Erlkönige, Prototypen, Sportwagen: Wenn Roland Kunkis von seinen Begegnungen auf dem Werksgelände der Gesellschaft für Industrieforschung erzählt, schlagen die Herzen von Autofans höher. Der IT-Verantwortliche arbeitet bei dem Testing-Dienstleister der internationalen Fahrzeugindustrie. Von Zeit zu Zeit steht im Unternehmen ein umfangreiches Hardware-Update an. Ein IT-Dienstleister hilft dabei.
Roland Kunkis sorgt mit seinem dreiköpfigen IT-Team dafür, dass die über 450 weltweit verteilten Mitarbeiter zusammenarbeiten können. Vier Experten in der IT-Abteilung in Alsdorf bei Aachen, mehrere hundert Anwender in aller Welt: Diese Rechnung geht nur auf, wenn alle Abläufe in der IT auf Effizienz getrimmt sind. Wie gut die IT-Prozesse bei der Gesellschaft für Industrieforschung (GIF) funktionieren, zeigte sich, als das Rechenzentrum am Standort Suzhou in China runderneuert wurde: Innerhalb von zwei Wochen wurde die komplette Hardware ausgetauscht. Und das nahezu unbemerkt von den Kollegen vor Ort.
Seit 13 Jahren organisiert Kunkis die IT der GIF. In dieser Zeit ist aus einem Unternehmen mit etwas über 30 Mitarbeitern ein globaler Partner der Automobilindustrie geworden. An acht Standorten in Deutschland, China, USA, Japan und Korea betreibt die Gesellschaft ihre Testing- und Entwicklungszentren. Zu allen Mitarbeitern und Standorten hat das Team um Roland Kunkis einen direkten Draht: Bis zum Desktop Management und User Support wird die komplette IT von Alsdorf aus betreut. „Dieses IT-Team steht, seit dem wir ungefähr 200 Mitarbeiter haben“, sagt der EDV-Experte. „Um das weitere Wachstum und die daraus resultierenden steigenden Anforderungen zu stemmen, haben wir unsere Prozesse immer weiter optimiert, angepasst und automatisiert.“ Eine Bewährungsprobe für die IT-Abläufe ist die regelmäßige Modernisierung des Rechenzentrums.
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Alle vier bis fünf Jahre wird die komplette Hard- und Software im Rahmen eines konzertierten Projektes ausgetauscht. Warum, erklärt Roland Kunkis so: „Irgendwann reichen die Kapazitäten nicht mehr aus, die Leistungs- und Stabilitätswerte verschlechtern sich. Dann wird das Betriebsrisiko mit der alten Hardware zu hoch.“ Von der Modernisierung sollen die Anwender so wenig wie möglich mitbekommen. „Unser Ziel ist es, Störungen des Betriebes zu vermeiden. Das erreichen wir mit einer Big-Bang-Umstellung deutlich besser als mit einem Projekt, das über Monate läuft“, beschreibt der IT-Verantwortliche. Seit 2003 begleitet Udo Schwartz, Projektleiter beim IT-Dienstleister Adesso, diese Themen bei der GIF. „Wir haben gemeinsam schon so manchen Server ausgetauscht“, erinnert sich der Adesso-Mitarbeiter. „Aber ein Projekt in China war auch für mich etwas Neues.“ Denn ungefähr sieben Jahre nach der Eröffnung des Standortes in Suzhou kamen die Hard- und Software dort an ihre Grenzen.
