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Anlageninformationen einheitlich verwalten

Integriertes Dokumentenmanagement

Anlageninformationen einheitlich verwalten

Bei Betrieb und Instandhaltung von Maschinen und Produktionsanlagen fällt neben strukturierten Daten auch eine Menge an unstrukturiertem Inhalt an. Dazu gehören Wartungs- und Testdokumentationen, Manuals, Zertifikate oder Prüfberichte, die häufig als physische Dokumente oder in isolierten Datensilos und nicht konsistent zu den Daten im führenden System vorliegen. Mit einem integrierten Dokumentenmanagement können Unternehmen die Effizienz dieser Prozesse optimieren und für mehr Sicherheit sowie Compliance beim Enterprise Asset Management sorgen.

Bild: OpenText

Das Enterprise Asset Management (EAM), also das Management von Industrieanlagen, stellt hohe Anforderungen an Unternehmen. So muss die Effizienz der Produktionsanlagen über den gesamten Lebenszyklus sichergestellt sein – von der Planung, Entwicklung und Errichtung über den Betrieb und die Instandhaltung bis hin zur Stilllegung. Um einen schnellen und sicheren Return on Investment sicherzustellen, müssen die Anlagen stets produktiv und rentabel arbeiten. Dies bedeutet: minimierte Ausfallzeiten, kurze Reparaturzyklen, schnelle Fehlerbehebung und damit eine maximale Auslastung. Unabdingbar hierfür sind optimierte Prozesse rund um Engineering, Instandhaltung, Ersatzteilbeschaffung und Produktionsbetrieb. Damit Verbunden ist eine Fülle an Content wie Produktionsdaten, technische Dokumente, Datenblätter, Bedienungsanleitungen, 3D-Zeichnungen, Wartungspläne, Checklisten, Fotos, Berichte, Prozessbeschreibungen, Audit-Protokolle oder die Korrespondenz zwischen den Projektbeteiligten. Diese teils unstrukturierten, teils in Datenbanken gespeicherten Informationen und Dokumente sind in der Regel auf mehrere Systeme in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verteilt.

Wird im Unternehmen das Enterprise Resource Planning-System (ERP) SAP ERP eingesetzt, liegt der Content beispielsweise in Modulen wie PP (Produktionsplanung und -steuerung), im Instandhaltungsmodul PM (Plant Maintenance) oder auch in der Lösung PLM (Product Lifecycle Management). Zudem gibt es häufig verknüpfte Daten in Geografischen Informationssystemen (GIS) und in Betriebsführungssystemen. Weitere Informationen und Dokumente liegen oft auf Fileservern, Mailservern oder in Papier-Archiven. Nicht selten arbeitet eine Crew aus Hunderten von Angestellten und externen Partnern an entsprechenden Projekten. Alle sollten problemlos auf sämtliche relevanten Informationen zugreifen können.

Verteilte Inhalte können Produktivität hemmen

Die heterogene Verteilung der Daten auf ‚Informationsinseln‘ bildet eine große Herausforderung beim Management der Industrieanlagen. Hinzu kommt, dass die am Asset-Management-Prozess beteiligten Mitarbeiter wie Ingenieure, Berater, Sachbearbeiter und Führungskräfte ihre Informationen und Unterlagen meist individuell organisieren. Oft geht auch wertvolles Know-how verloren, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Und häufig sind Teile des Asset Managements an Outsourcing-Partner ausgelagert, die Informationen und Wissen auf eigene Art verwalten. Zudem sehen sich die Anlagenbetreiber mit weiteren Herausforderungen konfrontiert: Es werden nicht nur die technischen Anlagen selbst immer komplizierter. Auch die Prozesse rund um das Asset Management sind häufig komplex, interdisziplinär, ineffizient sowie zeitintensiv und weisen daher nicht selten erhebliches Optimierungspotenzial auf. Zudem müssen viele Prozesse revisionssicher sein und verursachen aufgrund von Regulierungspflichten hohe Kosten und benötigen viel Zeit. Die komplexen Asset Management-Prozesse und die kaum durchgängige Verwaltung von Daten und Dokumenten führen zu einem inkonsistenten oder unvollständigen Informationspool. Aufgrund ineffizienter Zusammenarbeit in Anlagen-spezifischen Projekten entstehen oft lange und teure Stillstandszeiten. Auch der komplizierte Austausch von Dokumenten zwischen den Abteilungen und externen Dienstleistern hemmt die Produktivität. Dazu kommen Probleme hinsichtlich Compliance und Sicherheit als Folge mangelhafter Dokumentation oder schwer zugänglicher Arbeitsanweisungen.

