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Integriertes Dokumentenmanagement

Anlageninformationen einheitlich verwalten

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Dokumentationen, Berichte, Zertifikate: Bei Betrieb und Instandhaltungsprozessen von Maschinen und industriellen Anlagen fallen Unmengen von Daten an. Dass diese häufig isoliert voneinander liegen, kann einen inkonsistenten oder unvollständigen Informationspool bedeuten . Ein integriertes Dokumentenmanagement kann diese Informationen zusammenführen, um sie zentral und einheitlich zu verwalten. Bild: OpenText

Effizienz mit integriertem Dokumentenmanagement

Für mehr Effizienz, Compliance und Sicherheit kann die Erweiterung des führenden Plant Maintenance-Systems (PM) um ein vollständig im Backend integriertes Dokumentenmanagement sorgen. Es ergänzt die PM-Lösung um zusätzliche Funktionen und kann die Grundlage für Prozess- und Kostenoptimierungen bilden. Der Hersteller Open Text etwa bietet für diese Aufgaben eine Plattform mit vordefinierten Templates. Damit können Unternehmen Dokumente, Informationen und Daten rund um das Anlagen-Management zentral und einheitlich verwalten. Mithilfe einer unternehmensweiten, konsistenten Anlagendokumentation lassen sich Informationen aus E-Mail-Programmen, Fileservern, Produktdatenmanagement-Lösungen, Dokumentenmanagement-Systemen oder weiteren Modulen abteilungsübergreifend integrieren und konsolidieren. Alle am jeweiligen Projekt Beteiligten – ob interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister – können bei entsprechender Berechtigung aus ihrer IT-Umgebung heraus auf benötigte Dokumente und Informationen zugreifen.

Dieses Extended Enterprise Content Management (xECM) unterstützt den Zugang zu Inhalten etwa von mobilen Endgeräten, aus ERP-Modulen wie etwa SAP PM, SAP SRM (Supplier Relationship Management), dem Netweaver Business Client sowie aus Microsoft-Applikationen wie Windows Explorer, Outlook, Office und Sharepoint. So können beteiligte Parteien und Abteilungen in Prozessen des Anlagen-Managements – wie etwa bei technischen Instandhaltungsprojekten – IT-gestützt in interdisziplinären Teams und mit Lieferanten zusammenarbeiten. Dies kann auch den Austausch von Dokumenten sowie die Abstimmung mit Behörden, Dienstleistern und Herstellern erleichtern. Zudem bietet die Lösung Funktionen, um sich wesentliche Daten zum Anlagen-Management sowie über verschiedene Projekte anzeigen zu lassen: Sind die Arbeiten mit den erforderlichen Dokumentationen vollständig? Liegen die erforderlichen Abnahmen und Genehmigungen vor? Auf diese Weise können Ingenieure zeitnah den Status ihrer Anlagenprojekte erfahren. Am Ende einer Prozesskette übermittelt das System relevante Dokumente revisionssicher in die Anlagendokumentation. Diese Art der Datenstrukturierung kann die Transparenz nicht nur bei Instandhaltungsprojekten verbessern, sondern auch bei vielen Prozessen rund um Anlagenbetrieb, Engineering und Ersatzteilbeschaffung.

Ausfallzeiten reduzieren, Reparaturzyklen verkürzen

Ist ein integriertes Dokumentenmanagement-System eingeführt und wird konsequent genutzt, können die schlanken Prozesse rund um das Anlagenmanagement dazu beitragen, Ausfallzeiten von Anlagen zu reduzieren und Reparaturzyklen zu verkürzen. Dies spiegelt sich in der Produktivität und Lebensdauer der Maschinen wieder. Auch der Nutzen solcher Systeme für die Compliance ist greifbar: Aktuelle Arbeitsanweisungen und Material-Datenblätter können hier für mehr Sicherheit sorgen. Eine gut dokumentierte Prozess-Historie hilft Mitarbeitern bei der Fehleranalyse und Mängelbeseitigung. Und nicht zuletzt lässt sich auf einer entsprechenden Datengrundlage der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten und anderen Inhalten rund um das Management von Industrieanlagen stetig optimieren.


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