Mit seinen kundenspezifisch ausgelegten Dichtheitsprüfmaschinen, Montageanlagen und Produktionslinien hat sich die Firma Paul Köster vor allem in der Automotive-Industrie in zwei Jahrzehnten einen Namen gemacht. Um die kapitalintensiven Projekte des Einzelfertigers wirtschaftlich zu steuern, bündelt die ERP-Lösung AMS.ERP alle Informationen, die bei der Auftragsabwicklung entstehen.

Bild: Paul Köster GmbH

Bei der Wahl seiner ERP-Anwendung legte Paul Köster Wert darauf, dass die Lösung besonders auf die Anforderungen der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung ausgelegt ist. So hat die Software AMS.ERP der AMS.Solutions AG im Unternehmen die Aufgabe, technische und kaufmännische Informationen in Echtzeit zu synchronisieren. Dieses Wissen hilft Paul Köster dabei, seine immer komplexer werdenden Kundenaufträge termingerecht und profitabel abzu­schließen. Darüber hinaus erhält das Management belastbare Informationen vom System, um die Kapazitäts- und Liquiditätsentwicklung des Unternehmens einschätzen und gestalten zu können. „Früher hatten wir keine entsprechenden Planzahlen. Da war alles Gefühl“, sagt Finanz- und Personalchefin Hildegard Köster. „Das geht natürlich nur so lange gut, wie die Projekte noch eine überschaubare Zahl und Größe haben.“ Zudem hatte das wachstumsstarke Familienunternehmen schon damals IT-Werkzeuge, um die einzelnen Projekte zu kalkulieren und zu dokumentieren. Das Problem war die fehlende Integration dieser selbst entwickelten Programme. Automatisierte Auswertungen waren nur eingeschränkt möglich. Um beispielsweise den Halbfabrikatebestand im Unternehmen zu ermitteln, mussten die Verantwortlichen die Zahlen in jedem Projekt von Hand heraussuchen. Dieser Aufwand ließ sich mit zunehmendem Geschäftsvolumen immer schwerer vertreten: Im Jahr liefert das Unternehmen etwa 250 Anlagen aus. 15 davon sind Großprojekte. Die Liefer­zeiten liegen in der Regel bei etwa 20 Wochen. Langläufer kommen auf acht bis zwölf Monate. Während Prüfanlagen durchaus schon für 150.000 Euro zu haben sind, entwickeln sich die komplexeren Großaufträge rasch in den siebenstelligen Bereich hinein. In der Spitze hat Paul Köster es mit Auftragswerten von bis zu drei Millionen Euro zu tun. Hinzu kommen immer mehr Aufträge, bei denen der Industrie­ausrüster seine Kunden über den gesamten Lebenszyklus ihrer Teilefertigung hinweg begleitet.

Konstruktionsbegleitende Fertigung

Vor diesem Hintergrund entschied die Paul Köster GmbH, ihre seit den Neunziger­jahren gewachsenen Insellösungen durch eine integrierte Unternehmenssoftware zu ersetzen. Gemeinsam mit dem externen Auswahlberater UBK setzte der Sondermaschinen­bauer zunächst ein Pflichtenheft auf. Darin definierte das Team zentrale Anforderungen. Insbesondere sollte die künftige Lösung damit umgehen können, dass Einzelfertigern zu Beginn ihrer Aufträge nur relativ wenige Informationen darüber vor­liegen, was in der vom Kunden gewünschten Anlage alles zu verbauen ist. „Ungeachtet dessen müssen wir die Fertigung und den Einkauf sofort anschieben, wenn die Bestellung bei uns ein­geht. Manchmal sogar noch davor. Nur dann kommen wir zu marktfähigen Lieferterminen“, sagt Paul Kösters ERP-Manager Frank Schmiedeler und gibt zu bedenken, dass die eigentliche Konstruktionsarbeit zu diesem frühen Zeitpunkt längst noch nicht abgeschlossen sei. In der Regel dauere es viele Wochen, wenn nicht Monate, bis alle Stücklisteninformationen vorliegen: „Daher muss sich die Planungslogik des ERP-Systems darauf einstellen können, das die in ein Projekt eingebundenen Arbeitsbereiche lange Zeit parallel zueinander vorgehen“, schildert Frank Schmiedeler das Grundprinzip der konstruktionsbegleitenden Fertigung.

