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Besucherverwaltung und Lieferverkehr-Management

Kein Zutritt für Unbefugte

Sicherheitskonzepte müssen das Werksgelände einschließen. Denn fremde Personen auf dem Gelände können ein grundsätzliches Sicherheitsrisiko darstellen. Mit einer Software für Besucherverwaltung und Lieferverkehr-Management lassen sich diese Risiken reduzieren.

Eine Besucherverwaltung dokumentiert Firmenbesuche revisionssicher. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Eine Besucherverwaltung dokumentiert Firmenbesuche revisionssicher. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Eine Software für Besucherverwaltung und Lieferverkehrmanagement greift da ein, wo die übliche Zutrittskontrolle an ihre Grenzen stößt. Visit von PCS Systemtechnik verwaltet etwa alle Besuchsvorgänge von Gästen und externen Dienstleistern auf dem Firmengelände. Besuchsvorgänge werden angemeldet und Besucher beim Eintreffen revisionssicher registriert.

Ausweise scannen

Für produzierende Unternehmen reicht die Selbstauskunft von Besuchern oft nicht aus. Nur eine Identitätsfeststellung stellt sicher, dass sich unbekannte Personen mit den korrekten Personendaten anmelden. Die PCS-Software hat die Möglichkeit, Ausweisdokumente von Besuchern über einen Ausweisscanner zu registrieren. Die Echtheitsüberprüfung des Dokuments funktioniert mittels UV-Licht. Nach der Ausweisüberprüfung werden die persönlichen Angaben automatisiert in die Datenbank des Besuchermanagements übernommen.

Sanktionslisten prüfen

Nicht alle Besucher, die sich anmelden, sind wirklich im Unternehmen willkommen, gerade in Zeiten verschärfter Sanktionsbestimmungen muss gewissen Personenkreisen der Zutritt untersagt werden. Unternehmen sollten also bei Ihren Lieferanten sicherstellen, dass Sie nur mit Firmen und Personen zu tun haben, die den Verordnungen des EU-Sicherheitsrates entsprechen. Das PCS Besuchermanagement übernimmt den automatischen Abgleich gegen aktuelle Sanktionslisten und gibt Warnmeldungen bei Treffern aus. Ein Besuchsvorgang wird in solchen Fällen abgelehnt.

Nicht ohne Genehmigung

Über die Software werden Besuchsvorgänge zunächst von Mitarbeitern vorangemeldet, der anschließende Workflow sorgt für einen stringenten Genehmigungsprozess. Beispielsweise müssen externe Teilnehmer einer Schulung vom zuständigen Schulungsleiter bestätigt werden, bevor sie das Haus betreten dürfen. Fehlt diese Genehmigung, darf die Pforte Besucher nicht registrieren. Hilfreich ist ein solcher Genehmigungs-Workflow auch für die Ausgabe von Besucherausweisen mit temporären Zutrittsrechten. Erst nach Genehmigung erfolgt auch eine Zuweisung in der Zutrittskontroll-Software und der Besucher kann den Besucherausweis zur temporären Zutrittssteuerung nutzen. Mit der Abmeldung endet der Besuchsvorgang. Unbekannte Personen auf dem Gelände gehören damit der Vergangenheit an.

Wer war wann auf dem Gelände? Mit dem Lieferverkehrmanagement werden Fahrzeuge revisionssicher dokumentiert. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Wer war wann auf dem Gelände? Mit dem Lieferverkehrmanagement werden Fahrzeuge revisionssicher dokumentiert. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Erweiterbares System

