Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Integration statt Insellösungen

Dokumentenmanagement ist längst nicht mehr als isolierte Insel in der IT-Landschaft zu betrachten. Systeme für CRM, WWS, Groupware und Business Intelligence stehen in unmittelbarer Wechselbeziehung mit anfallenden Dokumenten. Daher empfiehlt es sich, Systemanforderungen innerhalb einer integrierten Oberfläche abzudecken.



Bild: Fotolia – Sergey Ilin

Während man früher noch reine Archivierungssysteme einführte, gilt diese Herangehensweise inzwischen als veraltet. Das Business Process Management, also die Gestaltung, Dokumentation, Steigerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem System, rückt hingegen immer stärker in den Vordergrund. Das betrifft auch Abläufe etwa in den Bereichen Kundenbeziehungen, Warenwirtschaft und Produktion. Die Integration von Dokumentenmanagement-, ERP- und CRM-Systemen ist also im besten Fall nicht mehr in der Anbindung unterschiedlicher Systeme definiert. Vielmehr gilt es, alle Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche nach Möglichkeit mit einer einzigen, integrierten Lösung zu erfüllen.

Durchgängige Geschäftsprozesse

Auch wenn der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen als Einzellösung nicht mehr sinnvoll erscheint, bestehen in vielen Unternehmen nach wie vor Insellösungen. „Das hat historische Gründe“, erläutert Roland Stutzmann, Leiter Produktmanagement beim oberfränkischen Softwarehersteller GSD Software mbH. „Vor einigen Jahren war das Bewusstsein einfach noch nicht vorhanden, dass ein Unternehmen nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern dementsprechend auch in der IT-Unterstützung aus der ganzheitlichen Perspektive betrachtet werden muss.“ Auch für die zahlreichen Nachteile der auf Insellösungen verteilten Datenhaltung waren Entscheider vor wenigen Jahren noch nicht in dem Ausmaß sensibilisiert wie heute.

Insellösungen abbauen und Kosten sparen

Was aber, wenn Insellösungen nun einmal da sind? Wer als Produktionsunternehmen heute täglich mit einer uneinheitlichen Softwarelandschaft zu kämpfen hat, kennt das Problem: Der Nutzer muss unterschiedliche Anwendungen öffnen und schließen, die Arbeit mit den Systemen erfolgt auf uneinheitlichen Bedienoberflächen. Aufgrund von Medienbrüchen kommunizieren die Systeme vielfach nicht sauber miteinander, daneben finden sich die Daten häufig nicht in einer zentralen Datenbank wieder. Diese einheitliche Sicht auf alle Daten ist aber längst kein ’nice-to-have‘ mehr. Wer angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks bestehen will, benötigt aktuell und in Zukunft eine einheitliche Datenbasis über alle Fachabteilungen hinweg: Jeder Mitarbeiter muss auf die gleichen Dokumente zugreifen können. Seien dies nun Belege aus der Warenwirtschaft, Kunden-E-Mails oder ein Fax.

Letztlich darf das Dokumentenmanagement niemals losgelöst von allen anderen genannten Anwendungsbereichen betrachtet werden. Für die Pflege von Kundenbeziehungen bilden beispielsweise die dem Kunden zugeordneten Dokumente eine wichtige Basis. Als möglicher Lösungsansatz, um dem Problem der Insellösungen Abhilfe zu schaffen, bietet sich der Einsatz integrierter Software an. Der Anbieter GSD Software hat mit der Anwendung Docuframe hier ein System entwickelt, das viele Funktionsanforderungen des Mittelstandes etwa an DMS, CRM, WWS, Workflow und Groupware unter einer einheitlichen Oberfläche abdeckt. So können Betriebe ihre Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend verbessern und manuelle Aufwände reduzieren. Letztlich spiegelt sich das in der Senkung der Kosten wider. Auch wenn sich der Trend in Richtung zentraler Datenbasis und einheitlicher Oberfläche über sämtliche betriebswirtschaftlichen Bereiche verstärken wird, ist die komplette Auslagerung der Anwendungen ins Web, das heute so intensiv propagierte Cloud Computing, dabei nur bedingt sinnvoll. Wer heute seine Anwendungen in die Cloud stellt, tut dies vielfach um den Preis der Flexibilität bei der Lösungsgestaltung. Das wiederum schränkt einen zentralen Vorteil konventioneller IT-Strategien ein.


Das könnte Sie auch interessieren:

In Halle 7, Stand G01 auf der Intralogistik-Fachmesse Logimat zeigt Logivations ein neues kamerageführtes System zur Steuerung von fahrerlosen Transportfahrzeugen und zum Tracking von Gütern.‣ weiterlesen

Cyber-Angriffe auf die Unternehmens-IT finden immer wieder statt. ERP-Umgebungen als Angriffsziel bilden hier keine Ausnahme. Die zunehmende Vernetzung und das Zusammenspiel von immer mehr Komponenten führen im Ergebnis zu mehr potenziellen Angriffszielen.‣ weiterlesen

In der Automotive-Branche liegt die Messlatte für die Qualität ganz oben: Eine Null-Fehler-Produktion wird über die gesamte Lieferkette hinweg erwartet. Als hundertprozentiger Automobilzulieferer hat sich Baier & Michels mit ihrer Produktpalette diesem Qualitätsanspruch verpflichtet. Dabei unterstützt seit dem Jahr 2015 eine integrierte Lösung für das Qualitäts- und Produktionsmanagement.‣ weiterlesen

Immer mehr mittelständische Unternehmen internationalisieren sich, vergrößern sich durch Zukäufe oder schaffen durch Aufteilungen der Unternehmensbereiche effizientere Strukturen. Jeder dieser Schritte bedeutet eine komplexe Abwicklung für das eingesetzte ERP-System.‣ weiterlesen

Nicht nur Cyberattacken von außen, sondern auch Insider-Angriffe stellen für Unternehmen nach eine Sicherheitsgefahr dar. Der Securityspezialist CyberArk gibt fünf Empfehlungen, wie Unternehmen derartige Angriffe erkennen bzw. verhindern können.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige