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Schnelle Angebote mit realistischer Kostenschätzung

Integriertes Early Cost Estimate

Schnelle Angebote mit realistischer Kostenschätzung

Der Trend zu kundenindividuellen Lösungen lässt die Zahl der Varianten zügig wachsen. Gerade im Fahrzeug-, Maschinen- und Anlagenbau führt dies zu einer Fülle an Kalkulationen und Angeboten. Meist entsteht die erste Kostenschätzung auf Basis von Expertenwissen – oder sie fällt aufwändig aus, erarbeitet von ganzen Angebotsteams. Abhilfe verspricht der Einsatz von Produktdatenmanagment-Methoden für Struktur- und Konfigurationsmanagement, um auch bei früher Kostenschätzung Vertrieb und Entwicklung keine wertvolle Zeit im Sachnummern-Dschungel zu rauben.

Bild: ©kadmy, ©Leefoster

Vielleicht gibt es sie – die erfahrenen Vertriebler, die ein spontanes Angebot abgeben können, weil sie die entscheidenden Kostentreiber im Kopf haben und so einen zutreffenden Kostenrahmen nennen können. Die Praxis in den Unternehmen aber zeigt: Viele dieser Kostenschätzungen liegen daneben und sind im weiteren Projektverlauf nur schwer nachvollziehbar.

Vertrieb und Projektplaner befinden sich in der frühen Phase der Produktfestlegung im Entscheidungsdilemma: Entweder sie wählen eine ‚Offline‘-Kalkulation ohne Stammdatenintegration, um schnell und flexibel ein Angebot erstellen zu können. Oder sie nehmen den Aufwand einer soliden Kalkulation auf Sachnummernbasis im Enterprise Resource Planning-System (ERP) auf sich. Letztere Variante hat neben der höheren Genauigkeit den Vorteil, die ursprüngliche Kalkulation dann methodisch mit den Projekt- und Nachkalkulationen abgleichen zu können – wenn der Kunde so lange warten kann oder will.

Als Alternative untersuchen Unternehmen eigene Systeme für das Early Cost Estimate and Planning, also die frühzeitige Produktkostenkalkulation. Meist bieten aber die ohnehin im Haus befindlichen Systeme für das Produktdatenmanagement (PDM) mit ihrer Konfigurations- und Strukturmethodik die Möglichkeit, individualisierbare Referenzkalkulationen anzulegen, die dem Anwender gestattet, eine Kostenschätzung hinlänglich genau zu dokumentieren.

Product Lifecycle Management ‚zweckentfremdet‘

Dazu bietet die Product Lifecycle Management-Suite SAP PLM 7.0 beispielsweise das Modul ‚Product Structure Management‘ (PSM). Die Lösung gehört zur Business Suite des Walldorfer Softwarekonzerns. PSM basiert auf der schon länger in dessen ERP-Lösung etablierten ‚Integrated Product and Process Engineering‘ (IPPE). PSM wird mit seinen Strukturierungs- und Konfigurationsmethoden primär für die Produktentstehung und Produktdatenverwaltung im Markt adressiert, insbesondere in der frühen Entwicklungsphase, wenn die logistischen Sachnummern noch nicht vollständig ausgeprägt werden können.

Für die Erstellung einer Referenzkalkulation werden dazu beispielsweise die Kostentreiber der Lösung, Montage- und Logistikleistungen sowie Zuschläge für etwa Zoll und Steuern in hierarchischen Strukturen aufgebaut. Über Konfigurationsmerkmale wird anschließend die Relevanz eines Kostentreibers und dessen Ausprägung gesteuert. Die Nutzung von PSM innerhalb der Software-Suite hat den zusätzlichen Vorteil, dass bereits im ERP hinterlegte Daten für Übernahmeumfänge von Vorgängerprojekten herangezogen werden können und damit die Treffgenauigkeit der Kostenschätzung erhöht wird.

Im weiteren Prozess bietet der Ansatz einer integrierten Software ein Zusammenspiel von ERP- und PDM-System dem Anwender die Möglichkeit, diese frühe Kostenkalkulation in die Struktur der Grobplanung zu überführen und zur Lösungsgestaltung weiterzuentwickeln. Der sachnummernlose Ansatz über Positionsvarianten lässt sich dann mit zunehmender Reife der Entwicklung in eine echte Stückliste überführen, wobei der Kostenhorizont und die aktuelle Produktstruktur kontinuierlich gegen die ursprünglichen Annahmen gemessen werden können.

