Die richtige Information am richtigen Ort

Für produzierende Unternehmen kommt der Nutzung von Informationen eine immer größere Bedeutung zu. Relevante Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Mit Business Productivity Apps lässt sich die Effizienz von Prozessen oft weiter steigern. Dazu greifen entsprechende Apps bedarfsgerecht auf Daten aus verschiedenen Unternehmensapplikationen zu.

Bild: Intelliact AG

Unternehmen sind mehr denn je mit komplexeren Marktanforderungen, zunehmender Arbeitsbelastung sowie hoher Prozesskomplexität konfrontiert. Wenn die Mitarbeiterzahlen aus Kostengründen stagnieren oder gar reduziert werden sollen, rückt die Steigerung der Effizienz im Unternehmen an eine zentrale Position. Unterstützung bei Verbesserungsinitiativen leisten Business Productivity Apps. Relevante Informationen zur richtigen Zeit, in der passenden Form, einem Anwender zur Verfügung zu stellen, kann für eine effiziente Abwicklung von Aufträgen entscheidend sein und alle Bereiche eines Unternehmens betreffen. Daher nimmt die Verwaltung und breite Nutzung von Informationen eine immer stärkere Bedeutung ein und dient auch als Grundlage für strategische und operationelle Entscheidungen im Rahmen des Product Lifecycle Managements.

Dies lässt sich exemplarisch an einem Beispiel im Bereich des globalen Änderungswesens illustrieren. Als Ausgangslage liegen Zeichnungen und Stücklisten als primäre Informationsträger zwischen Konstruktion und Fertigung vor. Diese Dokumente sind je nach Bauteil und dessen Reifegrad einem Änderungszyklus unterworfen, welcher sich in unterschiedlichen Dokumentenversionen niederschlägt. Die Nachvollziehbarkeit von solchen Änderungen ist vor allem für die der Entwicklung nachgelagerten Prozesse eine große Herausforderung. Die Dokumentation von Änderungen ist oft unvollständig oder zu wenig präzise formuliert. So stellt sich in der Produktion die Frage, was zwischen der aktuellen und der letzten Version einer Fertigungszeichnung verändert worden ist. Und die Arbeitsvorbereitung eines Werks steht vor der Aufgabe, eine neue Stücklistenversion mit der gültigen Werksstückliste abzugleichen, um die nötigen Anpassungen für die Fertigung planen zu können.

Eine elementare Frage

Solche Fragestellungen sind in der Praxis häufig anzutreffen. Sie dienen letztlich dem Ziel, die Fehlerrate zu minimieren und die Qualität entlang der Prozesskette sicherzustellen. Beim Einsatz von Business Productivity Apps ist es wichtig, die Problemstellungen abzugrenzen und rollenspezifische Anwendungsfälle zu definieren, da eine Gesamtlösung für alle Probleme meist unflexibel und überladen ist und aufgrund des Investitionsvolumens häufig wenig Chance auf kurzfristige Realisierung hat. Apps sollen spezifische Probleme lösen und sich durch eine schlanke Architektur und ihre Anwenderfreundlichkeit auszeichnen. Die obige Problemstellung lässt sich in zwei Anwendungsfälle aufteilen: Zeichnungs- sowie Stücklistenvergleich. Die folgenden Ausführungen konzentrieren sich auf den ersten Fall des visuellen Vergleichs von Zeichnungsdokumenten mit unterschiedlichen Änderungsständen ohne CAD.

Im Bild: Dr. Martin Probst, Senior Consultant bei Intelliact AG

Beispiel: Dokumente vergleichen

Eine auf einem Framework basierende Web-Applikation läuft im Browser (Plattformunabhängigkeit, keine Installation, einfache Verteilung) und ist im vorliegenden Beispiel mit dem PDM-System gekoppelt. Die Suche eines Dokuments nach der Nummer liefert den Vergleich der letzten beiden Versionen farblich codiert: grün für neue Elemente und rot für entfernte Elemente. Das optionale Einblenden einer Maske erlaubt auch bei großen Formaten das sofortige Erkennen der geänderten Bereiche. Je nach Bedarf können auch beliebige Kombinationen älterer Versionen miteinander verglichen werden. Das Anwendungsbeispiel ist bei einem führenden Aufzugshersteller innerhalb von wenigen Monaten bei einem fünfstelligen Investitionsvolumen umgesetzt worden. Hochrechnungen haben ergeben, dass bei einem Umfang von 30.000 Zeichnungen pro Jahr Einsparungen im sechsstelligen Bereich zu erwarten sind und daraus eine Amortisation bereits nach zwei Monaten erreicht wird. Wichtig für die Benutzerakzeptanz ist die einfache Gestaltung der Benutzeroberfläche, welche ohne Schulung wie eine einfache Webseite bedient werden kann. Nebst der Bedienung ist für den Benutzer auch die Reaktionszeit von Bedeutung und entscheidend für die Akzeptanz. Das Praxisbeispiel zeigt, wie der Einsatz von Business Productivity Apps für reale Anwendungsfälle eingesetzt werden können.

Das Potenzial der Applikation liegt desweiteren in deren Einbettung in bestehende oder neu zu definierende Workflows. So ist der Dokumentenvergleich zentrales Element im Änderungswesen und sollte wenn möglich auch aus bestehenden Datenverwaltungssystemen wie PDM- oder ERP-Anwendungen aufgerufen werden können. Man kann sich zudem auch vorstellen, geänderte Zeichnungen und Stücklisten zu bündeln und als Paket weiterzuverarbeiten. Letztere können auch zum Informationsaustausch mit Externen genutzt werden, zum Beispiel mit Lieferanten. Auch die Verwendung des Dokumentenvergleichs im frühen Stadium der Produktentwicklung – zum Beispiel im Engineering – kann hilfreich sein. So hilft er bei der Dokumentation von Änderungen und ermöglicht eine Qualitätskontrolle bei den anschliessenden Prüfungen. In einem weiteren Kundenfall ist die Applikation durch eine Kommentarfunktion erweitert worden, welche erlaubt, Änderungen ad hoc zu kommentieren. So kann zum Beispiel die Fertigung für das Engineering Fertigungsproblematiken dokumentieren, welche auf Änderungen zurückzuführen sind. Um einen direkten Nutzen sicherzustellen, sollten zudem die Umsetzungen auf dem durch den Benutzer formulierten und rollenspezifischen Anwendungsfall basieren. Der Wert einer Business Productivity App entsteht durch den anwendungsfallspezifischen Zugriff auf Daten aus gegebenenfalls verschiedenen Unternehmensapplikationen und kann dadurch eine Integration der Systeme über den Prozess bewirken.