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IT-Unterstützung für Beschaffung und Reparatur

IT-Unterstützung für Beschaffung und Reparatur

Einer der Wegbereiter der Strichcode-Technologie in Deutschland ist Barcodat in Dornstetten. Durch den Wechsel von einer betagten DOS-Lösung zu einem spezialisierten Geschäftssystem konnte das Unternehmen interne Prozesse in Vertrieb, Beschaffung und Reparatur durchgängiger gestalten. Inzwischen hat Barcodat sogar eine Anbindung für mobile Datenerfassung für die Unternehmenssoftware entwickelt.

Bild: Abas

Der fiepende Kontrollton, der das Einlesen von Barcode über den Scanner bestätigt, ist heute ein typische Geräusch an jeder Supermarktkasse. Dabei ist das Tastengeklacker erst Ende des letzten Jahrhunderts verstummt: Bis zum Jahr 2000 wurden etwa bei Aldi die Warenpreise noch von Kassiererinnen eingetippt – dann übernahm auch bei dem Discounter die Barcode-Technik die Übermittlung der Preisinformation an das Warenwirtschaftssystem. Erfunden wurde der Strichcode bereits im Jahr 1948 in den USA als eine Art gedrucktes Morse-Alphabet: Dicke und dünne Striche als visuelles Gegenstück für die langen und kurzen Morse-Töne. Doch es dauerte bis in die 80er-Jahre, bis sich die Technologie verbreitete.

In Deutschland fielen auf der Hannover Messe 1986 einem freien Handelsvertreter die Barcode-Scanner auf dem Stand des nordamerikanischen Herstellers Welch Allyn ins Auge – und er erkannte das Potenzial der Technologie. Günther Stahl verließ den Messestand mit einem Vertriebsvertrag für Deutschland, gründete die Firma Barcodat in Dornstetten im Schwarzwald und wurde einer der Wegbereiter der Scanner-Technik hierzulande. Barcodat ist heute ein Hersteller-unabhängiges Systemhaus mit Kunden aus nahezu allen Branchen. „Auch im OEM-Geschäft sind wir gut vertreten“, berichtet Stahl, Geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens.

Zu den Produkten zählen Drucker und Etiketten, Druck- und Decodier-Software sowie Lesesysteme für Barcode und RFID. „Wir können mit Barcode fast alles 100-prozent sicher kennzeichnen, so dass er auch nach Jahren noch lesbar ist“, sagt Stahl. Den Beweis bleibt er nicht schuldig: Stahl zerreißt einen 2D-Code mit Security-Level 5. Dann liest er mit dem Scanner aus einem der Schnipsel die gesamten Informationen wieder aus.

Vom DOS-Programm zur umfassenden Systemlösung

Auf Produktseite umfasst das Angebot insgesamt knapp 3.500 Artikel in einer Vielzahl von Varianten, das Unternehmen betreut insgesamt 5.500 Kunden. Etiketten nicht gerechnet füllen etwa 20.000 Produkte das Lager. Hinzu kommt ein umfangreiches Ersatzteillager. Um die zugehörigen Geschäftsprozesse optimal steuern zu können, ersetzte das Unternehmen im Jahr 2006 sein DOS-basiertes Warenwirtschaftssystem durch ein zeitgemäßes Enterprise Resource Planning-System (ERP). Allerdings erwies sich die Entscheidungsfindung als langwieriger Prozess, bei dem zunächst fünf Systeme über Wochen im Haus geprüft wurden. Doch die Kriterien, auf die es Barcodat vor allem ankam, konnte keins der Systeme zufriedenstellend lösen.

Als entscheidende Auswahlpunkte nennt Sylvia Kapp, Assistentin der Geschäftsführung, neben Flexibilität und Funktionsumfang auch die Anzahl der installierten Referenzsysteme und Mehrmandanten-Fähigkeit. Daneben waren für das Unternehmen aus dem Schwarzwald ‚weiche‘ Faktoren wie Branchenerfahrung und gegenseitige Sympathie wichtig. Zudem sahen sich die Dornstettener aus Kapazitätsgründen nicht in der Lage, ein umfangreiches Pflichtenheft zu erstellen. Fündig wurden sie schließlich bei dem Karlsruher ERP-Systemhaus Abas Projektierung. „Die haben verstanden, was wir suchten und sagten uns zu, unsere Wünsche auch ohne detailliertes Pflichtenheft realisieren zu können. Und das haben sie auch eingehalten“, erläutert Kapp.

