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Mobile Computing

Prozessorientiert, schlank und systemübergreifend

IT-Analysten wie IDC und Gartner sind sich einig: Mobile Anwendungen für den Unternehmenseinsatz sind auf dem Vormarsch. Langsam aber sicher rückt dabei eine neue Dimension in den Vordergrund: die Nutzung mobiler Endgeräte für 'Mobile Enterprise Resource Planning', um Unternehmensprozesse noch effizienter zu gestalten.

Mit einer App lassen sich Daten aus verschiedenen IT-Systemen für nahtlose mobile Prozesse vereinen. Bild: Engomo GmbH

Mobile Endgeräte sind in Unternehmen auf dem Vormarsch, Mitarbeiter werden mit Smartphones und Tablets ausgestattet und viele Organisationen erkennen das Potenzial, das in mobilen Geschäftsprozessen steckt. Auch bei der Abwicklung betrieblicher Logistik-, Produktions- und Auftragsprozesse kann sich Nutzen einstellen:

  • Mitarbeiter im Lager können mithilfe mobiler Endgeräte Bestandsbewegungen erfassen, die vom Scanner, Smartphone oder Tablet direkt ins ERP-System übertragen werden.
  • Produktionsmitarbeiter rufen mit einem mobilen Endgerät Auftragsdaten mit Zeichnungen und sonstigen Dokumenten direkt aus den Systemen für Produktonsplanung und Dokumentenmanagement auf.
  • Servicemitarbeiter haben Zugriff auf alle Daten zu Kunde und Auftrag und erfassen Diagnose- und Auftragsdaten direkt über ihr Tablet, sodass sie ohne Zwischenstation im ERP-System landen.

Immer da, wo heute Zettelwirtschaft regiert und Daten mühsam von Hand eingegeben werden müssen und wo Daten unterwegs benötigt und erfasst werden und später von Mitarbeitern umständlich ins System überführt werden, bergen mobile Endgeräte meist Potenzial zur Produktivitätssteigerung, Fehlervermeidung, Beschleunigung von Prozessen, Beseitigung redundanter Arbeit und nicht zuletzt zur Motivation von Mitarbeitern. Für sie entfallen lästige Arbeitsschritte, ihre Arbeit wird spürbar erleichtert – zumal die Nutzung mobiler Endgeräte ohnehin oft auch zum privaten Alltag gehört.

Sinnvolle Lösungen gesucht

Jetzt ist es also an der IT, sinnvolle Lösungen bereitzustellen, um das Potenzial zur Effizienzsteigerung, das mobile Technologien bieten, auch für die Prozesslandschaft in den Unternehmen zu nutzen. Mit Blick auf den Markt für mobile ERP-Lösungen zeigt sich, dass Unternehmen die Wahl haben zwischen nativen Apps oder webbasierten Lösungen, welche von den Anbietern der ERP-Systeme angeboten werden und fest mit deren ERP-System verdrahtet sind. Angeboten werden aber auch flexible App-Plattformen, die systemunabhängig mit Fokus auf den mobilen Geschäftsprozess als eine Art Middleware und App-Konfigurator eingesetzt werden. Ein dritter Weg ist die auftragsbezogene Programmierung individueller Apps, der für viele Unternehmen wegen des Aufwands und der Kosten keine Alternative darstellt.

Begrenztes Spektrum

Die nativen App-Angebote, welche einige ERP-Anbieter bereitstellen, beinhalten ein begrenztes Spektrum an Prozessen und Funktionen etwa speziell für Customer Relationship Management, für die Betriebsdatenerfassung oder ausschließlich für bestimmte Kundendienstvorgänge. Häufig sind solche Angebote als Reaktion auf die Anforderungen einzelner Kunden entstanden und kommen nach Realisierung als Standard-App auch anderen Nutzern zugute. Zur Abwicklung eines klar begrenzten Umfangs an mobilen Aufgaben sind diese Apps gut einsetzbar, ein wesentlicher Nachteil vieler solcher Systeme ist jedoch, dass sie zu unflexibel sind, um spezifische Unternehmensprozesse exakt abzubilden. Ein großes Manko nativer Apps ist die Tatsache, dass eine systemübergreifende Nutzung zur Abwicklung von mobilen Geschäftsprozessen nicht möglich ist. Nutzt ein Unternehmen im Back-End mehrere Systeme, die zur Abwicklung eines mobilen Geschäftsprozesses herangezogen werden sollen, kann dieser Prozess mit einer nativen App meist nicht standardmäßig abgedeckt werden, weil die App lediglich an das eine System des entsprechenden ERP-Anbieters angebunden ist.

