Entwicklungsdaten in der Geschäftssoftware
Ein weiterer wichtiger Punkt für Knoll war die Möglichkeit, die Geschäftslösung mit dem hauseigenen CAD-System zu verknüpfen. So werden Artikel und Stücklisten mit den entsprechenden Daten aus dem Entwicklungssystem an die ERP-Software übergeben und dort weiter gepflegt. Kommt es zu Änderungen oder Reparaturen an einer Maschine, kann vom CAD-System aus auf die Daten zugegriffen werden. Für das Unternehmen war zudem wichtig, dass die ERP-Software flexibel an die Abläufe im Unternehmen angepasst werden kann, auch wenn die Standardmodule wie Finanzbuchhaltung, Einkauf oder Lagerverwaltung schon viele Anforderungen abdecken. Modifizierungsbedarf bei Knoll gab es in dieser Hinsicht zum Beispiel bei Artikelkennzeichnungen.
Stufenweise Systemeinführung
Bei der Einführung der IT-Lösung zahlte sich ein stufenweises Vorgehen aus: Zunächst wurde Montana Technology auf das neue ERP-System umgestellt. Obwohl zwischen der Auftragsvergabe im Juni 2002 und dem Start nur knapp zwei Monate lagen, verlief der Übergang weitgehend reibungslos. Dennoch wurden durch die Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Systemen zunächst ein erhöhter Betreuungsaufwand und einige Anpassungen notwendig. „Die teilweise kritischen Zeitpläne wurden eingehalten, die schrittweise Umstellung der vier Firmen verlief reibungslos und die Datenübernahme hat gut funktioniert“, fasst Knoll-Projektleiter Lorenz Bruggner zusammen. Nach Angaben von Seifert hat sich die neue Software bewährt, auch wenn keine konkreten Zahlen zu Einsparungen vorliegen, da das Unternehmen „bewusst auf eine wertmäßige Messung verzichtet“ habe. Als Beispiel für die Effizienzsteigerung verweist der Projektleiter auf die Entwicklung im Einkauf: Dort wickelt jetzt die gleiche Anzahl an Mitarbeitern das Doppelte des Einkaufsvolumens ab. Gleichzeitig konnte Knoll die Lieferfähigkeit ohne eine Erhöhung des Warenbestands erheblich steigern.
Das System wächst mit den Anforderungen
Inzwischen ist die Firmengruppe weiter gewachsen, mit der Montana Products GmbH ist ein Unternehmen hinzugekommen. Parallel entwickeln Knoll und Cosinus die ERP-Funktionalität systematisch weiter. Dazu gehört auch ein Workflow-Modul, um Zuständigkeiten abbilden zu können. So wird mit Hilfe des Moduls im Debitorenmanagement definiert, welcher Mitarbeiter Debitoren anlegen darf, sowie wer welche Daten, steuerliche Sachverhalte oder Grenzwerte eingeben darf. Das System prüft in jeder Stufe, ob die Daten korrekt eingegeben wurden. Zu den weiteren Ergänzungen gehört auch das Piccolink Funkhandscanner-System, das den mobilen Online-Datenzugriff und die mobile Datenerfassung im Lager ermöglicht. Ende 2009 erfolgte die Umstellung auf Microsoft Dynamics NAV 2009. Diese Version gestattet dem Unternehmen über so genannte Rollencenter, den Nutzern genau die Daten und Funktionen zuzuweisen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