Das Grundsystem kann zu einem Managementsystem für den Lieferverkehr auf dem Gelände erweitert werden. Dann erfasst die Software den gesamte Ablauf, von der Ankunft über die Einfahrt bis zur Quittierung an der Laderampe. Alle Vorgänge werden abgelegt. Sind Wartezonen für den Lieferverkehr vorhanden, so können die angemeldeten und vorbereiteten Fahrer über Pager, Anzeigetafeln oder per SMS aufgerufen werden. Ein Workflow-Prozess zur Genehmigung der Anlieferung sorgt für weitere Optimierung, so ist jederzeit der Status der Lieferung einsehbar. Sollen Lieferanten oder Spediteure selbständig auf das Gelände einfahren, können temporäre RFID-Ausweise für die Zufahrtskontrolle ausgegeben werden. Bei der Registrierung wird der Ausweis aktiviert, so dass sich der Fahrer im Rahmen seiner Berechtigungen innerhalb des Firmengeländes frei bewegen kann. Nach der vorgesehenen Zeit erlischt die Zufahrtsberechtigung. Über die dokumentierte Ausweishistorie kann nachvollzogen werden, welche Person in welchem Zeitraum einen bestimmten Ausweis nutzte.

Anmeldung im Self-Service

Mit Visit können Lieferanten vorab Informationen zur Zufahrt erhalten. Personal an der Pforte ist nicht notwendig, die Anmeldung erfolgt über Kiosksysteme. PCS bietet dafür konfigurierbare Systeme an. Die Registrierung ist aktuell in rund 20 Sprachen möglich. Über das Kioskterminal können zudem Besucherausweise erstellt und automatisch ausgegeben werden. Die Ausweise werden am Ende des Besuchsvorganges an einem Motoreinzugsleser automatisiert wieder eingezogen, ähnlich einer Ausfahrt aus einem Parkhaus.

Zeitunabhängige Sicherheitsunterweisung

Auf einem fremden Firmengelände ist oftmals eine Sicherheitsunterweisung vorgeschrieben. Mit Visit kann diese Sicherheitsunterweisung zeitunabhängig erfolgen. Der Zugang zur Unterweisung wird entweder vorab über einen Link verschickt oder vor Ort am Self-Service-Terminal absolviert. Eine anschließende Lernerfolgskontrolle schließt die Sicherheitsunterweisung ab.

Wer war wann auf dem Gelände? Mit dem Lieferverkehrmanagement werden Fahrzeuge revisionssicher dokumentiert. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Wer war wann auf dem Gelände? Mit dem Lieferverkehrmanagement werden Fahrzeuge revisionssicher dokumentiert. (Bild: PCS Systemtechnik GmbH)

Kennzeichnen automatisiert erkennen

Wird das Lieferverkehr-Management durch eine Zufahrtskontrolle mit Kennzeichenerkennung ergänzt, können etwa Garagentore automatisch geöffnet. Angemeldete Kennzeichen werden in einer Datenbank hinterlegt. Vor der Zufahrt zum Gelände oder einer Garage ermitteln Spezialkameras die Autokennzeichen. Eine Erkennungssoftware übermittelt die Datensätze an die übergeordnete Zutrittssoftware. Ist das Kennzeichen mit Zufahrtsberechtigung eingetragen, wird die Zufahrt freigegeben.

Systeme kombinieren

Oft sind auch unterschiedliche Gewerke miteinander kombinierbar. Visit kann beispielsweise mit einer Zutrittskontroll-Software kombiniert werden, die als übergeordnete Managementsoftware fungiert und mit weiteren Applikationen, wie Gefahrenmeldesystemen, kommuniziert. Sicherheitsrelevante Anwendungen werden so unter einem Dach gebündelt. Auch die Kombination der Zutrittskontrolle mit einer Videoüberwachung kann sinnvoll sein. Die PCS-Software interagiert bei der Verwaltung der Kameras mit der Videomanagementsoftware Qognify. Diese eignet sich auch für große Installationen von mehr als 100 Kameras. Aufgezeichnete Videodaten können auf Grund von Alarmen zur schnellen Gefahrenanalyse direkt in der Zutrittskontrolle angezeigt werden. Unbekannte Personen werden schnell entdeckt und der Wachdienst alarmiert.

Datum:4. Oktober 2023

Autoren:Susanne Plank ist verantwortlich für PR und Content bei der PCS Systemtechnik GmbH.

Themen: Hardware und Infrastruktur

Webseite: www.pcs.de

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