Standardprozesse für frühe Preiskalkulation

Soll die ‚Product Structure Management‘-Software als Konfigurator mit Kalkulationsfunktion eingesetzt werden, sollte diese Funktion im Sinne eines allgemeingültigen Standardprozesses eingeführt werden. Durch den Aufbau einer durchgängigen Kalkulationsmethodik und durch die intensive Nutzung wird das IT-Werkzeug dabei stetig verfeinert und kann seine Wirkung entfalten: Die Aussagekraft von Angeboten wird präziser. Bereits schnell erstellte erste Entwürfe, die als Diskussionsgrundlage im Gespräch mit dem Kunden dienen, können eine hohe Qualität und Treffsicherheit aufweisen – das richtige Vorgehen vorausgesetzt. Ein weiterer Vorteil: Auch Varianten einzelner Angebotsbereiche, auf die der Kunde im Laufe des Gesprächs kommt, können kurzfristig, sicher und nachvollziehbar kalkuliert werden. Das Unternehmen kann so seinem Vertrieb die Vorteile der flexiblen ‚Offline‘-Kalkulation bieten, während Controller und Projektverantwortlichen zugleich die Rückverfolgbarkeit der Entscheidungen über den gesamten Akquisitions- und Ausführungsprozess hinweg gewinnen.

Beziehungsschema stützt Variantenkonfiguration

Die Umsetzung dieses Ansatzes setzt allerdings eine Prozessanalyse voraus, die den Weg zum Endprodukt nachzeichnet. Dabei zeigen sich die Knotenpunkte, an denen sich Positionsvarianten ergeben. Bei der Anlage des Varianzschemas werden Beziehungen mit hinterlegt, die dann bei einer Konsistenzprüfung mögliche Kollisionen nicht kombinierbarer Varianten aufzeigen. Dies kann bei komplexen Projekten, die in der Industrie bis hin zu umfassenden Kalkulationen für den Anlagenbau reichen, einen gewissen Aufwand bedeuten.

Dafür lassen sich auf diese Weise folgenschwere Fehler verhindern. Denn je mehr technisches Know-how in einem Produkt und seinen kundenspezifischen Varianten steckt, desto mehr Fallstricke ergeben sich auch für die ‚Freihand‘-Kalkulation. Insbesondere zusätzliche Entwicklungskosten, spezielle Logistikthemen oder Materialien mit extrem volatilen Preisen gehören nicht unbedingt zu den Informationen, die ein Vertriebsmitarbeiter in der Verhandlung mit dem Kunden jederzeit parat hat. Wird hingegen ein Konfigurator gewissenhaft angelegt, können Kostentreiber in allen Phasen der Wertschöpfungskette berücksichtigt werden.

Anders als bei externen Kalkulationssystemen lässt sich so auch sicherstellen, dass im Warenwirtschaftssystem zentral eingepflegte Preisveränderungen auch sofort im Early Cost Estimate berücksichtigt werden. Insgesamt kann die Kalkulation so schon in einem frühen Angebotsstadium mit zahlreichen Variablen eine hohe Genauigkeit erreichen. Da das zur Angebotskalkulation verwendete Tool aus dem Produktdatenmanagement stammt, ergibt sich zudem ein positiver Nebeneffekt: Bei den Varianten können jeweils auch Bilder, Geometrien und Dokumente hinterlegt werden. Anwender haben damit gleich Materialien für die Präsentation beim Kunden zur Hand.

Nutzen steigt mit Zahl der Angebote

Je mehr Angebote ein Unternehmen im Vergleich zu der Zahl tatsächlicher Abschlüsse machen muss, umso eher rechnet sich eine Early Cost Estimate-Lösung. Zu den Pluspunkten zählt neben möglichen Wettbewerbsvorteilen durch treffsichere Preisvorhersagen auch das Einsparen von Zeit- und Personalaufwand im Unternehmen. Insbesondere sehr kundenindividuelle Fertigungssparten mit komplexen Produkten können von diesem Vorgehen profitieren, weil ohne die entsprechende Software für jedes Angebot Rückfragen bei Ingenieuren notwendig wären, da der Verkäufer erst interne Angebote einholen muss. In anderen Bereichen, in denen es mehr um die Zusammenstellung von Einzelprodukten und ihren Optionen zu einem Gesamtangebot geht, ermöglicht dieses Herangehen eine höhere Vielfalt im Angebot. Auf Basis der ermittelten Daten lassen sich dann den Interessenten schnell alternative Gesamtlösungen mit sehr konkreten Angaben zum Preisrahmen präsentieren.

Zuverlässige Preiskalkulation mit Standard-Software

Die Einrichtung des Early Cost Estimate auf Basis von Konfiguratoren im Standard eines bestehenden ERP-Systems kann Unternehmen mit variantenreichem Produktportfolio die Möglichkeit einer schnellen, flexiblen und zugleich treffsicheren Angebotskalkulation eröffnen. Richtig eingesetzt verspricht die zuverlässige Abbildung von technischen Abhängigkeiten und Kostentreibern im Kalkulationswerkzeug eine zuverlässige und transparentere Preisermittlung für Vertrieb und Projekt-Controlling. Als weiteren Vorteil erlaubt diese Methode das Erstellen alternativer Preis- und Ertragssimulationen.