Aussagekräftige Kennzahlen für Maschinenbauer

Im Maschinen- und Anlagenbau wächst die Zahl der IT-Systeme weiter an. Damit steigt auch die Bedeutung gezielter Kostenkontrolle. Doch wenn es um IT-Einsparungen geht, schauen viele Betriebe vor allem auf die Kosten pro Umsatz. Dieser Ansatz greift zu kurz und kann sogar wettbewerbsrelevante Prozesse bremsen. Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau hat vor diesem Hintergrund eine Methodik entwickelt, um Einspar- und Investitionspotenzial anhand von Kennzahlen zu bewerten.

Die in der Industrie noch oft gebrauchte und zitierte Kennzahl ‚IT-Kosten pro Umsatz‘ ist in vielen Fällen wenig aussagekräftig. Diese Erkenntnis spiegelte sich in den Umfrageergebnissen wider, die im Rahmen der vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) durchgeführten IT-Benchmark-Studien ermittelt wurden. In der alle zwei Jahre durchgeführten Untersuchung erhebt der Verband Informationen zu IT-Kosten und der Durchdringung von IT-Systemen in Betrieben. Zudem stellt der Verband seinen Mitgliedern bereits seit dem Jahr 2005 eine Methode bereit, um die IT-Kosten im eigenen Betrieb qualifiziert zu ermitteln. Wenn etwa ein Fertigungsunternehmen seine IT-Ausgaben genauer unter die Lupe nehmen und nicht nur an der pauschalen ‚Kostenschraube‘ drehen will, bietet sich der Blick auf weitere – vor allem branchenbezogene – Daten an. Denn ein Vergleich zwischen Banken oder Versicherungen auf der einen Seite und Industrieunternehmen auf der anderen bringt letztendlich beiden Gruppen keinen oder wenig Erkenntnisgewinn. Und eine allgemeine Reduzierung des IT-Budgets verhindert im schlimmsten Fall sogar Investitionen in eine bessere IT-Unterstützung von wettbewerbsrelevanten Prozessen.

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Die passenden Indikatoren für IT-Kosten finden

Mit den richtigen Indikatoren allerdings lassen sich im IT-Bereich genauso wie in anderen Unternehmensbereichen die Ausgaben besser planen und Einspar- beziehungsweise Investitionspotenziale gezielt aufdecken sowie geeignete Maßnahmen daraus ableiten. Das ‚VDMA IT-Benchmark‘-Verfahren ist sowohl für den zwischenbetrieblichen Vergleich als auch für die strukturierte Planung und einen Soll-Ist-Abgleich der unternehmenseigenen IT-Ausgaben ausgelegt. Dabei werden unter anderem Aspekte wie die Durchdringung mit Rechnerarbeitsplätzen, die Betriebsgröße und andere Merkmale, die oftmals einen erheblichen Einfluss auf die IT-Kosten haben, berücksichtigt:

1. Auch ‚verborgenes‘ IT-Personal ermitteln

Am Anfang eines Benchmark-Projektes sollte die Anzahl der eigenen und externen IT-Mitarbeiter erhoben werden. Hierzu zählen die auf Vollzeitstellen umgerechneten Mitarbeiter, die der IT-Kostenstelle zugeordnet sind, aber auch anteilig die Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Denn in der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter aus Fachabteilungen IT-nahe Leistungen wie organisatorische Aufgaben und Anwenderbetreuung erbringen. Zudem müssen die Kosten für den Einsatz von IT-Dienstleistern, soweit diese angefallen sind, in den Bereichen Wartung, Administration, Anwenderbetreuung und Systemerstellung berücksichtigt werden. Anhand eines durchschnittlichen Tagessatzes können diese Kosten im Anschluss in eine statistische Mitarbeiteranzahl umgerechnet werden. Die daraus abgeleitete Kennzahl ‚IT-Mitarbeiter – intern und extern – pro Mitarbeiter‘ wird in aller Regel deutlich von der IT-Durchdringung mit Rechnerarbeitsplätzen beeinflusst. Unternehmen mit einer IT-Durchdringung bis 0,8 haben gemäß einer aktuellen Untersuchung des Branchenverbands ein Betreuungsverhältnis von 1:51. Liegt die IT-Durchdringung über der Marke von 1,2, weisen die entsprechenden Unternehmen im Durchschnitt dagegen nur noch ein Betreuungsverhältnis von 1:35 auf. Die zunehmende Anzahl von unterschiedlichen Rechnerarbeitsplätzen, der oft einhergehende Zuwachs in der IT-Systemvielfalt und die damit steigende Komplexität der IT-Landschaft erfordern den Umfrageergebnissen zufolge somit einen größeren Betreuungsaufwand.

