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Eine Software, die mit dem Unternehmen wächst

IT-Einsatz beim Einzelfertiger

Eine Software, die mit dem Unternehmen wächst

Den steigenden Anforderungen an ihre Geschäftsprozesse begegnet die Ernst Knoll Feinmechanik GmbH durch den Einsatz angepasster Standard-Software. Der Wechsel von mehreren Programmen für Produktionsplanung und Buchhaltung hin zu einem umfassenden Enterprise Resource-Planning-System verbesserte die Prozesssteuerung des Spezialisten für Automatisierung sowie Ski- und Snowboard-Servicemaschinen merklich.

Bild: Ernst Knoll Feinmechanik

Als im August des Jahres 2003 bei der Ernst Knoll Feinmechanik GmbH in Umkirch der Startschuss für die Inbetriebnahme eines neuen Geschäftssystems fiel, begann bei dem Spezialisten für Automatisierungslösungen und Hersteller von Ski- und Snowboard-Servicemaschinen ein neues Zeitalter in der Prozesssteuerung, das ursprünglich gar nicht so geplant war. „Heute sind wir froh, dass wir uns damals für die große Lösung mit NAV entschieden haben. Denn die gestiegenen Anforderungen an die Geschäftsprozesse wären mit den alten Systemen nicht zu bewältigen gewesen“, sagt Ralf Seifert, IT-Projektleiter bei Knoll. Zum Einsatz kommt das Enterprise Resource Planning-System (ERP) Microsoft Dynamics NAV.

Die Geschäftsführung war zunächst nur auf der Suche nach einem Warenwirtschaftsprogramm für die eigene Vertriebsgesellschaft Montana Technology in Österreich, unter deren Markennamen die Servicemaschinen des Unternehmens verkauft werden. Bei der Vertriebsgesellschaft befand sich eine Lösung im Einsatz, die den steigenden Anforderungen an Lagerhaltung, Fakturierung, Bestellwesen und Provisionsabrechnung nicht mehr gerecht wurde. Nachdem Knoll zunächst zwei spezialisierte Systeme in Augenschein genommen hatte, weckte eine Präsentation des IT-Dienstleistungshauses Cosinus Informationssysteme GmbH aus Freiburg das Interesse am unternehmensweiten Einsatz einer Standard-Lösung. „Die Möglichkeiten der ERP-Lösung beeindruckten uns so stark, dass wir beschlossen, die gesamte Firmengruppe auf eine einheitliche Unternehmenssoftware umzustellen“, sagt Ralf Seifert. Für den Integrator Cosinus sprachen dabei neben positiven Referenzen auch das Angebot von Service und Support vor Ort.

Mehrere Unternehmensteile per Software verbinden

Neben der Montana Technology und der Ernst Knoll Feinmechanik GmbH gehören das Ingenieurbüro für Feinmechanik IBFM GmbH und die Medireha GmbH zur Unternehmensgruppe. Die Umstellung auf ein einheitliches System bot die Chance, die Softwarelandschaft aller Unternehmensteile auf eine neue Basis zu stellen. Bei Knoll und Medireha befand sich ein Produktionsplanungs-System (PPS) als Einzelinstallation im Einsatz, IBFM arbeitete mit einem eigenen Finanzsystem für die Auftragsverwaltung, die Buchhaltung aller Firmen wickelte ein Steuerberaterbüro über Datev ab. Die Geschäftsführung des Maschinenbauers sah weitere Vorteile durch den Einsatz einer umfassenden ERP-Lösung: „Wir entwickeln in der Regel Maschinen mit der Losgröße 1 und Projektlaufzeiten von bis zu zwei Jahren“, erklärt Seifert. Gerade auf Grund der langen Laufzeiten der Projekte ist zum Beispiel für die Kalkulation oder die Anzahlungsverwaltung eine genaue Dokumentation aller Entwicklungsschritte notwendig. Das beginnt bei der Erstellung der Zeichnung, dem Anlegen von Stücklisten, der Fertigung und Montage und der Entwicklung der zugehörigen Software. Auch der hohe Exportanteil von 80 Prozent sprach für den Einsatz des neuen Systems, das auch länderübergreifend genutzt werden kann.

