Multinationale Teams erfolgreich einsetzen

Die Migration von Rechenzentren und IT-Infrastruktur ist eine typische Aufgabe, die im Rahmen der Umsetzung eines Outsourcing-Vertrages anfällt: Aufgrund des hohen Aufwandes müssen Unternehmen neben der eigenen Betriebsorganisation starke Projektteams aufbauen, in denen wegen des Kostenvorteils und der schnellen Verfügbarkeit oft IT-Experten aus Osteuropa eingesetzt werden. Dies birgt Risiken: Neben der Mentalität und dem Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter und den unterschiedlichen Zeitzonen der einzelnen Teammitglieder ist das jeweilige Arbeitsrecht zu beachten. Die Erfahrungen eines Weltkonzerns mit multinationalen Teams zeigt Wege auf, wie ein Migrationsprojekt erfolgreich verlaufen kann.

Bild: Fotolia / photo-dave

Unternehmen greifen aus verschiedenen Gründen auf Mitarbeiter aus Zentralosteuropa oder ‚Central Eastern Europe‘ (CEE) zurück. Dabei spielen nicht nur niedrige Kosten eine Rolle: Angesichts des Fachkräftemangels in Mitteleuropa und den USA wirkt auch die schnelle Verfügbarkeit von IT-Fachressorucen auf Unternehmen attraktiv. Entsprechende Projekte müssen jedoch gut vorbereitet werden, um erfolgreich zu sein. Denn in multinationalen Teams arbeiten stets Mitarbeiter aus mehreren Kulturbereichen, was sich als Herausforderung für das Projektmanagement darstellen kann.

Ausbildungsstand auf akademischem Niveau

Aus wirtschaftllicher Sicht gilt der erste Blick vieler Unternehmen beim Einsatz internationler Fachkräfte den Lohnkosten. Derzeit betragen die Gehälter osteuropäischer Mitarbeiter in der Regel weniger als die Hälfte der Personalkosten, die ein Betrieb in Westeuropa oder Nordamerika investieren müsste. Gleichzeitig sind hochqualifizierte Fachkräfte auf dem osteuropäischen Markt vergleichsweise schnell verfügbar, auch wenn der durchschnittliche Ausbildungsstand von Land zu Land varriert. Als führende Länder für das Auslagern von IT-Aufgaben gelten die Slowakei, Ungarn und Bulgarien. Viele der dortigen IT-Fachleute haben schon für westliche Konzerne gearbeitet, die dort lokale Niederlassungen oder autonome Tochterfirmen betreiben. Der generelle Ausbildungsstand liegt auf einem fundierten akademischen Grad. Zudem bieten gerade die Slowakei und Ungarn eine passende technische Infrastruktur, um komplexe IT-Projekte zu hosten, die entfernten WAN-Zugang erfordern.

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Ausgangslage: Migration der IT-Infrastruktur

Für einen der weltweit größten Elektronikkonzerne wurden Serversysteme und IT-Infrastruktur im Rahmen eines IT-Outsourcings verlagert. Der Betrieb wurde in die private Cloud verlegt, die als Host für das globale Rechenzentrum und die Unterstützung des Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) dient. Die Infrastruktur läuft auf einem sicheren privaten Netzwerk (VPN), das die Rechenzentren der Produktionsstandorte in den USA, Europa, Asien und Südamerika verbindet. Um diese Verlagerungen zu ’stemmen‘, wurden mehrere Projektteams mit insgesamt nahezu 200 Mitarbeitern aufgebaut. Aufgeteilt nach geografischen Regionen verantworteten die Teams die komplette Verlagerungen der IT-Systeme.

Das Management für die gesamte Organisation, Administration und die Prozesse verblieb in den USA und Mitteleuropa, während das operative Projektteam aus osteuropäischen IT-Mitarbeitern sowie Fachkräften der weltweiten Produktionsstandorte gestellt wurde. Der Arbeitsschwerpunkt der meisten osteuropäischen Fachkräfte bei der Systemmigration lag auf standardisierten Tätigkeiten, etwa Systembereitstellung und Datenmigration. Als Folge dieser Organisationsstruktur mussten die Mitarbeiter in den Teams in Zentralosteuropa eng mit den jeweiligen Produktionsstandorten in USA, Asien und Europa zusammenarbeiten.