Der Standort in China ist ein kleineres Abbild der Strukturen in Alsdorf. Hier wie da sind identische Funktionen und Aufgabenbereiche vorhanden. Der Schwerpunkt der Arbeit der rund 85 chinesischen Mitarbeiter liegt auf dem Bereich Testing. Im laufenden Betrieb sind diese Kollegen genauso an die IT-Infrastruktur der GIF angebunden wie ein Mitarbeiter in Deutschland. „Für mich ist China nur 200 Millisekunden entfernt“, sagt es Roland Kunkis. „Ich habe auf die Systeme dort genauso Zugriff wie auf die Rechner im Nachbarbüro.“ Die Hardwaremodernisierung zeigte, dass zwischen den Standorten nur ein paar hundert Millisekunden auf der Datenautobahn, aber einige Stunden im Flugzeug liegen: Das Team des IT-Dienstleisters musste vor Ort aktiv werden, um die notwendigen Umstellungen vorzunehmen. „In China sollte die Arbeit innerhalb von nur zwei Wochen abgeschlossen werden“, blickt Roland Kunkis zurück. „Deshalb haben wir uns hier in Deutschland akribisch vorbereitet.“ Das Ergebnis dieser Vorbereitung war ein minutiös durchgeplanter Umstellungsplan – ausgedruckt vier Meter breit und zwei Meter hoch – der sämtliche Umstellungsschritte erfasste. „Nur so war es uns möglich, die zahlreichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Elementen im wahrsten Sinne des Wortes im Auge zu behalten“, sagt Udo Schwartz. Die Vorbereitungen in Deutschland starteten im April 2013. Ende Mai flogen Roland Kunkis und zwei Adesso-Mitarbeiter nach China, um mit einem GIF-Kollegen vor Ort die Planungen in die Tat umzusetzen. Bei der Vorbereitung kam allen Beteiligten die Erfahrung zugute, die sie in den Modernisierungsprojekten der Vergangenheit gewinnen konnten.
„Kurz zuvor haben wir mit der Unterstützung von Adesso unsere Systeme hier in Alsdorf erneuert“, sagt Roland Kunkis. „Wir wussten also ziemlich genau, wo die Stolpersteine liegen und wie wir sie umgehen können. Die Methodik, die sich hier bewährt hatte, setzten wir auch in Suzhou ein.“ Dazu gehörte beispielsweise, den Basisserver unter anderem Namen zu installieren, vollständig zu konfigurieren, zu parameterisieren und zu patchen. Anschließend arbeiteten Testnutzer mit dem Server. Erst wenn die Installation fehlerfrei lief, wurde der Server in den Feierabendstunden umbenannt und am nächsten Tag konnten die Anwender nahtlos weiterarbeiten. Ein weiterer Ansatz, um den laufenden Betrieb sicherzustellen, war Redundanz: Wenn immer möglich, setzte das Projektteam auf parallele Systeme. In Summe führte dies dazu, dass die Anwender in Suzhou während der gesamten Umstellung nur für knapp vier Stunden offline waren. Ein Wert, mit dem Roland Kunkis sehr zufrieden ist: „Obwohl wir vor Ort das komplette System ausgetauscht haben, merkten die Kollegen davon kaum etwas. Jetzt arbeiten an unserem Standort zwei Virtualisierungsserver plus zwei weitere Server, die das System unterstützen. Insgesamt setzen wir auf 15 virtuelle Server. Parallel dazu haben wir eine neue Storage-Technologie eingeführt.“ Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang war die Beschaffung der Hardware. „Wir haben Alternativen geprüft und uns dazu entschieden, die Hardware über einen Lieferanten in China zu beziehen und am Standort zu konfigurieren“, sagt Udo Schwartz. „Auch wenn die Organisation vor Ort manchmal anspruchsvoll war, konnten wir so die Anschaffungskosten deutlich reduzieren.“
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Dass die Beteiligten die großen und kleinen Herausforderungen des Projektes problemlos annehmen konnten, liegt nach Einschätzung von Roland Kunkis nicht nur an der detaillierten Planung. „Wir folgten mit Adesso nicht einfach blind den ursprünglich dokumentierten Anforderungen. Wir fragten uns permanent: Brauchen wir das noch? Müssen wir etwas ändern?“ Dieses flexible Vorgehen sorgte dafür, dass auch Themen, die ursprünglich gar nicht auf der Agenda standen, das Team nicht aus der Bahn warfen. Als Beispiel dafür nennt Udo Schwartz die Deployment-Systeme für Desktops: „Wir haben in China festgestellt, dass die Clients schlecht gehandhabt wurden. Die Treiber waren nicht auf dem aktuellen Stand, insgesamt war die Installation ‚hausbacken‘. Wir haben am Standort entschieden: Das Thema wird – obwohl wir es ursprünglich nicht auf dem Schirm hatten – mit ins Projekt reingenommen.“ Dieses Vorgehen ist nach Einschätzung von Roland Kunkis nur möglich, wenn zwischen allen Beteiligten großes Vertrauen herrscht. Der letzte Feinschliff bestand noch in der Durchführung von Notfalltests für Stromausfälle oder Störungen an den Klimaanlagen. Nachdem diese Punkte abgehakt wurden, sind Roland Kunkis und sein Team für die nächsten Jahre wieder schneller in China als an der Kaffeemaschine nebenan.
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