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Kollaboration und Kommunikation

Zum Licht am Ende des Tunnels

Konkurrenz und steigende Anforderungen der Kunden setzen produzierende Unternehmen unter Druck. Steigende Varianz der Produkte, komplexe Prozesse sowie globale Wertschöpfungsnetzwerke werden zur Herausforderung. Software ist ein wesentlicher Baustein, um Zusammenarbeit und Kommunikation über den gesamten Produktlebenszyklus zu fördern. Doch der Weg zur passenden Lösung gleicht einer Fahrt durch einen dunklen Tunnel.



Bild: Technische Universität Berlin

Man stelle sich einen dunklen kurvigen Weg vor, wie in einem Tunnel aus längst vergangenen Tagen, dessen Ziel man nur so ungefähr erahnen kann, das Ende jedoch nicht sieht. Zugegeben, die heutigen Tunnel sind gut ausgeleuchtet, haben entsprechende Sicherheitsvorkehrungen und meist ein sichtbares Ende. Bezogen auf Prozesse und Abläufe und deren einhergehende informationstechnische (IT) Unterstützung in heutigen Unternehmen hat das Bild des antiquierten Tunnels in einigen Aspekten jedoch durchaus eine Berechtigung. Die zunehmende Komplexität der Prozesse, die über Grenzen hinweggehenden Produktions- und Wertschöpfungsnetzwerke, sowie die steigende Varianz der Produkte fordern ihren Tribut in Form einer unternehmensübergreifenden Kollaboration und Kommunikation.

Treiber hierfür sind unter anderem die steigenden Anforderungen der Kunden, vermischt mit dem zunehmenden Konkurrenzdruck der jeweiligen Branche. Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Prozesse im Sinne einer ganzheitlichen, transparenten und stets nachvollziehbarer Zusammenarbeit bezüglich Ablauf und Organisation beherrschen zu müssen. Dem gegenüber steht eine Fülle an IT-gestützten Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen, die kaum zu überblicken ist. Zu den bereits etablierten Systemherstellern kommen Start-ups auf den Markt, die die Kollaboration und Kommunikation in Unternehmen teilweise völlig neu definieren. Einen klaren Marktführer sucht man vergebens. Unter der Voraussetzung gestaltet sich der Weg, der zum Licht am Ende des Tunnels führt, daher eher kurvenreich und unabsehbar.

Vor Einfahrt: Halt!

Eine Antwort sollte sich unternehmensbezogen auf strategischer Ebene dennoch schnell finden lassen meint man. Verbunden mit dem in vielen Unternehmen vorhandenen Leitbild sollte die Umsetzung auf operativer Ebene als Vorhaben gut umzusetzen sein. Jedoch gerade auf der operativen Ebene, die für das Erreichen der Unternehmensziele im Rahmen des täglichen Geschäfts zuständig ist, verbirgt sich eine zusätzliche Komplexität. Die gelebte Praxis, die unter Einbezug der Beschäftigten zu betrachten ist, bedeutet die Konfrontation mit Unvorhergesehenem, Unlogischem aber auch Individuellem, Besonderem und Ungewöhnlichem. Im Hinblick auf die Kommunikation und Kollaboration untereinander spielen gewachsene Strukturen und das vorhandene Wissen der Beschäftigten eine große Rolle.

