- IT&Production - https://www.it-production.com -

Systemintegration im Griff

Kein Vabanquespiel im Einführungsprojekt

Systemintegration im Griff

Die Einführung eines neuen Unternehmenssystems kann einem IT-Abenteuer gleichen, vor allem wenn Folgekosten und Implementierungsaufwand unterschätzt werden. Eine umfassende Strategie und die frühzeitige Planung der Reihenfolge der einzuführenden Module spielen eine wichtige Rolle, um Zeitaufwand und Kostenhorizont im Vorfeld verlässlich einschätzen zu können.

Bild: Fotolia / N-Media

Rund 53 Prozent aller Unternehmen bevorzugen die schrittweise Einführung eines neuen Enterprise Resource Planning-Systems (ERP), 35 Prozent wählen den ‚Big Bang‘ – also einen gleichzeitigen Produktivstart sämtlicher System-Module in allen Niederlassungen. Lediglich elf Prozent entscheiden sich für eine hybride Variante: die komplette ERP-Implementierung in einigen Dependancen und die sukzessive Einführung von Teilsystemen in anderen Zweigstellen. Das sind die Ergebnisse der Studie ‚2011 ERP Report‘ des Marktforschungsinstituts Panorama Consulting Group in Centennial, Colorado. Die Erhebung der auf das ERP-Segment spezialisierten US-Analysten unter 185 Teilnehmern aus 57 Ländern für das Jahr 2010 zeigt einmal mehr: Die Integration eines neuen Unternehmenssystems hängt stark von den individuellen Bedürfnissen einzelner Unternehmen, von der Priorität einzelner Module und nicht zuletzt von den unterschiedlichen Branchensegmenten ab, in denen die jeweiligen Organisationen agieren.

Der Anteil ungeplanter Projektkosten steigt

Überraschend muten indes die Zahlen des ‚Risikofaktors‘ für ERP-Projekte im Vergleich zu den Vorjahresergebnissen an: 61,1 Prozent der befragten Unternehmen erklärten, dass die für die Implementierung ursprünglich vorgesehene Zeit überschritten werden musste. Im Jahr 2009 waren dies gerade einmal 35,5 Prozent. Ähnlich negativ äußerten sich die Interviewten im Zusammenhang mit den anvisierten Projektkosten. 74,1 Prozent der Befragten erklärten, die Ausgaben hätten das kalkulierte Budget überschritten – bei der vorhergehenden Umfrage waren dies noch 51,4 Prozent.

Die Berater gehen angesichts dieser Entwicklung davon aus, dass viele Unternehmen nach den Turbulenzen mit der weltweiten Wirtschaftskrise entschieden haben, den Etat für bevorstehende Implementierungen radikal zu kürzen und beispielsweise an den unterstützenden Ressourcen zu sparen. IT-Verantwortliche unterschätzten dabei insbesondere die Folgekosten für Mitarbeitertrainings, Software-Anpassungen und externe Beratungsdienstleistungen.

Thomas Winter, Regional Vice-President Consulting Services Enterprise Solutions Central Europe beim ERP-Anbieter Infor, weiß um die Problematik: „Die langen Implementierungszeiten beschäftigen die Branche nicht erst seit gestern. Oft ist es eine Kombination aus schlechter Beratung, falschen Erwartungen seitens der Anwender, vor allem aber der Produktkomplexität, die ein Projekt in die Länge ziehen kann.“ Solche typischen Schwächen des ERP-Geschäfts adressiert das Softwarehaus mit einem speziellen Implementierungsprogramm: Mit ‚Fast Start‘ hat der Systemhersteller eine Methodik entwickelt, die eine schnelle Einführung auf Basis von Best-Practice-Ansätzen für den Fertigungsbereich ermöglichen und somit die operativen Leistungen verbessern soll. Um Standardabläufe rascher einbinden zu können, hält das Programm vordefinierte Vorlagen für Geschäftsrollen und -prozesse parat.

Implementierung: Zwischen Sicherheit und Effizienz

In Sachen Implementierungsmethodik sieht Winter unterdessen keinen allgemeingültigen Königsweg. „Ob sich nun die sukzessive Einführung einzelner ERP-Module oder aber der Big Bang besser eignet, kommt ganz auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens an“, erklärt der Consulting-Manager. Prinzipiell habe eine schrittweise Einführung – neben schnellen Erfolgserlebnissen für Mitarbeiter – den Vorteil, dass der Zeitrahmen und die Komplexität von Einzelprojekten überschaubar blieben. Darüber hinaus verteilten sich die Projektkosten bei dieser Methode auf einen längeren Zeitraum und ermöglichten so eine bessere Planung des Budgets. Allerdings gibt Winter zu bedenken: „Beim sukzessiven Modell treten Integrationseffekte oft erst nach Abschluss der Implementierung auf. Der größte wirtschaftliche Nutzen ergibt sich oft nur im Zusammenspiel der Module.“