Rückverfolgbarkeit und Flexibilität im Fokus

„Wichtig war uns auch die Rückverfolgbarkeit der Seriennummern, mit dem alten System konnte man nur die erste und die letzte Buchung sehen“, erklärt Kapp. „Mit Abas ist heute der gesamte Produktlebenszyklus lückenlos nachvollziehbar. Per Barcode lassen sich die Daten direkt in das System einlesen.“ 2007 wurde die ERP-Lösung Abas-Handel inklusive aller Module eingeführt, im April 2008 erfolgte der Echtstart. Zu diesem Zeitpunkt arbeitete Barcodat mit 4.600 Kunden und Interessenten, 230 Lieferanten und 3.250 verschiedene Artikeln. Bereits vor der Angebotserstellung wurden grundsätzliche Anforderungen geklärt, beispielsweise die Anpassung der ERP-Lösung auf das Seriennummern-System des Unternehmens.

Eine besondere Herausforderung stellte die Datenübernahme dar, da Barcodat eine manuelle Neueingabe aus Zeitgründen vermeiden wollte. Jetzt kann das Unternehmen alle Verkäufe auf Kunden geschlüsselt bis ins Jahr 2001 nachvollziehen. Als weitere Verbesserung nennt Knapp den Reparaturablauf, der mit der Einführung des neuen Systems deutlicht vereinfacht wurde. So können Mitarbeiter heute sofort sehen, bei welchem Hersteller – etwa Honeywell oder Datalogic – sich ein defektes Gerät zur Reparatur befindet. Dies ist möglich, da sich in der ERP-Lösung verschiedene Lagerplätze – zum Beispiel für ein Lieferantenlager – anlegen lassen. „Der große Vorteil ist die Flexibilität“, fast Knapp die Erfahrungen mit dem neuen System zusammen.

Bild: Abas

Einfache Schulung durch Mehrmandanten-System

Im Tagegeschäft nutzt das Unternehmen auch die Mehr-Mandanten-Fähigkeit der Warenwirtschaftslösung; für Hauptgeschäft und Besitzgesellschaft wird je eine eigene Instanz geführt. Ein Demo-Mandant mit Echtdaten erleichert die Schulung: „Ein neuer Mitarbeiter kann alle Abläufe nachvollziehen und üben, ohne dass er im Echtbetrieb irgendwas falsch machen kann“, beschreibt Knapp. Auch die neuen Auswertungsmöglichkeiten kommen im Unternehmen gut an: „Jetzt können wir zum Beispiel auf Knopfdruck sehen, wie viele Drucker verkauft wurden und sämtliche Geschäftszahlen tagesaktuell abrufen“, sagt Geschäftsführer Stahl. Verbessert werden konnte auch die Kundeninfozentrale, ein für den Vertrieb wichtiges Werkzeug, in dem alle Informationen zum Kunden hinterlegt sind.

Für die guten Ergebnisse macht Barcodat auch die kompetente Betreuung durch den Projektleiter des Softwarehauses verantwortlich. Günther Stahl betont: „Sowohl der Zeit- als auch der Kostenplan wurden eingehalten.“ Inzwischen arbeitet Barcodat seit über drei Jahren erfolgreich mit dem ERP-System und plant bereits weitere Schritte mit der ERP-Lösung. So soll das nächste Update auch die Integration von CRM-Funktionalitäten umfassen. „Wir planen, unser Personal aufzustocken und den Beratungs- und Projektbereich auszubauen. Dazu benötigen wir die Unterstützung einer einfach zu bedienenden, aber leistungsfähigen CRM-Lösung.“

Von der Kundenbeziehung zur Kooperation

Die Zusammenarbeit mit dem Systemhaus wurde aber auch in anderer Beziehung vertieft: Die Dornstettener haben eine Barcode-Lösung zur halbautomatischen Lagerplatz- und Warenbewegung mit Anbindung an Abas-EB entwickelt. Die Lösung befindet sich bereits bei einigen Anwendern im Einsatz und bindet mobile Datenerfassungsgeräte über WLAN an die ERP-Software an. „Was mich immer wieder erstaunt“, so Günther Stahl, „ist, dass zwar viele ERP- und Barcode-Lösungen einsetzen, aber das Potential aus der Kombination Barcode und ERP nicht erkennen. Die halbautomatische Lagerplatz- und Warenbewegungsbuchung spart durch Fehler- und Lagermengenreduzierung eine Menge Zeit und Geld. Die Lösung amortisiert sich so bereits nach etwa einem Jahr.“