Technologie-Startups suchen oft nach IT-Lösungen, die sie ohne finanzielle Risiken und zusätzliches Kapital einsetzen können. Unter anderem bieten sich Open Source-Lösungen an. Über den Produktlebenszyklus müssen diese Systeme Mitarbeitern Zugriff auf Produktdaten, Revisionsstände und Produktkonfiguration bieten. Beim Mobilfunkantennenhersteller Ubidyne sollte die Lösung zudem unternehmens- und standortübergreifende Zusammenarbeit bieten.
Die Ubidyne GmbH, ein junges Technologie-Unternehmen aus Ulm, entwickelt aktive Mobilfunkantennen für Netzbetreiber. Die Technologie der Antennen kommt ohne umfangreiche Koaxialkabelinstallationen aus und benötigt weder mechanischen Antriebe zum Justieren noch zusätzliche Verstärkerboxen auf den Antennenmasten. Mit dieser Technologie können Mobilfunkbetreiber den Stromverbrauch ihrer Netzwerke reduzieren und Sende- und Empfangsparameter, sowie Reichweite und Kapazität verbessern. Das im Jahr 2005 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter an Standorten in Deutschland, China und den USA. Am Hauptsitz in Ulm sind etwa 50 Mitarbeiter in Entwicklung, Qualitätssicherung, Prototypenbau und Management beschäftigt. Die hohe Komplexität der Antennentechnologie verlangte nach einer geeigneten IT-Lösung zur Unterstützung der Entwicklungs- und Abstimmungsprozesse. Außerdem arbeitet das Unternehmen bei der Produktentwicklung mit internationalen Partnerfirmen zusammen, daher kommt auch dem schnellen Datenaustausch eine hohe Bedeutung zu.
Bereits im Jahr 2007 startete bei Ubidyne die Evaluation zum Einsatz einer geeigneten Software für das Product Lifecycle Management (PLM). Mitarbeiter sowie externe Partner sollten auf eine zentrale Plattform zugreifen, über die sich die Produktentwicklung steuern, koordinieren und überwachen lässt. Auch der stets aktuelle Zugriff auf Produktdaten, Revisionsstände und Produktkonfiguration zählen zu den Anforderungen des Unternehmens. Weitere Kriterien waren die flexible Erweiterbarkeit, ein großer Umfang an PLM-typischen Funktionen bereits in der Standardversion und niedrige Kosten für den laufenden Betrieb. In der engeren Auswahl standen schließlich mehrere PLM-Lösungen, die für ein Startup-Unternehmen finanzierbar waren und über ein Kundendienstnetz in Deutschland verfügten.
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Die Entscheidung des Antennenfertigers fiel auf die Enterprise Open Source-Lösung Aras Innovator des Anbieters Aras. Bei dieser Anwendung fallen keine Vorab-Investitionen für Lizenzkosten an. „Wir haben uns gezielt für Aras Innovator entschieden, da wir die hohen Anfangsinvestitionen in Software-Lizenzen scheuen, wie sie beim Einsatz vergleichbarer PLM-Lösungen angefallen wären“, begründet Thomas Hartmann, Leiter System-Tests bei Ubidyne, die Entscheidung für das IT-System.
Die Installation und Inbetriebnahme ist mit geringem Aufwand möglich: Die Lösung läuft als browserbasierte Anwendung, so dass der Anwender lediglich den Microsoft-Webbrowser Internet Explorer installieren muss. Die PLM-Lösung setzt ausschließlich auf Microsoft-Technologie, und die zur Inbetriebnahme notwendigen Infrastruktur-Komponenten wie Microsoft SQL Server, Windows Server und IIS waren bei dem Mobilfunkantennen-Hersteller bereits vorhanden. Der Funktionsumfang der Basisversion der PLM-Lösung entsprach den Anforderungen: Module für Program Management, Product Engineering und Quality Planning stehen bereit, um Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Das Unternehmen startete seine PLM-Initiative bereits, bevor das erste Produkt fertig entwickelt war. Dadurch hatten die Verantwortlichen ausreichend Zeit, die benötigten PLM-Prozesse individuell zu definieren. Vor der Implementierung führten die Projektbeteiligten eine Reihe von Workshops durch, um Prozesse, Benutzeroberflächen, Anwenderrollen und verantwortliche Mitarbeiter zu definieren.
Rund drei Monate nach der Entscheidung für die PLM-Lösung stand das IT-System mit den ersten Funktionen für die Anwender bereit. Das System unterstützt nun unter anderem das Dokumentenmanagement, die Stücklistenverwaltung sowie das Change Management inklusive Reviews, Freigaben und Versionierung. Inzwischen nutzen bis zu 50 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen die PLM-Lösung. Den Anwendern stehen – je nach Berechtigung – an zentraler Stelle alle produktbezogenen Daten zur Verfügung, darunter Datenblätter, Stücklisten und -strukturen, Zuliefererdaten für Zukaufteile, Versionsänderungen, Konfigurationsstände und Verkaufsbroschüren. Den Prozess von Änderungen und Reviews während der Entwicklungsphase unterstützt die PLM-Lösung durch Workflows, wodurch sich viele Abläufe beschleunigen.
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Die Freigaben von Ingenieuren werden direkt im System dokumentiert, und eine Historie zu den Produktänderungen zeigt den aktuellen Verlauf der Entwicklung. Das Management von Dokumenten wie Konstruktionszeichnungen oder technische Spezifikationen zählt für das Unternehmen zu den zentralen und meistgenutzten Funktionen. Funktionsumfang und Integrationsverlauf des Open Source-Systems haben die Erwartungen des Antennenherstellers erfüllt. „Wir konnten mit einer schrittweisen Einführung von Aras Innovator starten und in den darauf folgenden Monaten mehr und mehr Prozesse abbilden. Aufgrund des Open Source-Geschäftsmodells mussten wir uns bei der Implementierung neuer Funktionen keine Gedanken über zusätzliche Lizenzkäufe machen“, erläutert Hartmann.
Das Start-up plant weitere Ergänzungen der Systemumgebung: Derzeit erfolgt die Evaluation eines ERP-Systems. Eine wichtige Anforderung hierbei ist die Integrationsfähigkeit mit der PLM-Lösung, da auch kaufmännische Produktdaten schon in die frühen Entwicklungsphasen einfließen sollen. Daneben ist eine enge CAD-Integration geplant. Derzeit läuft das PLM-System noch als reine Produktdaten-Lösung ohne Anbindung externer Applikationen. In Zukunft soll der Zugriff für externe Partner auf die Produktdaten ausgebaut werden. So ist beispielsweise geplant, den Datenaustausch mit Lieferanten zu automatisieren, um die Entwicklungsprozesse weiter zu optimieren. Zukünftige Erweiterungen des PLM-Systems sollen auch Prozesse für unternehmensweites Anforderungsmanagement und umfassende Qualitätsplanung einführen.
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