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Mobiles Auditmanagement

Audits mobil und standortunabhängig durchführen

Der mobile Einsatz von Software für die Durchführung von Audits verspricht viele Vorteile: Auditdaten können standortunabhängig und mobil erfasst, zur Bearbeitung dem Lieferanten vor Ort übergeben und – zurück im Büro – medienbruchfrei mit dem zentralen Qualitätsmanagement-System synchronisiert werden. Bei der Entwicklung einer funktionalen Lösung gibt es jedoch einiges zu beachten, damit die scheinbar triviale Offline-Erweiterung den Anforderungen gerecht wird.

Bild: Babtec Informationssysteme

Egal, ob vor Ort bei Lieferanten oder unterwegs: In Zeiten, in denen mobile Endgeräte den Alltag prägen, wird von einer Softwarelösung für das Auditmanagement auch die standortunabhängige Durchführung von Audits erwartet. In externen Produktionsstätten oder bei abgelegenen Lieferanten besteht in der Regel kein Zugriff auf das computergestützte Qualitätsmanagement-System (CAQ). Dadurch wird die Durchführung von Audits erheblich erschwert. Die Verwendung eines schlanken Software-Clients für die Offline-Erfassung von Auditdaten bietet hier einen pragmatischen Lösungsansatz.

Ein auf mobile Endgeräte wie Ultrabooks oder Tablets abgestimmtes Bedienkonzept ermöglicht auch unter erschwerten Bedingungen in der Fertigung ein produktives Arbeiten. Aufgedeckte Schwachstellen und Optimierungspotenziale lassen sich schneller beseitigen, wenn unmittelbar vor Ort Maßnahmen zur Korrektur der identifizierten Abweichungen festgelegt werden können. Wieder im Büro, können diese nahtlos vom Offline-Tool in das CAQ-System übertragen werden, um dann weiterverfolgt und auf ihre Wirksamkeit überprüft zu werden.

Schlanker Client für mobile Offline-Audits

Erklärtes Ziel bei der Konzeptionierung einer Offline-Lösung sollte es sein, dem Anwender einen unabhängigen und schlanken Client bereitzustellen, dessen Bedienkonzept auf den Einsatz unter Praxisbedingungen ausgelegt ist. De facto sollten Auditoren nur solche Informationen erhalten, die für die Durchführung ihrer Audits auch zwingend erforderlich sind. Die Planung und Vorbereitung erfolgt in diesem Sinne weiterhin über das Auditmanagement des lokalen CAQ-Systems. Wichtig ist es, den Transfer eines Audits zwischen den Systemen mit Hilfe eines Assistenten so anwenderfreundlich wie möglich zu gestalten.

Ist die Planung abgeschlossen, muss das Audit zwecks externer Durchführung auf das Offline-System transferiert werden können. Diesen Weg beschreitet Babtec bei der Gestaltung der Auditing-Funktionalität seines CAQ-Systems Babtec.Q. Der Check-out erfolgt dabei nach dem Pull-Prinzip, der Anwender kann also mit dem Offline-System über das Firmennetzwerk auf das lokale CAQ-System zugreifen und die Audits auf das mobile System übertragen.

Damit Audits auch zeitgleich und von mehreren Bearbeitern an unterschiedlichen Standorten durchgeführt werden können, müssen Gesamt- und personenbezogene Teilaudits gleichermaßen separat ausgecheckt werden können. Aus Gründen der Datensicherheit erfolgt die Speicherung aller Auditdaten verschlüsselt. So können ausschließlich berechtigte Personen Auditdaten erfassen beziehungsweise verändern.

Prozessorientierte und sequenzielle Durchführung

Aufgrund unterschiedlicher Vorgehensweisen bei der Auditierung stehen zwei Modi für die Durchführung von Audits zur Verfügung: Einerseits können mit Hilfe einer Baumstruktur selbst komplexe Fragenkataloge – etwa Prozessaudits nach VDA 6.3-2010 – übersichtlich abgebildet werden; enthaltene Fragen lassen sich sowohl einzeln als auch per Mehrfachauswahl bewerten. Um der Forderung nach einer sequenziellen Durchführung von Audits gerecht zu werden – dies ist insbesondere für Audits mit Checklistencharakter relevant – ist es ferner sinnvoll, die Bewertungen von Fragen nacheinander zu ermöglichen. Bei Bedarf kann dann über ein Menü schnell zwischen Kapiteln beziehungsweise Fragen hin und her gewechselt werden.

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