Geschickte Koordination unabdingbar

Im Projektverlauf stellte nicht zuletzt die multinationale Teamstruktur die Beteiligten vor besondere Herausforderungen, zumal die Teams weltweit an drei Standorten in den USA, der Slowakei und Deutschland angesiedelt waren. Die Mitarbeiter in der Slowakei waren technisch gut ausgebildet. Ergänzendes Spezialwissen zu technischen Lösungen konnte erfolgreich aus der Ferne vermittelt werden, wozu aktuelle Techniken wie Web-Presence und Video-Training eingesetzt wurden. Zur Vermittlung von Projektarbeitsweisen und notwendigen Abläufen war aber ein persönlicher Kontakt vor Ort unabdingbar.

Die nötigen englischen und zum Teil deutschen Sprachkenntnisse ließen sich vor der Aufstellung des Teams in der Slowakei testen, so dass im eigentlichen Projektverlauf die Verständigung innerhalb des Teams kein großes Problem darstellte. Aufgrund fehlender Erfahrung in der mündlichen Kommunikation vermieden viele slowakische Mitarbeiter jedoch den direkten Kontakt auf Englisch zu Unternehmensvertretern in Nordamerika und Mitteleuropa. Für das Projekt bedeutete dies, dass einige US-Amerikaner vor Ort die direkte Kommunikation mit dem Auftraggeber übernahmen, um Informationen beispielsweise zu Business-Anforderungen von ihm einzuholen sowie Rückfragen zu übermitteln. Diese zusätzlichen Schnittstellen mussten effektiv gestaltet werden.

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Gestaffelte Zeitfenster für gegenseitige Absprachen

Zwischen Europa und den USA liegen zwischen sechs und zehn Stunden Zeitdifferenz. Für ein Projekt, das nicht auf eingeschliffenen formalisierten Linien verläuft, müssen für Abstimmungen, Rückfragen und Eskalationen daher Zeitfenster vorhanden sein, um sich direkt austauschen zu können. Je kleiner diese Fenster sind – beispielsweise eine Stunde gemeinsame Arbeitszeit – desto ineffizienter ist die Arbeit. Im vorliegenden Projekt wurde dieses Problem gelöst, indem die Mitarbeiter in der Slowakei zu gestaffelten Zeiten arbeiteten, damit ein Teil des Teams Zeiten bis 20 Uhr abdecken konnte. Dabei war es wichtig zu beachten, dass in diesen Ländern die Zahl der Überstunden gesetzlich begrenzt ist und diese vorab exakt angemeldet werden müssen. Überdies kann in jedem Projekt ein Bonussystem helfen, zusätzliche Anreize zum zügigen Erreichen von Projekt-Meilensteinen zu geben.

Gründliche Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

Der termingerechte Abschluss des Migrationsprojektes zeigt: Wenn Unternehmen den Einsatz multinationaler Teams gründlich vorbereiten, kann sich neues Potenzial für IT-Projekte erschließen. Doch die Auslagerung von standardisierten Projektaufgaben verspricht nur dann merklichen Erfolg, wenn die örtlichen Gegebenheiten und die unterschiedlichen Mentalitäten berücksichtigt werden. Dazu sollten breits im Vorfeld die folgenden Punkte beachtet werden:

• Alle Anforderungen müssen klar definiert werden, bevor die Übergabe der Prozesse an die einzelnen Projektteams startet.
• Die Projektpartner sollten sich bei regelmäßigen Treffen vor Ort kennenlernen, um so ein fundiertes Verständnis von der Lebensart und den Sitten und Gebräuchen des Gegenübers aufzubauen.
• Die Gesetzeslage vor Ort und die kulturellen Gegebenheiten müssen bekannt und in der Planung berücksichtigt werden.
• Das Projekt sollte von Fachkräften oder Beratern begleitet werden, die bereits Arbeitserfahrungen in osteuropäischen Ländern gesammelt haben.

Auf diese Weise lassen sich durch eine erfolgreiche und termingerechte Projektabwicklung bereits bei einer mittleren Projektdauer von 60 bis 120 Tagen merkliche Projektkosten einsparen.