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Präzisionswerkzeuge gehen auf die Reise

IT-gestützter Artikelversand

Präzisionswerkzeuge gehen auf die Reise

Der Warenversand bedeutet für viele Unternehmen erheblichen Zeit- und Verwaltungsaufwand. Diese Erfahrung machte auch die Erwin Halder KG, Hersteller von Präzisionswerkzeugen und Schonhämmern. Um Schnittstellen zu minimieren und einen zentralen Datenbestand zu gewährleisten, entschied sich der Werkzeughersteller für die gleichzeitige Einführung eines neuen Geschäftssystems sowie die Nutzung einer Versand- und Exportsoftware. So erreichte das Unternehmen eine spürbare Beschleunigung der Versandabwicklung; zudem unterstützt die Lösung die korrekte und rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.

Bild: Erwin Halder

Im Jahr 1938 gegründet, hat sich die Erwin Halder KG auf die Herstellung von Spezialwerkzeugen für Industrie und Handwerk spezialisiert. Neben Schonhämmern gehören Normalien wie Maschinen- und Vorrichtungsteile sowie Produkte für die Werkstückspannung und Luftfahrtindustrie zum Portfolio des Unternehmens. Die Firmengruppe hat Gesellschaften in der Schweiz, den USA, in Slowenien und Südkorea; die Lösungen des Werkzeugherstellers werden weltweit verkauft. Pro Tag verschickt Halder vom deutschen Firmensitz in Achstetten-Bronnen etwa 120 bis 150 Versandeinheiten. Jedes Paket enthält im Durchschnitt fünf bis 20 Artikel.

Als IT-Unterstützung setzt Halder dabei auf die Lösungen BEO-Expowin und BEO-Atlas des Anbieters BEO GmbH, da die vorhandene Versandsoftware die Anforderungen des Betriebs nicht mehr erfüllte. „Die notwendigen Vorgangsdaten wurden per Schnittstelle aus dem Enterprise Resource Planning-System importiert, konnten jedoch nach Bearbeitung nicht zurückübermittelt werden. Wir haben uns entschieden, ein neues ERP-System sowie eine entsprechende Versand- und Exportlösung einzusetzen, die unter anderem diesen Medienbruch behebt“, erklärt Anton Wahler, zuständig für die Prozessorganisation und QW bei der Erwin Halder KG.

Projektumsetzung mit zwei Software-Partnern

Mit der gleichzeitigen Auswahl von Enterprise Resource Planning- sowie Versand- und Exportsoftware sollte eine gut abgestimmte Gesamtlösung gefunden werden. Halder entschied sich beim ERP-System für die Abas-Business-Software. „Auf BEO fiel schließlich die Wahl, weil die Software sich sehr gut an das Abas-System anbinden lässt. Außerdem ermöglichte es uns, auch die Ausfuhranmeldungen direkt über die Lösung mitabzuwickeln – ohne eine weitere Fremdschnittstelle“, erläutert Wahler. Die gesamte Projektplanung und -umsetzung realisierten die Anbieter Abas und BEO gemeinsam.

So erfolgte die Umstellung auf BEO-Expowin zeitgleich mit dem ‚Go-live‘ der ERP-Lösung. „Beide Systeme arbeiteten ab dem ersten Tag sicher und zuverlässig. Bei der Abwicklung im Verkauf und in der Logistik gab und gibt es keine Verzögerungen oder Störfälle“, betont Wahler. Insgesamt hatte der Anbieter des Versandsystems etwa vier Monate Zeit für die Einrichtung und Anpassung seiner Lösungen an vier Packplätzen und zwei Arbeitsplätzen im Versand. „Gemessen daran, dass auch Abas in diesem Zeitraum in der Implementierungsphase war, haben die Absprachen zwischen den beiden Unternehmen hervorragend funktioniert“, resümiert Wahler.

Versandabwicklung ohne Medienbruch: Durch die Integration der Versandsoftware in das Geschäftssystem konnte die Fehlerquote in der Packabteilung deutlich gesenkt werden. Bild: Erwin Halder

Vom Versandauftrag bis zur Zollabwicklung

Alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Daten erhält das Versandsystem aus der ERP-Lösung. Da keine Versandangaben mehr manuell nachgetragen werden müssen, sank innerhalb kurzer Zeit die Fehlerquote in der Packabteilung. Nach Abschluss eines Packauftrags über das Modul BEO-Parcel erfolgt die Datenrückmeldung an das ERP-System. Diese Schnittstelle wird auch für die Fakturierung und die automatische Rechnungsstellung – etwa für den Versand ins Ausland – genutzt. Die zugehörigen Pakete in der Packabteilung werden zurückgehalten, bis die Exportdokumente vorliegen.

Bevor auf die neue Software umgestellt wurde, erstellten die Mitarbeiter die Frachtpapiere bereits vor Kommissionierung und Verpackung. Da zu diesem Zeitpunkt nicht immer alle Daten korrekt zur Verfügung standen, kam es immer wieder zu Nacharbeiten. „Die Daten kommen heute von unserer Software und werden vorher auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. So ist gewährleistet, dass die Exportdokumente korrekt und fehlerfrei sind“, erläutert Marion Bauer, Projektleiterin des Software-Anbieters. Auch die Zollanmeldung über das Ausfuhr-Modul läuft heute automatisiert. Dafür liest die integrierte Software as a Service-Lösung (SaaS) des Systems die zollrelevanten Daten aus dem Geschäftssystem ein, führt die Anmeldung aus und hält Rückmeldungen, Nachrichten zur Genehmigung sowie den jeweiligen Status für die Mitarbeiter auf einen Blick bereit.

Einheitliche Datenhaltung senkt Bearbeitungszeiten

„Wir realisieren schon seit vielen Jahren Versand- und Exportlösungen in Anbindung an die Abas-Business-Software. Für die Anwender bedeutet der besonders hohe Integrationsgrad einen großen Mehrwert“, erklärt Clemens Sexauer, Geschäftsführer der BEO GmbH. Die beiden Systeme ermöglichen für Halder eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung: Arbeitete jede Produktsparte bei Halder vorher individuell, lassen sich heute die Daten der verschiedenen Bereiche einheitlich verwalten. So erreicht der Werkzeughersteller einen jederzeit guten Überblick.

Alle Auftrags- und Versandabwicklungen können von den Abteilungen Verkauf und Logistik überwacht und ausgewertet werden. Daneben profitiert der Werkzeughersteller insgesamt von schlanken und schnellen Prozessen: „Von der Auftragsannahme bis zur Versandabfertigung haben wir heute einen spürbar schnelleren Ablauf in der Datenverarbeitung. Aufträge werden im Schnitt 30 Prozent schneller abgewickelt als früher, beschreibt Wahler. Gehen Aufträge aus dem Vertrieb ein, werden seit der Umstellung alle relevanten Auftrags- und Versanddaten an einem Arbeitsplatz abgewickelt. Mit dieser zentralen Verarbeitung vereinfachen und beschleunigen sich auch die nachgelagerten Aufgaben und Prozesse im Versand.