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IT-gestütze Kosten- und Ressourcenanalyse

Die Zumtobel Group ist ein international führender Anbieter von Lichtlösungen. Der Konzern beschäftigt 7.329 Mitarbeiter auf vier Kontinenten, die Entwicklungsabteilungen führen jährlich hunderte von Innovationsprojekten durch. Zur Unterstützung von Planung und Steuerung kommt dabei eine umfassende Lösung für das Portfolio- und Projektmanagment zum Einsatz.

Mit der passenden Software-Unterstützung lassen sich im Rahmen des Portfolio-Managements Investitionsszenarien und strategische Prioriäten anhand von Kennzahlen- und Risikoanalysen einschätzen. Der Ansatz bietet sich außerdem als Kontrollinstrument für die Arbeitseffizeinz an. Bild: Planview

Seit der Gründung vor mehr als 50 Jahren hat sich die Zumtobel Group zu einem der führenden Anbieter für Lichtlösungen entwickelt und baut kontinuierlich das Geschäft international weiter aus. Wie viele weltweit tätige Unternehmen ist die Firmengruppe mit Hauptsitz im österreichischem Dornbirn stets darauf aus, ihre strategischen Geschäftsentwicklungen zu optimieren. Dazu gehört im Bereich Produktentwicklung und Innovation ein strukturiertes und durchdachtes Projektmanagement, um besser am Markt zu bestehen und das Wachstum optimal voranzutreiben.

Das Unternehmen führt mehr als 10.000 Produkte und meistert Jahr für Jahr hunderte von Innovationsprojekten. Daher war es für Zumtobel entscheidend, seine weltweit eingesetzten Kapazitäten optimal zu strukturieren und zu verteilen. Dazu sollte das Product-Lifecycle-Management verbessert werden, also die Planung und Steuerung der Entwicklung und Einführung neuer Produkte, und das Portfolio-Management aller laufenden und zukünftigen Entwicklungsprojekte.

Das Unternehmen benötigte dazu ein zentrales IT-Instrument, um die Leistungsfähigkeit des Produktinnovationsbereichs weiter zu steigern, indem Projekte und Aktivitäten sowie Ressourceneinsatzplanung und -kapazitäten besser gesteuert werden. Zumtobel entschied sich für die Portfolio-Management-Lösung Planview Enterprise. „Planview ist für uns der richtige Partner. Das Unternehmen verfügt über eine bewährte Lösung und hat langjährige Erfahrung und Know-how“, berichtet Paul Hoch, IT-Manager der Zumtobel Group. „Uns war besonders wichtig, dass wir ein Unternehmen ins Boot holen, das einen Standort in unserer Nähe hat, damit eine Betreuung vor Ort gewährleistet wird.“

Schneller Einblick in Portfolios und Projekte

Mit der eingesetzen IT-Lösung lassen sich unter anderem Risiken identifizieren und analysieren, strategische Prioritäten und Kennzahlen (KPI) verfolgen sowie alternative Investitionsszenarien evaluieren. Projektmanager und -teammitglieder können so alle Arbeitsprozesse IT-gestützt auswerten, planen und durchführen. Flexible Dashboards und Analysetools gestatten ihnen dabei, Einblicke in den Status von Portfolios, Projekten und Ressourcen zu bekommen.

Aktuell werden im Unternehmen weltweit über 200 Projekte über das neue Planungsinstrumentarium gesteuert, in Projektlisten dargestellt und bei Bedarf in hoher Detaillierung analysiert. Dadurch erhält Zumtobel einen zuverlässigen Überblick über alle laufenden Projekte weltweit und kann Kontrollmöglichkeiten und Arbeitseffizienz signifikant steigern. „Der Einsatz von Planview ist ein echter Quantensprung in unserer Planung und Analyse. Projektressourcen, Finanzmittel und globale Entwicklung können jetzt viel einfacher koordiniert werden“, erklärt Hoch.