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Flexibles Projektmanagement

Paul Köster nahm das System innerhalb von sechs Monaten in Betrieb. Seither arbeitet das Unternehmen nahezu vollständig mit der Standardversion der integrierten Geschäftssoftware. „Dass die Software zu unserem Vorgehen als Einzelfertiger passt, kann man bereits daran erkennen, dass wir weder unsere Arbeitsabläufe noch unsere Abteilungsstrukturen umstellen müssen“, fasst Hildegard Köster die Erfahrungen der Implementierung zusammen. „Was sich verändert hat, ist die Art und Weise, wie wir im Zuge der Auftragsbearbeitung die Informationen erfassen, mit denen die anderen Bereiche im Unternehmen weiterarbeiten.“ In diesem Zusammenhang seien neue Erfassungspflichten entstanden, so Köster weiter. Hier sei es wichtig gewesen, den davon betroffenen Anwendern genau zu erklären, welcher Nutzen daraus entsteht, dass sie sich an die neuen Vorgaben halten.

In den Anfangsjahren von Paul Köster ließen sich viele Konflikte im Projektgeschäft noch informell lösen. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum war der anfallende Aufwand immer schwieriger zu vertreten. Bild: Paul Köster GmbH

Von der Fertigung bis zur Querschnittsfunktion

Die im ERP-System abgebildete Prozesskette reicht von Vertrieb und Entwicklung über die Bereiche Fertigung, Disposition, Einkauf, Materialwirtschaft, Montage und Versand bis zum Servicemanage­ment. Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Zeiterfassung und Con­trolling kommen als betriebswirtschaftliche Querschnittsfunktionen hinzu. Die Prozessunterstützung beginnt im Vertrieb. Regelmäßig nutzen die Vertriebsingenieure das Auftrags­managementsystem, um Arbeitsschritte und Bestell­vorgänge auszulösen, noch bevor der Auftrag im Haus ist. „Gerade langjährige Kunden binden uns zu einem Zeitpunkt in ihre Produktentwicklung ein, wenn die Spezifikation der Werkstücke, mit denen unsere Maschinen später einmal arbeiten sollen, noch in vollem Gange ist“, erklärt AV-Leiter Bernhard Mensing und weist darauf hin, dass sich die Zeitvorgaben vor allem im Automobilbau permanent verkürzen. „Dass wir das ERP in diesem frühen Stadium der Zusammenarbeit wie eine Art Projektmanagement nutzen können, schafft die Voraussetzung dafür, die Risiken solcher Aufträge verlässlich zu managen.“

Integrierte Materialwirtschaft

Ein weiteres zentrales Mittel zur Verkürzung der Lieferzeiten ist die Materialwirtschaft. Um aus eigenen Beständen heraus produzieren zu können, betreibt Paul Köster ein Materiallager mit Komponenten im Wert von etwa 1,5 Millionen Euro. Für zahlreiche kritische Kaufteile hat der Anlagenbauer Mindestbestände im System hinterlegt. Wird ein Grenzwert unterschritten, löst die ERP-Lösung einen Beschaffungsvorgang aus. Ein Vorgehen, das kontinuierlich zu überprüfen ist, betont ERP-Manager Frank Schmiedeler.

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Projekt- und Unternehmenscontrolling

Seit der Systemeinführung ist die Planungssicherheit deutlich gestiegen, was auch die Projektleiter bemerken. Um den Wertschöpfungsprozess einer Anlage bis zu ihrer Inbetriebnahme zu koordinieren, nutzen sie die mitlaufende Kalkulation. Diese informiert darüber, ob die aktuellen Kosten ihrer Projekte noch mit der Angebots­kalkulation übereinstimmt. Schieflagen können so früh erkannt werden. Eine Drill-Down-Funktion erlaubt es, Kosten bis auf die Ebene einzelner Kalkulations- und Buchungs­positionen nachzuvollziehen. „Darüber hinaus erfahren wir aber auch, wie sich das Unternehmen als Ganzes entwickelt“, sagt Hildegard Köster. Dafür liefert das System in Echtzeit Kennzahlen zu Betriebsleistung, Umsatz, Auftragsein­gang oder Angebotsentwicklung. Zudem errechnet die dispositive Finanzplanung den mittelfristigen Liquiditätsverlauf. „Wir können den Jahresverlauf jederzeit hochrechnen. Auf diese Weise schaffen wir uns eine belastbare Informationsbasis, um unser Projektgeschäft finanziell abzusichern“, erläutert Hildegard Köster und fügt hinzu: „Für uns sind dies extrem wichtige Informationen, um die Risiken unserer zunehmend komplexer werdenden Aufträge weiter zu beherrschen und unseren Wachstumsweg erfolgreich fortzusetzen.“

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