Unternehmen verschiedener Branchen ist dabei die Bedeutung von Wissensmanagement als wesentlicher Faktor und Voraussetzung für eine nachhaltige effiziente und zukunftssichernde Wettbewerbsfähigkeit längst bewusst. Es gibt viel Wissen in Unternehmen, wichtig ist jedoch zu unterscheiden welcher Art dieses Wissen ist. In dem Zusammenhang ist von implizitem und explizitem Wissen die Rede. Spricht man von implizitem Wissen, so ist dieses personen- beziehungsweise an eine Organisation in einem Unternehmen gebunden. Verlässt diese Person das Unternehmen oder wird eine Organisation umstrukturiert, so geht dieses Wissen häufig verloren. Unter explizitem Wissen wird hingegen personenunabhängiges Wissen verstanden, welches dem Unternehmen erhalten bleibt. Daher ist es in hohem Maße erstrebenswert gerade für etablierte, über die Zeit gewachsene Unternehmen, implizites Wissen zu erfassen und nutzbar zu machen. Allerdings kann erst die anwendbare Bereitstellung des Wissens für einen wirklichen Mehrwert sorgen. Neu gegründete Unternehmen etablieren meist schon mit Gründung ein gezieltes Wissensmanagement. Die Neueinführung in bereits gefestigte und etablierte Strukturen gestaltet sich hingegen schwieriger. Erfahrungen, Fertigkeiten, Vorbehalte und Hemmnisse sowie die Routine der Abläufe fließen hier mit ein.



Experten sehen die Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie überwiegend international getrieben. Bild: Statista – statistic_id4862


Licht am Ende des Tunnels

Nun ist es nicht verkehrt, eine Software oder ein geeignetes Werkzeug zum Einsatz bringen zu wollen. Das Ziel ist klar: den Prozess und die Abläufe robust und nachvollziehbar zu gestalten. Arbeitsprozesse und Workflows werden bereits in vielen Unternehmen durch Informationstechnologien unterstützt. Ideal wäre es, würden diese informativ begleiteten Prozesse bereits in ein gesteuertes Wissensmanagement mit einfließen können. Der bloße Einsatz einer geeigneten Software klingt daher verlockend. Aber inwiefern trägt das Ganze dazu bei, die Zusammenarbeit besser zu organisieren, transparent und nachvollziehbar zu erfassen? Wie sollen mit diesen Mitteln die übergeordneten Unternehmensziele erreicht werden? An dieser Stelle hilft eine methodische und systematische Herangehensweise, um das Ganze anzugehen. Denn es wäre geradezu vermessen zu behaupten, man hätte für die geschilderte Problematik und für alle im Zusammenhang stehenden Disziplinen, Strömungen und Anforderungen des Wissensmanagements ‘die Lösung’. Softwarekomplettlösungen verheißen dies allerdings sehr häufig. Insbesondere für das Umfeld des Wissensmanagements scheint es ein Konzept für alle praktischen Probleme zu geben.

Die Umsetzung kann jedoch zur Ernüchterung führen, wenn Prozesse und Organisationsabläufe durch IT-Vendoren allzu schnell auf die Funktionsebene heruntergebrochen werden; mit dem bloßen Ziel eine passende Systemintegration zu erreichen. Erhebliche Kosten über die Anschaffung der IT-Systemsoftware hinaus sind meist das Resultat. Allzu pauschalisierte und formalisierte Lösungsansätze, die ein hohes Maß an Expertenwissen voraussetzen, welches nicht zwangsläufig in dem eigenen Unternehmen vorhanden ist, führen zudem auf den falschen Weg. Die Lösung des eigentlichen Problems wird damit überlagert und durch ein zusätzliches ergänzt. Die Prozessintegration wird man durch alleinige Systemintegration nicht erreichen. Weiterhelfen kann eine IT-Systemneutrale, methodische Herangehensweise. Die unabhängige methodische Prozessberatung sieht einen mehrstufigen Prozess vor, der mit einer gründlichen Analyse einhergeht und eben nicht das Interesse der Platzierung eines bestimmten Produktes vorsieht. Ist die Problemstellung erkannt, wird mit den Entscheidungsträgern aus einem Unternehmen gemeinsam unter Einbezug der jeweiligen Experten auf Augenhöhe nach geeigneten Lösungen für die individuelle betriebliche Situation gesucht.

IT-systemneutrale Vorgehensweise


Die Autorin Andrea Kaluza ist im Fachgebiet für industrielle Informationstechnik des Instituts für Werkzeugmaschinen und Fabrikbetrieb der Technischen Universität Berlin tätig.

Angelehnt an ein Tunnelbauvorhaben ist daher zunächst eine grundlegende Analyse der Topologie die Voraussetzung. Auf Unternehmen bezogen beinhaltet es die Prozesse, Abläufe und vorhandene IT-Systemlandschaft. Basierend darauf wird sich, wie in dem folgend beschriebenen vierstufigen Vorgehen, für oder gegen die Auswahl einer IT-Systemsoftware ausgesprochen. Die erste Stufe sieht eine Definition derjenigen Ziele vor, die erreicht werden sollen. Eine verbindliche Festlegung der Ziele, priorisiert und qualitativ bewertet hinsichtlich ihrer Unterstützungseignung, wird in Form einer Anforderungsliste zusammengetragen. Diese bietet die Entscheidungsgrundlage bezüglich der folgenden Stufe. Stufe zwei sieht eine Ist-Analyse im Unternehmen vor, aus der auf Basis der erstellten Anforderungsliste mögliche Einführungsszenarien abgeleitet werden.

Wichtiger Punkt hierbei ist die Abschätzbarkeit und erste Differenzierung des Umsetzungsaufwands. Das favorisierte Szenario, in enger Absprache mit den Entscheidungsträgern eines Unternehmens, stellt dann das Soll-Konzept des IT-gestützten Einführungsprojektes dar. Eine daraufhin erstellte Wirtschaftlichkeitsberechnung für das Soll-Konzept in Verbindung mit einer Anpassung der Anforderungsliste stellt die nächste Entscheidungsgrundlage. Die Klärung, ob und wie die Umsetzung auszusehen hat, wird vorgenommen und schließt die Untersuchungsphase ab. Die dritte Stufe geht damit in eine Umsetzungsphase über. Ausgewählte Prozesse werden gemeinsam mit dem IT-gestützten Systemmodell in einem Pilotsystem implementiert. Es erfolgt also eine Abbildung der definierten Ziele aus der ersten Projektstufe in implementierungsfähige und systemneutrale Modelle. Die vierte Stufe sieht dann die eigentliche Systemimplementierung vor. Hierdurch sollen der Implementierungsaufwand und die gewünschte Durchdringungstiefe der letztendlichen Betriebsphase abgeschätzt werden. Wesentlich ist die Durchgängigkeit und Transparenz der Prozesse, daher ist der Nachweis einer möglichen Anbindung an bereits vorhandene IT-Systeme des Unternehmens zu erbringen. Sämtliche aus diesem Prozess gewonnenen Erfahrungen werden in Form einer abschließenden Anforderungsliste dokumentiert.

Grundvoraussetzungen klären

Diese vier Stufen dienen dem Aufbau und der Klärung der Grundvoraussetzungen im Unternehmen bezüglich eines IT-Systems zur Unterstützung der Prozesse und Abläufe für die Kommunikation und Kollaboration. Das Vorgehen und die Investitionen in eine systemunabhängige Beratung erscheinen zunächst sehr aufwendig. Letztendlich führt es dazu, den Erfordernissen eines Unternehmens gerecht zu werden und eine passende Lösung zu finden, die sich langfristig bewährt. Der innerhalb des Stufenplans vorgesehene sukzessive Einbezug der betreffenden Experten aus den jeweiligen Abteilungen, während der Projektlaufzeit sorgt für eine solide Basis. Diese ermöglicht durch systematische Herangehensweise unter anderem die Weitergabe des benötigten Wissens an entsprechender Stelle in die jeweilige Fachabteilung. Durch das vorgesehene Pilotprojekt kann die Abschätzbarkeit des Auskommens und der erlangten Ergebnisse durch das gewählte IT-Werkzeug und damit einhergehend eine Abschätzung der Folgekosten getroffen werden.



Der Weg zur passenden IT-Lösung ist lang und dunkel. Systemunabhängige Beratung führt zum Licht am Ende des Tunnels. Bild: © Unsplash/pixabay.com
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