Nutzer der IT-Lösung haben Zugriff auf eine Fülle an Informationen. Da Zumtobel seinen Mitarbeitern dafür eine optimierte rollenbasierte Anwendererfahrung bieten wollte, beschloss das Unternehmen, die Nutzer mittels eines Management-Cockpits visuell auf ihre Kernaufgaben und -sichten zu fokussieren. So können Anwender unter anderem direkt aus der Projektübersicht für ihren Arbeitsbereich essenzielle Informationen einholen, eingeben oder planen. „Für uns war es sehr wichtig, dass der Anwender sich bei all der Information, die Planview bietet, nicht verliert“, führt Hoch aus. „Wir haben unsere Anforderungen definiert – und Planview hat das dann softwareseitig reibungslos umgesetzt.“

Für Datenaustausch und Integrationen zwischen der Portfolio-Software und weiteren Unternehmenssystemen wie SAP, Sharepoint und den IT-Schedulingsystemen der Testlabore nutzt Zumtobel die Lösung Planview Open Suite. Durch die Schnittstelle zum Enterprise Resource Planning-System (ERP) können beispielsweise Daten ausgetauscht werden, um die in der Planungslösung ermittelten Projektaufwände über das Geschäftssystem zu verrechnen. Die Schnittstelle zum Testlaborsystem automatisiert den Anmeldeprozess der Produktinnovationen für die weltweit verteilten Teststände, Projektmanager können in der Projektierungssoftware die Wunschtermine für die Labortests eingeben, die Rückmeldung aus dem Laborsystem erfolgt auf der gewohnten Projektübersichtsseite. Aktuell arbeitet Zumtobel an einer weiteren Schnittstelle zu Sharepoint, um eine noch bessere Zusammenarbeit und Projektkollaboration innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern zu ermöglichen.

Change Management bei der Systemeinführung

Das Ergebnis der Implementierung der neuen IT-Lösung bewertet das Projektteam bei Zumtobel durchweg positiv. „Die Integration von Strategie- und Projektmanagement in einer einzigen Plattform ermöglicht es uns, auf der Basis vorhandener Ressourcen den optimalen Nutzen zu erreichen. Aber die Einführung eines neuen Systems birgt immer Herausforderungen – und die größten liegen dabei im Change Management. Es ist daher sinnvoll, sich bei der Einführung zuerst auf klassische Projektbereiche zu fokussieren, die tagtäglich ‚Projekte‘ leben“, sagt Hoch. „Entscheidend für den Erfolg ist es auch, dass das Management die Einführung der Lösung fördert und dabei klar definiert, welche konkreten Ziele erreicht werden sollen. Es geht darum, aufzuzeigen, welche Vorteile die Lösung für die Anwender bringt – nur so kann die Akzeptanz auch fest in den Arbeitsabläufen verankert werden.“ Nachdem Hoch das IT-System mit seinem Team im Product-Lifecycle-Bereich verankert hat, treibt er nun den Einsatz der Lösung im IT-Projektportfolio-Management voran.

Vom Projektmanagement- zum Planungswerkzeug

Die Unternehmensgruppe plant, auch in Zukunft mit dem Systemanbieter zusammenzuarbeiten. „Die Lösung macht sich bezahlt. Wir bemerken zahlreiche Verbesserungen und Erleichterungen im Projekt- und Prozessmanagement, die durch Planview erzielt werden“, erklärt Hoch. „Aus diesem Grund wollen wir auch noch andere Bereiche unseres Unternehmens wie den Finanz- und Controllingbereich mit dieser Lösung optimieren.“ Hoch sieht die Zukunft des Portfolio-Managements darin, vom Projektmanagement zum Planungstool zu werden. „Je mehr Transparenz wir über die Projekte bekommen und diese Informationen mit weiteren Unternehmensinformationen in Bezug setzen, desto mehr können wir diese Informationen so verdichten, dass wir in der Lage sind, Trends und Entwicklungen abzulesen und sogar eine Portfolio-Roadmap daraus abzuleiten. Das gegenwärtige Wirtschaftsklima ist geprägt durch raschen Wandel, Rahmenbedingungen können sich schnell verändern. Unternehmen müssen auch deshalb immer schnell und vor allem richtig reagieren können – und das geht nur, wenn man transparente Unternehmensprozesse installiert hat.“


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