2. Direkte IT-Kosten exakt berechnen

Des Weiteren ist es erforderlich, sich einen Überblick über die gesamten Kosten für das eigene IT-Personal, die Kosten für IT-Dienstleister und die IT-Sachkosten zu verschaffen. Indirekte IT-Ausgaben wie Telekommunikationskosten, kalkulatorische Zinsen und andere Kosten, die unter Umständen auch auf der IT-Kostenstelle erfasst werden, bleiben dabei unberücksichtigt. In den bisherigen Erhebungen des Verbandes hat sich gezeigt, dass die IT-Durchdringung mit Rechnerarbeitsplätzen einen wesentlichen Einfluss auf die Kennzahl ‚IT-Kosten pro Mitarbeiter‘ ausübt. Unternehmen mit einer IT-Durchdringung bis 0,8 verzeichnen der letzten Untersuchung zufolge im Durchschnitt Kosten von rund 3.300 Euro. Unternehmen mit einer IT-Durchdringung über 1,2 mussten dagegen durchschnittlich rund 5.000 Euro ausgeben.

3. Rechnerarbeitsplätze und Datenkommunikation

Als weitere Grundlage für die Berechnung der IT-Kennzahlen sollten zudem sämtliche Rechnerarbeitsplätze wie Personal Computer (PC), Netzwerk-Computer, Notebooks, Terminals, Workstations, Tablet-PC ermittelt werden, insofern sie Zugriff auf die IT-Systeme des Unternehmens ermöglichen. Die Kosten für den Basisbetrieb setzen sich aus den Aufwendungen für die grundlegenden Funktionen der IT zusammen. Dazu zählen werksinterne und -übergreifende Datenkommunikation mit den Einrichtungen zur Datensicherheit, serverbasierte Fileservices, Rechnerarbeitsplätze mit typischen Büroanwendungen und Basisanwendungen wie E-Mail, Workgroup-Software und Internet-Zugang. Im Durchschnitt kostet derzeit ein solcher Arbeitsplatz rund 1.600 Euro.

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4. Nutzerzahl von Geschäftsanwendungen

In einem weiteren Schritt sollte die Zahl der Mitarbeiter untersucht werden, welche Geschäftsanwendungen etwa zur Abrechnung, Instandhaltung, Materialwirtschaft, Produktionssteuerung, Qualitätssicherung und Verkaufsabwicklung nutzen. Gleichzeitig müssen für ein ‚Benchmarking‘ im Rahmen der Methodik die Kosten für die Nutzung quantifiziert werden. Im Durchschnitt liegen der VDMA-Studie zufolge die nutzerbezogenen Kosten derzeit bei 2.000 Euro. Diese setzen sich aus den Ausgaben für das eigene IT-Personal, den Kosten für IT-Dienstleister und den IT-Sachkosten für Hardware und Software zusammen.

5. Nutzerzahl von technischen Anwendungen

Die Anzahl der Anwender von technischer Software etwa zur mechanischen und elektrischen Konstruktion (CAD), zur Layout-Planung, zur Simulation zur Ansteuerung von Maschinen und zur Betriebsdatenerfassung werden ebenfalls im Rahmen der Methodik ermittelt. Die Kosten setzen sich dabei aus den Ausgaben für das IT-Personal, den Kosten für IT-Dienstleister und den Sachkosten für Hardware, Software und ähnlichem zusammen. Der Verband hat für diese Nutzergruppe einen Durchschnittswert von etwa 2.600 Euro Kosten pro Anwender gemessen.

6. Bereinigte Zahl der Mitarbeiter als Datenbasis

Um die Datengrundlage zu vervollständigen, müssen zudem alle Beschäftigten eines Unternehmens erfasst werden, da verschiedene IT-Kennzahlen auf sie Bezug nehmen. Dabei werden für den Benchmark Auszubildende, langfristig erkrankte und im Mutterschutz befindliche Mitarbeiter nicht mit berücksichtigt. Angestellte mit Teilzeitbeschäftigung müssen über den Stundenanteil in Vollzeitbeschäftigte umgerechnet werden.

Kennzahlen für Maschinen- und Anlagenbauer

Für die Planung und den Vergleich der IT-Kosten mit ähnlichen Unternehmen sind die mitarbeiterbezogenen Kennzahlen meist deutlich aussagefähiger als die Kennzahl ‚IT-Kosten pro Umsatz‘. Im Rahmen der weiteren Datenanalyse gilt es zudem, den Anteil der einzelnen Kostenblöcke für Basisbetrieb, Geschäftsanwendungen, technische Anwendungen und gegebenenfalls spezielle Anwendungen am IT-Budget zu ermitteln. Der Verbandsuntersuchung zufolge beanspruchen mit durchschnittlich rund 43 Prozent die Aufwendungen für den Basisbetrieb den größten Kostenblock bei den IT-Ausgaben, gefolgt von den Ausgaben für die Geschäftsanwendungen mit 34 Prozent. Entsprechende Rationalisierungsmaßnahmen im Basisbetrieb entlasten IT-Mitarbeiter deshalb nicht nur von Standardaufgaben, die nur einen geringen Beitrag zur Wertschöpfung leisten, sondern reduzieren im Idealfall auch den Ausgabenanteil langfristig. Damit verbleibt – bezogen auf das gesamte IT-Budget – ein höherer Anteil für Investitionen und Optimierungen der stärker wertschöpfenden kaufmännischen, technischen und speziellen IT-Lösungen.