Die Einführung eines kompletten ERP-Systems per Stichtag empfehle sich hingegen dann, wenn die Entwicklung von Schnittstellen für die Verbindung zwischen alter und neuer Umgebung unverhältnismäßig viel Zeit und Geld in Anspruch nehme. Die abrupte Abschaltung der bis dato verwendeten Infrastruktur berge dann allerdings das Risiko, dass schlimmstenfalls das Unternehmen stillsteht, wenn geschäftskritische Komponenten nicht funktionierten. „Wer sicher gehen möchte, fährt beide Umgebungen für eine Zeit lang im Parallelbetrieb.“ Um in diesem Fall ein ‚Datenkauderwelsch‘ zu vermeiden, sollten Anwender ab dem Go Live lediglich mit Leserechten für das Altsystem ausgestattet werden – so lange, bis die neue Umgebung im Produktivbetrieb zuverlässig läuft.

IT-Einsatz in der Lebensmittelindustrie: CFS Germany setzt zur Verbindung von Management-, Entwicklungs- und Produktionsdaten unter anderem ein Projektmodul des Geschäftssystems ein.
Bild: CFS Germany

Einführungsreihenfolge für Module planen

Technisch betrachtet unterscheide sich die Einführung zwischen den unterschiedlichen Implementierungsformen hingegen nicht. Wichtig seien zudem Überlegungen, in welcher Reihenfolge die einzelnen System-Module zum Einsatz kommen sollen und welche Abhängigkeiten existieren. „Das ist von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche völlig unterschiedlich“, erklärt der Implementierungsfachmann. So müsse beispielsweise in der produzierenden Industrie für gewöhnlich die Lagerwirtschaft rund laufen, bevor das Modul für die Fertigung an den Start ginge. Üblich sei etwa, Kern-ERP-Funktionen wie Lagerwirtschaft, Einkauf und Fertigung einzuführen, bevor etwa das Service-Modul oder Product Lifecycle Management in Angriff genommen werden könne. Winters Fazit lautet: „Es gibt kein Patentrezept. Für manche ist das Customer Relationship Management derart geschäftskritisch, dass sie dieses Modul zuerst implementieren.“

Kleinere Unternehmen bevorzugen den ‚Big Bang‘

Prinzipiell wird der Big Bang von kleinen und mittelständischen Unternehmen gewählt, während große Konzerne sich für die schrittweise Version entscheiden. Das zeigt auch das Beispiel der CFS Germany GmbH aus Osnabrück. Das international operierende Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 2.000 Mitarbeiter und vertreibt Maschinen, Dienstleistungen und Software für die Lebensmittelindustrie. Vor rund zwölf Jahren hatte sich das Unternehmen für Infor ERP Baan IV entschieden, kürzlich löste Infor ERP LN am Standort Deutschland die Vorgängerversion ab. Der Systemwechsel konnte nach vier Monaten – inklusive Schulungen der Key-User – abgeschlossen werden. „Da wir die Benutzeroberfläche bereits von Infor ERP Baan IV kannten, ging die Eingewöhnung recht zügig und intuitiv“, erläutert Sven Göhring, Business Service Group Leader bei CFS. Sehr wichtig war für das Unternehmen dabei die eigenständige Integration von Fremdanwendungen. „Dazu zählt zum Beispiel ein Product Lifecycle Management-System (PLM) und ein Sales-Modul“, sagt der CFS-Manager. „Wir wollten gern alle relevanten Softwarekomponenten unter einem Dach zusammenfassen, damit wir ohne Systembrüche mit gleicher Datenbasis und einheitlicher Oberfläche arbeiten können.“

Zentrale Anforderung: Einheitliche Datenbasis

Das Unternehmen konnte so vor allem die Kapazitätsplanung entscheidend verbessern. Die Abteilungs- und Maschinenauslastung wird zum Beispiel heute mit einem Mausklick abgerufen: „Jetzt registrieren wir lange im Voraus, wann unsere Kapazitätsgrenzen erreicht sind. Wir sehen immer, wie kosteneffizient wir gerade arbeiten, und können dabei auch externe Kosten berücksichtigen“, sagt Göhring. Insgesamt konnte das Unternehmen so seine Durchlaufzeiten um zwei Wochen verkürzen und Lagerbestände um 25 Prozent reduzieren. Das Projektmodul des Systems hat sich derweil als eines der nützlichsten Module für CFS erwiesen. Hier werden sowohl Stücklisten als auch Zeichnungen über die PLM-Integration aus verschiedenen CAD-Systemen dem Auftrag zugeordnet. Netzpläne, Bedarfe, Kosten und Erlöse sind für das Projekt auf einen Blick ersichtlich. Somit ist auch der Lebenszyklus für Service-Aktivitäten abrufbar – die gesamte Historie einer ­Maschine lässt sich auf einen Blick aufrufen.