Der Medizintechnik-Hersteller Ulrich Medical entschied sich für die Einführung einer umfassenden Unternehmenslösung, bevor das Altsystem durch mangelhafte Wartbarkeit und funktionale Zerklüftung die Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse zu stark ausbremsen konnte. Gefragt war ein System, das die Branchenabläufe bereits im Standard bestmöglich unterstützt und im Idealfall aus dem Microsoft-Partnerumfeld stammte – denn die entsprechenden Lizenzen hatte das Unternehmen bereits im Haus.

Bild: Ulrich Medical

Die Aufgabe des erfahrenen IT-Projektleiters Harald Peiffer, seit 2011 Manager Computing und EDV-Leiter bei Ulrich Medical, war nicht zu unterschätzen. Der spezialisierte Hersteller medizintechnischer Produkte zählt mit seiner hundertjährigen Unternehmensgeschichte in den meisten seiner Geschäftsfelder zu den nationalen und internationalen Marktführern. Zum Erfolgsrezept des Unternehmens gehört die Flexibilität, auf die individuellen Wünsche der Kunden eingehen zu können – wobei Ärzte und Krankenhäuser eine anspruchsvolle Klientel darstellen. Dabei setzt das produzierende Unternehmen schon seit Jahren ein Enterprise Resource Planning-System (ERP) ein, welches über die letzten zehn Jahre immer weiter angepasst wurde. Die verschiedenen Geschäftsprozesse wurden meist zusätzlich programmiert. „Der Effekt war, dass das ERP-System durch zu viele Anpassungen unübersichtlich und praktisch nicht mehr zu supporten war“, sagt Peiffer, der schon bei früheren Arbeitgebern die Einführung von ERP-Systemen begleitet hatte.

System mit Branchenfunktionen gesucht

Bevor dieses Problem ausufern konnte, entschied sich das produzierende Unternehmen für die Integration einer neuen Unternehmensanwendung. Das Ziel des IT-Projektes war, langfristig die Transparenz in den Geschäftsprozessen bewahren und dennoch auf individuelle Geschäftsvorfälle eingehen zu können. Gesucht wurde auf dem Markt daher eine ERP-Branchenlösung, das die Anforderungen des Fertigers mit Standard-Konfigurationen abdecken konnte. „Wir hatten Microsoft Dynamics NAV bereits im Haus und aufgrund des gültigen Wartungsvertrages war ein Update lizenzfrei. Deshalb sahen wir uns in der Partnerlandschaft des Redmonder Software-Herstellers um und wurden auch rasch fündig“, schildert Peiffer. Die Wahl fiel auf den Integrationspartner Yaveon, weil dieser einerseits Erfahrung mit validierungspflichtigen ERP-Systemen aufweisen konnte und zum anderen deren System viele der speziellen Anforderungen des Medizintechnik-Produzenten im Standard abbildete. Vor dem Roll-Out der Unternehmenslösung führte der Produzent die modulare Electronic Data Interchange-Schnittstelle (EDI) Yaveon Pro-E-SCM vom gleichen Software-Anbieter ein. Auf diese Weise konnten sich die Projektverantwortlichen ein Bild über die Zusammenarbeit mit dem Integrationspartner in Spe verschaffen.

Branchenlösung für die Medizintechnik

Die Anforderungen des Fertigungsbetriebs an sein ERP-System sind insbesondere bei der Verwaltung von Produktvarianten vergleichsweise hoch: Weil die Zulassungen durch die Behörden für einzelne Artikel erfolgen, ist es wichtig, Anpassungen an der Peripherie der Produkte als Varianten zu führen. Desgleichen werden mit den ‚OP-Sets‘, also Produktpakete für Operationssäle, Krankenhäusern Größenvarianten geliefert, deren Auswahl erst während der Operation getroffen wird. Zudem gilt es, die Dokumente aus der Konstruktion für die Zulassungsverfahren und für die Produktion effizient zu führen. Das Unternehmen verwaltet die CAD-Daten, die in Pro-E und Autocad erstellt werden, mit dem Product Data Management-System Pro.File von Procad. Mittels einer Schnittstelle werden die Stepfile- und PDF-Dokumente im ERP-System mitgeführt und an die Artikelvarianten angehängt. So lässt sich genau nachvollziehen, welche Zeichnungsversion etwa ein Lohnfertiger für einen bestimmten Auftrag erhalten hat. Damit sind die Produktionsbedingungen bei der Chargenrückverfolgung auch über Werkgrenzen hinaus nachvollziehbar.

Die Lösung des Software-Partners bietet neben der Merkmalverwaltung für die Varianten auch eine umfassende Chargenlogistik, die zum Beispiel den Chargensplit, also die Aufteilung einer Charge, erlaubt. Die mitgelieferte Leihgebinde- und Ladungsträgerverwaltung war ebenfalls eine kritische Anforderung an das System. Diese wurde vor dem Hintergrund definiert, dass die meisten Kunden des Fertigers andere Vertragsbedingungen zur Abrechnung und Wiederbeschaffung der OP-Sets hatten. Dafür zuständig ist die Software Yaveon Probatch, die einen präzisen Überblick vermitteln kann, wo welche Halterungen für Geräte und Instrumente im Umlauf sind und wie die Abrechnung zu erfolgen hat. Konfigurieren lässt sich das Werkzeug dabei für viele Aufgabenstellungen ohne Programmierung allein durch Parametrierung. Ein integriertes anpassungsfähiges Regelwerk ist ebenfalls Bestandteil der Anwendung und trägt maßgeblich zur Updatefähigkeit des ERP-Systems bei. Die Supply Chain-Prozesse werden zudem durch die Betriebsdatenerfassung-Schnittstelle (BDE), die Anbindung an ein Pater-Noster-Lager, Barcode-Scanner und einen Warenausgangsleitstand ergänzt.

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