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Kollaboratives Projektmanagement

Kollaboratives Projektmanagement

Projektmanager müssen sich komplexen Aufgaben stellen, wenn es gilt, parallele und dynamische Produktentstehungsprozesse unter engen Terminvorgaben zu synchronisieren. Um die steigenden Produktivitätsanforderungen zu meistern, benötigen Unternehmen skalierbare und belproastbare Infrastrukturen für eine unternehmens- und bei Bedarf auch länderübergreifende Wertschöpfung.

Bild: Fotolia / Mikhail Kukartsev

Straffe Time-to-Market-Vorgaben verlangen eine ganzheitliche Planung und Steuerung von Entwicklungsprozessen. Gleichzeitig erfordern geringere Wertschöpfungstiefen einen durchgängigen Informations- und Datenaustausch mit Partnern und Lieferanten und neue Technologien wie Elektromobilität führen verstärkt zu unternehmens- sowie teils branchenübergreifenden Entwicklungsprojekten oder Joint Ventures. Eine Erfolgsvoraussetzung für Entwicklungsprojekte ist die zügige Bereitstellung homogener Projektumgebungen, damit die Partner ihre Termine, Quality Gates, Reifegradziele sowie das Risiko- und Maßnahmenmanagement effizient synchronisieren können.

Projekt- und IT-Verantwortliche sind daher gefordert, heterogene Systeme und Formate zu konsolidieren. Denn eine einheitliche Datenbasis vermeidet Mehraufwendungen durch Datenredundanz oder veraltete Datenstände-, und sie bildet die Grundlage für die erfolgreiche Synchronisation organisatorisch oder räumlich verteilter Projektparteien. Das gilt vor allem bei der Einbindung verteilter Fachbereiche, der Integration externer Fachkompetenzen sowie bei Kooperationsprojekten. Verkürzte Entwicklungszyklen und ein Vorsprung bei der Marktreife kundengerechter Produkte sind erhebliche Wettbewerbsvorteile für Unternehmen, die zunehmend auf parallele Produktentwicklung, Fertigung und Erprobung oder ‚Simultaneous Engineering‘ setzen.

Diese Erhöhung des Innovationstempos setzt voraus, dass Fachbereiche auch standortübergreifend und von Anfang an durch einen reibungslosen Informationsaustausch in das Projekt eingebunden werden. Des Weiteren senken fortschreitende Arbeitsteilung und Internationalisierung den Herstelleranteil an der Wertschöpfung zugunsten spezialisierter Lieferanten und Dienstleister. Bei ihrer Auswahl haben Qualitäts- und Know-how-Vorteile wachsendes Gewicht gegenüber reinen Kosteneffekten. Zeitgemäßes Cross Company Project Management (CCPM) trägt dieser Entwicklung Rechnung und gewährleistet die Integration der Projektbeteiligten in produktives Simultaneous Engineering.

Klassische Infrastrukturen zur Projektkoordination

Egal ob Kooperationen, Lieferantenintegration oder Einbindung verteilter Fachbereiche: Komplexe Produktentstehungsprozesse erfordern eine Projektplattform, die die Heterogenität von Daten an den Grenzen zwischen Abteilungen, Unternehmen und Standorten überwindet. Für die Einrichtung homogener und integrativer Projektplattformen stehen heute klassische Infrastrukturen sowie moderne Cloud-Lösungen zur Wahl. Die Abstimmung mit Entwicklungspartnern alleine auf Grundlage eines manuellen Dokumentenaustauschs bedeutet Zeitverlust in der Projektplanung und -steuerung. Das Verfahren ist tendenziell fehlerbehaftet und zu schwerfällig, um Schieflagen im Projektverlauf reaktionsschnell zu korrigieren. Zur unternehmensübergreifenden Steuerung von Terminen, Risiken und Maßnahmen ist eine einheitliche, datenbankgestützte Plattform daher am besten geeignet.

Für die Partnereinbindung in die Planungs- und Steuerungssystematik bietet das Software- und Beratungsunternehmen Actano die Lösung RPLAN E3 an. Anwender setzen dabei zumeist auf drei klassische Infrastrukturen: ‚Web Client Access‘, ‚Rich Client Access‘ und ‚Multi Instance Exchange‘. Beim Web Client Access lässt ein Auftraggeber die Projektpartner auf einzelne, definierte Bereiche der Projektplattform mit eingeschränkten Lese- und Schreibrechten zugreifen. Die Partner benötigen keine Installation der Projektmanagementsoftware [1] und können beispielsweise als Rückmelder browserbasiert in die Prozesse integriert werden. Die Planungshoheit verbleibt damit beim Hersteller. Der Rich Client Access gestattet strategischen oder langfristigen Partnern ihre Planungen auf der Projektplattform des Herstellers aufzusetzen, zu hinterlegen und zu aktualisieren.

