere Aufgabengebiete betreuen, bedeutet dies eine erhebliche Entlastung. Die Reaktionszeiten eines Unternehmens lassen sich so merklich verkürzen. Denn sobald eine ausführliche Recherche von Unternehmenszahlen nicht mehr nötig ist, kann mehr Zeit in die Analyse investiert werden. Fragen nach Produktions- und Lagerkosten oder dem Umsatz pro Produkt können mit Hilfe eines BI-Systems zeitnah beantwortet werden. „Nur wer seine Zahlen kennt, kann kurzfristig und effektiv auf das Marktgeschehen reagieren“, betont Zimmermann. „Diese schnelle Reaktionsfähigkeit ist besonders für mittelständische Unternehmen von zentraler Bedeutung, da der Planungshorizont hier in aller Regel deutlich kürzer ist als bei einem Großunternehmen.“ Präzise Daten aus dem BI-System können so auch Verhandlungen mit Lieferanten und Kunden unterstützen, etwa um den maximal sinnvollen Mengenrabatt eines Großkunden zu ermitteln oder langfristigem Einsparpotenzial bei Lieferanten auf die Spur zu kommen. Tagesaktuell aufbereitete Kennzahlen können so die Positionierung des Unternehmens in Verhandlungen mit Kunden und Partnern erleichtern.

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