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Kollaboratives Projektmanagement

Projektmanager müssen sich komplexen Aufgaben stellen, wenn es gilt, parallele und dynamische Produktentstehungsprozesse unter engen Terminvorgaben zu synchronisieren. Um die steigenden Produktivitätsanforderungen zu meistern, benötigen Unternehmen skalierbare und belastbare Infrastrukturen für eine unternehmens- und bei Bedarf auch länderübergreifende Wertschöpfung.

Bild: Fotolia / Mikhail Kukartsev

Straffe Time-to-Market-Vorgaben verlangen eine ganzheitliche Planung und Steuerung von Entwicklungsprozessen. Gleichzeitig erfordern geringere Wertschöpfungstiefen einen durchgängigen Informations- und Datenaustausch mit Partnern und Lieferanten und neue Technologien wie Elektromobilität führen verstärkt zu unternehmens- sowie teils branchenübergreifenden Entwicklungsprojekten oder Joint Ventures. Eine Erfolgsvoraussetzung für Entwicklungsprojekte ist die zügige Bereitstellung homogener Projektumgebungen, damit die Partner ihre Termine, Quality Gates, Reifegradziele sowie das Risiko- und Maßnahmenmanagement effizient synchronisieren können.

Projekt- und IT-Verantwortliche sind daher gefordert, heterogene Systeme und Formate zu konsolidieren. Denn eine einheitliche Datenbasis vermeidet Mehraufwendungen durch Datenredundanz oder veraltete Datenstände-, und sie bildet die Grundlage für die erfolgreiche Synchronisation organisatorisch oder räumlich verteilter Projektparteien. Das gilt vor allem bei der Einbindung verteilter Fachbereiche, der Integration externer Fachkompetenzen sowie bei Kooperationsprojekten. Verkürzte Entwicklungszyklen und ein Vorsprung bei der Marktreife kundengerechter Produkte sind erhebliche Wettbewerbsvorteile für Unternehmen, die zunehmend auf parallele Produktentwicklung, Fertigung und Erprobung oder ‚Simultaneous Engineering‘ setzen.

Diese Erhöhung des Innovationstempos setzt voraus, dass Fachbereiche auch standortübergreifend und von Anfang an durch einen reibungslosen Informationsaustausch in das Projekt eingebunden werden. Des Weiteren senken fortschreitende Arbeitsteilung und Internationalisierung den Herstelleranteil an der Wertschöpfung zugunsten spezialisierter Lieferanten und Dienstleister. Bei ihrer Auswahl haben Qualitäts- und Know-how-Vorteile wachsendes Gewicht gegenüber reinen Kosteneffekten. Zeitgemäßes Cross Company Project Management (CCPM) trägt dieser Entwicklung Rechnung und gewährleistet die Integration der Projektbeteiligten in produktives Simultaneous Engineering.

Klassische Infrastrukturen zur Projektkoordination

Egal ob Kooperationen, Lieferantenintegration oder Einbindung verteilter Fachbereiche: Komplexe Produktentstehungsprozesse erfordern eine Projektplattform, die die Heterogenität von Daten an den Grenzen zwischen Abteilungen, Unternehmen und Standorten überwindet. Für die Einrichtung homogener und integrativer Projektplattformen stehen heute klassische Infrastrukturen sowie moderne Cloud-Lösungen zur Wahl. Die Abstimmung mit Entwicklungspartnern alleine auf Grundlage eines manuellen Dokumentenaustauschs bedeutet Zeitverlust in der Projektplanung und -steuerung. Das Verfahren ist tendenziell fehlerbehaftet und zu schwerfällig, um Schieflagen im Projektverlauf reaktionsschnell zu korrigieren. Zur unternehmensübergreifenden Steuerung von Terminen, Risiken und Maßnahmen ist eine einheitliche, datenbankgestützte Plattform daher am besten geeignet.

Für die Partnereinbindung in die Planungs- und Steuerungssystematik bietet das Software- und Beratungsunternehmen Actano die Lösung RPLAN E3 an. Anwender setzen dabei zumeist auf drei klassische Infrastrukturen: ‚Web Client Access‘, ‚Rich Client Access‘ und ‚Multi Instance Exchange‘. Beim Web Client Access lässt ein Auftraggeber die Projektpartner auf einzelne, definierte Bereiche der Projektplattform mit eingeschränkten Lese- und Schreibrechten zugreifen. Die Partner benötigen keine Installation der Projektmanagementsoftware und können beispielsweise als Rückmelder browserbasiert in die Prozesse integriert werden. Die Planungshoheit verbleibt damit beim Hersteller. Der Rich Client Access gestattet strategischen oder langfristigen Partnern ihre Planungen auf der Projektplattform des Herstellers aufzusetzen, zu hinterlegen und zu aktualisieren.

Der Projekleiter erhält so direkt Einblick in die Teilprojekte der Partner und kann sie mit dem Gesamtprojekt und anderen Projekten synchronisieren. Die Partner werden umfassend in die Multiprojektlandschaft des Herstellers integriert, was großes Vertrauen voraussetzt. Beim Multi Instance Exchange haben Projektpartner jeweils eine eigene Installation der Projektplanungssoftware und können durch Server-to-Server-Interaktion Planungsstände direkt austauschen. Die Projektbeteiligten verwalten ihre Daten in jeweils eigenen Planungsdatenbanken. Das bedeutet hohe Sicherheit, kann aber Überblick und Einrichtung virtueller Projekträume einschränken. Bei jedem dieser Ansätze vernetzt die Cross Company Planning-Schnittstelle (CCP) Teilplanungen so, dass die Auswirkungen potenzieller Störungen auf die übrigen Teilprojekte und das Gesamtprojekt frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.

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