Der Projekleiter erhält so direkt Einblick in die Teilprojekte der Partner und kann sie mit dem Gesamtprojekt und anderen Projekten synchronisieren. Die Partner werden umfassend in die Multiprojektlandschaft des Herstellers integriert, was großes Vertrauen voraussetzt. Beim Multi Instance Exchange haben Projektpartner jeweils eine eigene Installation der Projektplanungssoftware und können durch Server-to-Server-Interaktion Planungsstände direkt austauschen. Die Projektbeteiligten verwalten ihre Daten in jeweils eigenen Planungsdatenbanken. Das bedeutet hohe Sicherheit, kann aber Überblick und Einrichtung virtueller Projekträume einschränken. Bei jedem dieser Ansätze vernetzt die Cross Company Planning-Schnittstelle (CCP) Teilplanungen so, dass die Auswirkungen potenzieller Störungen auf die übrigen Teilprojekte und das Gesamtprojekt frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.

Entwicklungszusammenarbeit in der Cloud

Im Vergleich dazu senkt eine ‚Projekt-Cloud‘ die Eintrittshürden in kollaborative Infrastrukturen und vereinfacht die Integration verteilter Partner, die auch kurzfristig und ohne Vorleistungen in Produktentstehungsprozesse eingebunden werden können. Der betriebswirtschaftliche Nutzen einer Online-Lösung besteht in der Flexibilität bei Nutzungsdauer und -umfang sowie in der Kostentransparenz. Investitionen in Hardware, Infrastruktur und Softwarelizenzen sind nicht erforderlich, eine Bindung unternehmenseigener IT-Ressourcen für die Administration der Projektmanagementlösung entfällt praktisch. Voraussetzung eines Cloud-Einsatzes ist, dass die Unternehmenshoheit über sensible Geschäftsdaten, also ihre Vertraulichkeit und Integrität, sowie Revisionssicherheit und Transparenz der Datenverarbeitung, jederzeit garantiert ist.

Technische Integration von Lieferanten vereinfachen

Im Hinblick auf ein abgestimmtes Termin-, Kosten- und Reifegradmanagement ist die Kompatibilität mit der Projektmanagementlösung des Auftraggebers für Zulieferer entscheidend. Allerdings wäre für Lieferanten eine auftragsabhängige Eigeninstallation aufwändiger und zeitintensiver, als auf eine Projektmanagementsoftware des Auftraggebers in der Cloud zuzugreifen, sobald und solange sie benötigt wird. Das erleichtert die frühzeitige und standardisierte Integration von Zulieferern in Produktentstehungsprozesse.

Ohne diese Einbindung können die heterogenen Systeme der Projektpartner zu Friktionen im Datenaustausch führen; zudem würden verschiedene Planungsstandards, Systembrüche und asymmetrische Informationsverteilungen die rechtzeitige Identifikation von Risiken und Störungen im Gesamtsystem erschweren. Eine moderne Lieferanten-Cloud schafft dagegen hohe Informationsverfügbarkeit bezüglich eines unternehmensübergreifenden Zugriffs auf aktuelle Daten und kollaborative Projekträume.

Der resultierende, effiziente Informationsaustausch unterstützt einheitliche, verbindliche Planungsstandards und durchgängiges Reifegrad-, Risiko- und Maßnahmenmanagement. Schließlich bietet eine Lieferanten-Cloud Vernetzungsmöglichkeit der Lieferanten untereinander, aber auch Abschirmung sensibler Teilprojektdaten gegenüber Wettbewerbern in geschützten Online-Bereichen. In Entwicklungskooperationen oder Joint Ventures kann die Cloud als neutrale Plattform für ein gleichberechtigtes, kollaboratives Projektmanagement dienen. Damit lässt sich ein Höchstmaß an Transparenz bei der integrierten Projektplanung und -steuerung verwirklichen. Die hohe Skalierbarkeit der Online-Lösung erlaubt dem Projektleiter zudem, jederzeit weitere Kooperationspartner hinzuzufügen.

Zuverlässige Infrastruktur für den Wissenstransfer

In der komplexen Produktentstehung erfüllt das Projektmanagement eine Klammerfunktion bei der Einbindung von Fachabteilungen und externen Partnern: Eine isolierte, erst nachträglich und manuell zusammengeführte Projektplanung ist ineffizient und fehleranfällig. Hier schafft eine stabile Infrastruktur, die eine Projektmanagementsoftware mit allen relevanten Daten an verteilten Standorten verfügbar macht, die erforderliche Informations- und Wissensvernetzung. Sie bildet die Basis für die ganzheitliche Planung und Steuerung von Entwicklungsprozessen und damit auch für eine verkürzte Produktentstehung bis zur Marktreife.

Das Rückgrat homogener Entwicklungsumgebungen sind nach wie vor Client-Server-Infrastrukturen. Als Ergänzung und Erweiterung für unternehmensübergreifendende Entwicklungsplattformen ist die Projekt-Cloud aber inzwischen zu einer interessanten Option herangereift. Das gilt vor allem dann, wenn Hersteller neue Partner kurzfristig, erstmalig oder nur vorübergehend in kollaboratives Projektmanagement integrieren wollen. Zumindest für eine temporäre und dennoch eng synchronisierte Zusammenarbeit über Funktions-, Organisations- und Landesgrenzen hinweg wird sich die Projekt-Cloud als Alternative zu klassischen Lösungen etablieren.