IT-Inseln abschaffen
Plattformunabhängige Unternehmenslösung gefragt
Die Victorinox AG betreibt Standorte und Niederlassungen auf der ganzen Welt. Als infolge kontinuierlichen Wachstums die zerklüftete IT-Landschaft des Unternehmens an Leistungsgrenzen stieß, wurde ein Enterprise Resource Planning-System eingeführt. Die plattform- und datenbankunabhängige Lösung lässt sich in verschiedenen Sprachen betreiben und unterstützt den weltweiten Datenaustausch zwischen den Landesniederlassungen des Unternehmens.
Bild: Comarch
Die Victorinox AG ist ein international agierender Konzern mit Standorten und Vertretungen auf der ganzen Welt. Das Unternehmen beschäftigt weltweit ca. 1.700 Mitarbeiter und konnte im Jahr 2012 einen Umsatz von 510 Millionen Schweizer Franken verzeichnen. Das 1884 gegründete und mittlerweile mehr als 130 Jahre alte Traditionsunternehmen engagiert sich für Umweltschutz, Ökologie sowie verantwortungsvolles Produzieren. Das bekannteste Produkt des Herstellers ist wohl das Schweizer Armeemesser.
IT-Inseln infolge kontinuierlichen Wachstums
Als expandierendes Unternehmen konnte die Aktiengesellschaft den stetig wachsenden Anforderungen mit den bis dato installierten Einzelsystemen IT-seitig nicht mehr genügen. Unübersichtliche Prozesse, Strukturen und Arbeitsabläufe waren die Folge. Besonders betroffen waren die Unternehmensbereiche Vertrieb, Beschaffung, Planung und Steuerung der Produktion sowie Finanzen und Kalkulation. Durch den Einsatz nicht-kompatibler Einzellösungen in den verschiedenen Filialen und durch Sprachunterschiede im Deutschen und Französischen existierten für viele Abläufe keine klaren Richtlinien, Medienbrüche häuften sich. Durch das Nebeneinander der Systeme wurden zum Beispiel Kundendaten mitunter mehrfach angelegt – das kostete Zeit und Geld. Um die IT-Strukturen effizienter zu gestalten, entschied das Unternehmen, einen Teil der Insellösungen in einem weitreichenden IT-Projekt durch eine Enterprise Resource Planning-Standardsoftware zu ersetzen. Die Ziele des Projektes unterteilten sich in Funktions-, Organisations-, technologische und allgemeine Anforderungen. Das System sollte nach Anforderungen des Unternehmens sowohl vollständig webfähig, als auch datenbank- und plattformunabhängig zu betreiben sein. Zudem musste die Bedienoberfläche der ERP-Lösung ebenso überzeugen wie die Fähigkeit, die Internationalität des Fertigungsbetriebs durch die Unabhängigkeit von Sprach- und Zeitzonen zu unterstützen.
Multi Site-Fähigkeit im Pflichtenheft
Nach der Definition der allgemeinen Anforderungen wurde ein Pflichtenheft erstellt und erste ERP-Lösungen geprüft. Schließlich entschied sich die Unternehmensgruppe für das Produkt Comarch ERP Enterprise. Das Hauptkriterium bei der Auswahl der Systemtechnologie war für den Anwenderbetrieb die Plattform- und Datenbankunabhängigkeit sowie die Tatsache, dass die Software zu 100 Prozent in Java programmiert ist. Bezüglich der Funktionalitäten war vor allem die Multi Site-Unterstützung von zentraler Bedeutung. Auch die Erwartungen der Mitarbeiter an Bedienoberfläche und Benutzerführung konnte das System erfüllen.
Abläufe mithilfe der Fachabteilungen definieren
Als Projektpartner stand dem Unternehmen die Comarch Swiss AG aus Arbon zur Seite – ein ERP-Integrator mit langjähriger Erfahrung in der Methodik und der Implementierung von IT-Systemen in der produzierenden Industrie. Aufgrund der Vielzahl der involvierten Abteilungen wie Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktion, Disposition, Finanzen und IT bestimmten die Verantwortlichen aus jeder Abteilung einen Key-User, der an allen Prozessdefinitionen von Anfang an aktiv beteiligt war. Als Herausforderung bei der Einführung erwies sich die Definition der Soll-Prozesse vor Inbetriebnahme des ERP-Systems, um Änderungen oder falsche Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden. Aus diesem Grund zog das Unternehmen einen externen Berater hinzu. Ebenso legten die Projektbeteiligten großen Wert auf akkurate und eindeutige Stammdatenpflege. Die bisher in den Filialen eingesetzte Software führte aufgrund der Inkompatibilität oft zu Inkonsistenzen. Der Produktivstart erfolgte zunächst für zwölf Finanzorganisationen, gefolgt von den vier Logistikorganisationen – und verlief aufgrund des Engagements aller Projektpartner reibungslos.
Prozesssicherheit deutlich verbessert
Nach Einführung einer neuen Software stellt sich oftmals die Frage, ob Verbesserungen erreicht und Prozesse optimiert werden konnten. Der Schweizer Fertigungsbetrieb konnte diese Frage mit einem klaren ‚Ja‘ beantworten. Mit der Unterstützung des ERP-Systems konnte zum Beispiel die Auftragserfassungszeit – und damit auch viele der damit verbundenen Kosten – um 50 Prozent reduziert werden. Es wird nur verkauft, was auch technisch möglich ist. Das bedeutet, dass Kunden des Fertigungsbetriebes zeitnah und präzise Auskünfte zur Verfügbarkeit, Lieferzeit, der technischen Realisierbarkeit und dem Preis des gewünschten Produktes erhalten können. Mithilfe der Prozesse im neuen ERP-System konnte der Fertigungsbetrieb die Prozesssicherheit in den Kernbereichen deutlich erhöhen.
Eine zusätzliche Verbesserung ist dem Produktkonfigurator geschuldet: Rund 4.000 Artikel, die vor der Software-Einführung mit eigenen Stücklisten und Arbeitsplänen geführt wurden, konnten auf 400 Basisartikel ersetzt werden. Dies reduziert die Stammdatenpflege enorm. Zusätzlich wird der Verkaufsmitarbeiter bei der Eingabe der Konfigurationseinstellungen automatisch geführt, was Fehleingaben in der Praxis deutlich reduzieren konnte. Die Produktionsplanung und -steuerung der laufenden 3.500 Produktionsaufträge lässt sich IT-gestützt nun von zwei Personen konfigurieren, auslösen und einlasten. Über den Fertigungsleitstand werden die Produktionsaufträge für 1.100 Ressourcen gesteuert. Inzwischen arbeiten etwa 340 Anwender im Unternehmen mit dem Unternehmenssystem; Tendenz steigend. Die Anwendung wurde bereits in verschiedenen ausländischen Niederlassungen ausgerollt: In der Niederlassung in Hong Kong wurde die Lösung in der Sprachversion Chinesisch eingeführt. Als nächstes steht die Systemeinführung in den Niederlassungen in Japan und Mexiko bevor.
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