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Mehr als eine Überlebensstrategie

Business Process Management dient dazu, das in Unternehmen ungenutzte Potenzial aufzudecken, Zuständigkeiten zu regeln und den Beteiligten Einblicke in Prozesse zu eröffnen. Für die Geschäftsprozessoptimierung bedarf es dabei nicht zwingend einer speziellen Software. Als zentrales Werkzeug kann auch eine entsprechende Enterprise Resource Planning-Lösung dienen.

Grafik: Sage Software GmbH 2012

Immer kürzere Produktzyklen und zunehmend global-orientierte Märkte steigern den Wettbewerbsdruck auf die Unternehmen – insbesondere auf kleine und mittelständische Betriebe. Für die Geschäftsprozesse steht damit nicht nur Ressourcen-Effizienz im Vordergrund. Die Abläufe im Unternehmen müssen auch flexibel sein, damit schnell auf Veränderungen reagiert werden kann. Business-Process-Management (BPM) hilft Unternehmen, in diesem dynamischen Umfeld zu bestehen. Als strategisches Instrument der Unternehmensführung umfasst BPM-Maßnahmen, die dazu dienen, Geschäftsprozesse zu dokumentieren, zu modellieren und zu optimieren. Eine spezielle BPM-Software ist dafür nicht zwingend erforderlich. Stattdessen kann auch eine vorhandene Enterprise-Resource Planning-Lösung (ERP) als Werkzeug verwendet werden.

Die Analyse kommt zuerst

Individuelle Prozesse, Mitarbeiter, Geschäftsziele und IT-Systeme in die exakt richtige Beziehung zueinander zu setzen und weiterzuentwickeln ist ein wichtiger Aspekt für ein operativ erfolgreiches Prozess-Management. Doch um Prozesse verändern zu können, müssen diese zunächst ermittelt werden. Besonders zu Beginn der Analyse sind die Prozesse von der Software losgelöst zu betrachten, um von einem höheren Abstraktionsniveau aus den Überblick zu bekommen und danach tiefer einzusteigen.

An dieser Stelle ist Zielgenauigkeit im Hinblick auf die individuelle, hauseigene Situation gefragt. Nur so kann eine maßgeschneiderte Lösung für das Unternehmen abgeleitet werden: Einzelne Abläufe und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Abteilungen werden unter die Lupe genommen, während Kennzahlensysteme dabei helfen, weitere Schwachstellen zu identifizieren. Informationen zu Durchlaufzeiten, Stückkosten, Produktionszeiten und -kosten können dabei erste Anhaltspunkte liefern, wo genaueres Hinsehen lohnenswert ist. Darüber hinaus ist die Organisationsstruktur ein weiterer Einflussfaktor. Denn wo Organisations- und Prozessschnittstellen auftauchen, lassen sich eventuell durch Veränderungen in den Hierarchien, Abteilungen oder Teams positive Effekte erzielen.

Akzeptanz schaffen

Dabei ist ein grafisch dargestelltes Prozessmodell sinnvoll, um Unternehmensprozesse und Abläufe innerhalb der ERP-Software gleichermaßen zu dokumentieren. Die Unternehmenssoftware sollte daher über Module zur Prozessgestaltung verfügen. Aufgabe derartiger Prozess-/Workflow-Manager ist zunächst die Visualisierung von Abläufen, die innerhalb des Systems grafisch und per ‚Drag & Drop‘ modelliert werden können. Ziel ist es, die unternehmensspezifischen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozesse im ERP-System zu hinterlegen und somit zu steuern. Der Anwender sollte so ein intuitiv verständliches, prozessorientiertes Benutzer-Interface erhalten, das die gewünschten Prozesse abbildet und technisch sicherstellt. Darüber hinaus sind so wichtige Informationen direkt im ERP-System abrufbar.

Die grafische Prozessvisualisierung erlaubt es, das Wissen, das sonst nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter vorhanden ist, für alle Anwender verfügbar zu machen. Durch den Einsatz derartiger Module kann in der Belegschaft das Verständnis für abteilungsübergreifende Prozesse steigen; auch die Einarbeitung von Mitarbeitern lässt sich so vereinfachen. Neben der Visualisierung der Prozesse ermöglichen einige ERP-Systeme auch, definierte Workflows automatisch anzustoßen. Die Software gibt dabei Rückmeldungen an vor- und nachgelagerte Stellen über den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Aufgaben.

Damit steigt auch der Überblick für Entscheider in Industrieunternehmen, beispielsweise durch zuverlässige Auskünfte zum Bearbeitungsstatus von Aufträgen. Mitarbeiter können von höherer Planungssicherheit bezüglich anstehender Aufgaben profitieren. Zusammenfassend zeigt sich, dass software-gestütztes Prozess-Management die Qualität der internen Arbeitsprozesse steigern und damit auch für höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten sorgen kann.

Für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Business Process Management ist eine umfassende Analyse der Betriebsabläufe, oftmals gestützt durch Beratungsleistungen, erforderlich. (Bild: Sage)

Am Ball bleiben

Ein ‚Selbstläufer‘ ist eine Business-Process-Management-Initiative jedoch nicht: Einmal begonnen, muss das Kernziel des Projekts im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) verinnerlicht werden, um auf Dauer bestehen zu können. Zudem sollte das Thema Change Management aufgegriffen werden, um zu bestimmen, welche Veränderungen welche Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben können. Oftmals entstehen Widerstände bei den Mitarbeitern, wenn sie Prozessoptimierung mit Personalabbau, Automatisierung und Outsourcing gleichsetzen. Bei der Implementierung eines Change Managements gilt es daher, auf Prinzipien wie klare Kommunikation zu achten und beispielsweise das Instrument ‚Feedback-Runde‘ zu nutzen. Ist schlummerndes Potenzial erst einmal entdeckt, sollten die notwendigen Änderungen zügig umgesetzt und die neuen Abläufe in der IT abgebildet und so in der Prozesslandschaft des Unternehmens verankert werden.

 

Hilfestellung für das Abbilden von Prozessen

Der Blick auf wenige Fragen kann helfen, Arbeitsabläufe im Hinblick auf Kernprozesse mit Verbesserungspotenzial zu durchleuchten:

  • Welches sind die grundlegenden, wertschöpfenden Prozesse im Unternehmen?
  • Welche Aufgaben sind für diese Prozesse durchzuführen?
  • Wer führt jede einzelne dieser Aufgaben durch?
  • Wer verantwortet diese Aufgaben und wer setzt sie um?
  • Wann sind diese Aufgaben durchzuführen (auslösende Ereignisse)?
  • Wie werden diese Aufgaben initiiert (Stichwort: Informations- und Belegfluss)?
  • Welche Hilfsmittel werden für die Erfüllung dieser Aufgaben benötigt?
  • Was sind die Ergebnisse einer durchgeführten Aufgabe (erzeugte Ereignisse, Belege)?

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