Änderungen an einem Maschinendesign gelangen vom CAD-System in die Geschäftssoftware und werden dort weiter gepflegt. Bild: Ernst Knoll Feinmechanik

Entwicklungsdaten in der Geschäftssoftware

Ein weiterer wichtiger Punkt für Knoll war die Möglichkeit, die Geschäftslösung mit dem hauseigenen CAD-System zu verknüpfen. So werden Artikel und Stücklisten mit den entsprechenden Daten aus dem Entwicklungssystem an die ERP-Software übergeben und dort weiter gepflegt. Kommt es zu Änderungen oder Reparaturen an einer Maschine, kann vom CAD-System aus auf die Daten zugegriffen werden. Für das Unternehmen war zudem wichtig, dass die ERP-Software flexibel an die Abläufe im Unternehmen angepasst werden kann, auch wenn die Standardmodule wie Finanzbuchhaltung, Einkauf oder Lagerverwaltung schon viele Anforderungen abdecken. Modifizierungsbedarf bei Knoll gab es in dieser Hinsicht zum Beispiel bei Artikelkennzeichnungen.

Stufenweise Systemeinführung

Bei der Einführung der IT-Lösung zahlte sich ein stufenweises Vorgehen aus: Zunächst wurde Montana Technology auf das neue ERP-System umgestellt. Obwohl zwischen der Auftragsvergabe im Juni 2002 und dem Start nur knapp zwei Monate lagen, verlief der Übergang weitgehend reibungslos. Dennoch wurden durch die Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Systemen zunächst ein erhöhter Betreuungsaufwand und einige Anpassungen notwendig. „Die teilweise kritischen Zeitpläne wurden eingehalten, die schrittweise Umstellung der vier Firmen verlief reibungslos und die Datenübernahme hat gut funktioniert“, fasst Knoll-Projektleiter Lorenz Bruggner zusammen. Nach Angaben von Seifert hat sich die neue Software bewährt, auch wenn keine konkreten Zahlen zu Einsparungen vorliegen, da das Unternehmen „bewusst auf eine wertmäßige Messung verzichtet“ habe. Als Beispiel für die Effizienzsteigerung verweist der Projektleiter auf die Entwicklung im Einkauf: Dort wickelt jetzt die gleiche Anzahl an Mitarbeitern das Doppelte des Einkaufsvolumens ab. Gleichzeitig konnte Knoll die Lieferfähigkeit ohne eine Erhöhung des Warenbestands erheblich steigern.

Das System wächst mit den Anforderungen

Inzwischen ist die Firmengruppe weiter gewachsen, mit der Montana Products GmbH ist ein Unternehmen hinzugekommen. Parallel entwickeln Knoll und Cosinus die ERP-Funktionalität systematisch weiter. Dazu gehört auch ein Workflow-Modul, um Zuständigkeiten abbilden zu können. So wird mit Hilfe des Moduls im Debitorenmanagement definiert, welcher Mitarbeiter Debitoren anlegen darf, sowie wer welche Daten, steuerliche Sachverhalte oder Grenzwerte eingeben darf. Das System prüft in jeder Stufe, ob die Daten korrekt eingegeben wurden. Zu den weiteren Ergänzungen gehört auch das Piccolink Funkhandscanner-System, das den mobilen Online-Datenzugriff und die mobile Datenerfassung im Lager ermöglicht. Ende 2009 erfolgte die Umstellung auf Microsoft Dynamics NAV 2009. Diese Version gestattet dem Unternehmen über so genannte Rollencenter, den Nutzern genau die Daten und Funktionen zuzuweisen, die sie für ihre Arbeit benötigen.