Dem stehen anbieterunabhängige, mobile App-Plattformen gegenüber, die als Middleware zwischen Systemlandschaft im Unternehmen und den mobilen Endgeräten der Nutzer konzipiert sind. Deren Fokus ist es, Unternehmen mobile Apps zur Verfügung zu stellen, die den Geschäftsprozess in den Mittelpunkt stellen: Mit welchem Back-end die App kommuniziert, ist dabei für Anwender wenig relevant. Solche mobilen App-Plattformen ermöglichen die Konfiguration von App-Oberflächen durch einen Administrator im Unternehmen, sind mit mobilen Device Management-Lösungen kompatibel und können beispielweise über einen Corporate App Store angeboten werden. Sie sind kompatibel zu verschiedenen Systemen und Plattformen. Dabei lassen sich im Back-End beliebige Unternehmenssysteme anbinden und im Front-End auf den verschiedenen mobilen Plattformen, etwa wenn im Unternehmen sowohl iOS- als auch Android-Endgeräte im Einsatz sind, laufen.

Individuelle Corporate-App

Mobile Geschäftsprozesse können als individuell konfigurierte Corporate-App modelliert werden, die ohne Programmierung auskommt und sich damit auch bei einer geringen Anzahl an Endgeräten rechnen kann. Wie eine solche App-Plattform in der Praxis eingesetzt werden kann, zeigt der Anwendungsfall von Engomo bei der Wild Beauty AG. Wild Beauty ist in mehreren europäischen Ländern Exklusivdistributeur der amerikanischen Premiummarke für Haarpflegeprodukte Paul Mitchell: Ursprünglich war man dort auf der Suche nach einem mobilen CRM-System mit Zusatzfunktionen, die es den Handelsvertretern ermöglichen sollten, nicht nur Kundenstammdaten mobil einzusehen, sondern auch deren letzte im ERP-System erfassten Aufträge, den Status getätigter Bestellungen sowie Lagerbestandsinformationen und erwartete Lieferungen vom Hersteller in den USA. All diese Funktionen wurden in eine individuelle Corporate-App gebracht, an deren Back-End das vom Unternehmen genutzte ERP-System Comarch ERP Enterprise angebunden ist.

Aus den ersten mobilen Erfahrungen im Feld entstanden bald weitere Ideen, wie die App noch mehr Nutzen für den Außendienst stiften könnte. Es wurde mit dem Finanzbuchhaltungssystem ‚eGecko‘ von CSS ein zweites System verbunden, über das den Außendienstmitarbeitern nun auch Informationen über offene Rechnungsbeträge und Umsatzvolumen eines Kunden zur Verfügung standen. Gleichzeitig können die Mitarbeiter auch Aufträge und Besuchsberichte via App erfassen, die in die beiden Back-End-Systeme übertragen werden. Für viele Unternehmen ist die Nutzung des nativen App-Angebots ihres ERP-Anbieters ein erster Schritt in Richtung Mobile ERP. Effizienzsteigerung durch mobile Geschäftsprozesse können viele Unternehmen aber auch dann erzielen, wenn sie mobile Aufgaben der Mitarbeiter als durchgängige Prozesse begreifen. Ein App-System, das unabhängig von eingesetzten Back-End-Systemen, von genutzten Plattformen und Gerätearten den Mitarbeitern nutzerspezifische Inhalte mobil bereitstellt und deren Eingaben erfasst, kann hier Hilfe leisten.

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