Dokumentenmanagement ist längst nicht mehr als isolierte Insel in der IT-Landschaft zu betrachten. Systeme für CRM, WWS, Groupware und Business Intelligence stehen in unmittelbarer Wechselbeziehung mit anfallenden Dokumenten. Daher empfiehlt es sich, Systemanforderungen innerhalb einer integrierten Oberfläche abzudecken.
Während man früher noch reine Archivierungssysteme einführte, gilt diese Herangehensweise inzwischen als veraltet. Das Business Process Management, also die Gestaltung, Dokumentation, Steigerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem System, rückt hingegen immer stärker in den Vordergrund. Das betrifft auch Abläufe etwa in den Bereichen Kundenbeziehungen, Warenwirtschaft und Produktion. Die Integration von Dokumentenmanagement-, ERP- und CRM-Systemen ist also im besten Fall nicht mehr in der Anbindung unterschiedlicher Systeme definiert. Vielmehr gilt es, alle Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche nach Möglichkeit mit einer einzigen, integrierten Lösung zu erfüllen.
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Auch wenn der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen als Einzellösung nicht mehr sinnvoll erscheint, bestehen in vielen Unternehmen nach wie vor Insellösungen. „Das hat historische Gründe“, erläutert Roland Stutzmann, Leiter Produktmanagement beim oberfränkischen Softwarehersteller GSD Software mbH. „Vor einigen Jahren war das Bewusstsein einfach noch nicht vorhanden, dass ein Unternehmen nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern dementsprechend auch in der IT-Unterstützung aus der ganzheitlichen Perspektive betrachtet werden muss.“ Auch für die zahlreichen Nachteile der auf Insellösungen verteilten Datenhaltung waren Entscheider vor wenigen Jahren noch nicht in dem Ausmaß sensibilisiert wie heute.
Was aber, wenn Insellösungen nun einmal da sind? Wer als Produktionsunternehmen heute täglich mit einer uneinheitlichen Softwarelandschaft zu kämpfen hat, kennt das Problem: Der Nutzer muss unterschiedliche Anwendungen öffnen und schließen, die Arbeit mit den Systemen erfolgt auf uneinheitlichen Bedienoberflächen. Aufgrund von Medienbrüchen kommunizieren die Systeme vielfach nicht sauber miteinander, daneben finden sich die Daten häufig nicht in einer zentralen Datenbank wieder. Diese einheitliche Sicht auf alle Daten ist aber längst kein ’nice-to-have‘ mehr. Wer angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks bestehen will, benötigt aktuell und in Zukunft eine einheitliche Datenbasis über alle Fachabteilungen hinweg: Jeder Mitarbeiter muss auf die gleichen Dokumente zugreifen können. Seien dies nun Belege aus der Warenwirtschaft, Kunden-E-Mails oder ein Fax.
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Letztlich darf das Dokumentenmanagement niemals losgelöst von allen anderen genannten Anwendungsbereichen betrachtet werden. Für die Pflege von Kundenbeziehungen bilden beispielsweise die dem Kunden zugeordneten Dokumente eine wichtige Basis. Als möglicher Lösungsansatz, um dem Problem der Insellösungen Abhilfe zu schaffen, bietet sich der Einsatz integrierter Software an. Der Anbieter GSD Software hat mit der Anwendung Docuframe hier ein System entwickelt, das viele Funktionsanforderungen des Mittelstandes etwa an DMS, CRM, WWS, Workflow und Groupware unter einer einheitlichen Oberfläche abdeckt. So können Betriebe ihre Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend verbessern und manuelle Aufwände reduzieren. Letztlich spiegelt sich das in der Senkung der Kosten wider. Auch wenn sich der Trend in Richtung zentraler Datenbasis und einheitlicher Oberfläche über sämtliche betriebswirtschaftlichen Bereiche verstärken wird, ist die komplette Auslagerung der Anwendungen ins Web, das heute so intensiv propagierte Cloud Computing, dabei nur bedingt sinnvoll. Wer heute seine Anwendungen in die Cloud stellt, tut dies vielfach um den Preis der Flexibilität bei der Lösungsgestaltung. Das wiederum schränkt einen zentralen Vorteil konventioneller IT-Strategien ein.
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