Dokumentationen, Berichte, Zertifikate: Bei Betrieb und Instandhaltungsprozessen von Maschinen und industriellen Anlagen fallen Unmengen von Daten an. Dass diese häufig isoliert voneinander liegen, kann einen inkonsistenten oder unvollständigen Informationspool bedeuten . Ein integriertes Dokumentenmanagement kann diese Informationen zusammenführen, um sie zentral und einheitlich zu verwalten. Bild: OpenText

Effizienz mit integriertem Dokumentenmanagement

Für mehr Effizienz, Compliance und Sicherheit kann die Erweiterung des führenden Plant Maintenance-Systems (PM) um ein vollständig im Backend integriertes Dokumentenmanagement sorgen. Es ergänzt die PM-Lösung um zusätzliche Funktionen und kann die Grundlage für Prozess- und Kostenoptimierungen bilden. Der Hersteller Open Text etwa bietet für diese Aufgaben eine Plattform mit vordefinierten Templates. Damit können Unternehmen Dokumente, Informationen und Daten rund um das Anlagen-Management zentral und einheitlich verwalten. Mithilfe einer unternehmensweiten, konsistenten Anlagendokumentation lassen sich Informationen aus E-Mail-Programmen, Fileservern, Produktdatenmanagement-Lösungen, Dokumentenmanagement-Systemen oder weiteren Modulen abteilungsübergreifend integrieren und konsolidieren. Alle am jeweiligen Projekt Beteiligten – ob interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister – können bei entsprechender Berechtigung aus ihrer IT-Umgebung heraus auf benötigte Dokumente und Informationen zugreifen.

Dieses Extended Enterprise Content Management (xECM) unterstützt den Zugang zu Inhalten etwa von mobilen Endgeräten, aus ERP-Modulen wie etwa SAP PM, SAP SRM (Supplier Relationship Management), dem Netweaver Business Client sowie aus Microsoft-Applikationen wie Windows Explorer, Outlook, Office und Sharepoint. So können beteiligte Parteien und Abteilungen in Prozessen des Anlagen-Managements – wie etwa bei technischen Instandhaltungsprojekten – IT-gestützt in interdisziplinären Teams und mit Lieferanten zusammenarbeiten. Dies kann auch den Austausch von Dokumenten sowie die Abstimmung mit Behörden, Dienstleistern und Herstellern erleichtern. Zudem bietet die Lösung Funktionen, um sich wesentliche Daten zum Anlagen-Management sowie über verschiedene Projekte anzeigen zu lassen: Sind die Arbeiten mit den erforderlichen Dokumentationen vollständig? Liegen die erforderlichen Abnahmen und Genehmigungen vor? Auf diese Weise können Ingenieure zeitnah den Status ihrer Anlagenprojekte erfahren. Am Ende einer Prozesskette übermittelt das System relevante Dokumente revisionssicher in die Anlagendokumentation. Diese Art der Datenstrukturierung kann die Transparenz nicht nur bei Instandhaltungsprojekten verbessern, sondern auch bei vielen Prozessen rund um Anlagenbetrieb, Engineering und Ersatzteilbeschaffung.

Ausfallzeiten reduzieren, Reparaturzyklen verkürzen

Ist ein integriertes Dokumentenmanagement-System eingeführt und wird konsequent genutzt, können die schlanken Prozesse rund um das Anlagenmanagement dazu beitragen, Ausfallzeiten von Anlagen zu reduzieren und Reparaturzyklen zu verkürzen. Dies spiegelt sich in der Produktivität und Lebensdauer der Maschinen wieder. Auch der Nutzen solcher Systeme für die Compliance ist greifbar: Aktuelle Arbeitsanweisungen und Material-Datenblätter können hier für mehr Sicherheit sorgen. Eine gut dokumentierte Prozess-Historie hilft Mitarbeitern bei der Fehleranalyse und Mängelbeseitigung. Und nicht zuletzt lässt sich auf einer entsprechenden Datengrundlage der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten und anderen Inhalten rund um das Management von Industrieanlagen stetig optimieren.