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Informationsfluss und Verantwortlichkeiten

Mit den richtigen Strukturen den Überblick behalten

In Organisationen und Projekten ist die Bildung der richtigen Strukturen ein wichtiger Faktor für die Produktivität. Durch verfälschte oder fehlende Informationen werden leider zu oft falsche Entscheidungen getroffen. Klare Regeln, welche Verantwortlichkeiten auf welcher Ebene liegen, sind Grundlage für eine effiziente Arbeitsweise. Das Wissen um die Mechanismen des Informationsflusses und eine funktionierende Delegation muss im Management der Organisation ankommen.

Bild: iStockfoto / Bim / Maciej Noskowski

Macht man zu viel, macht man nichts mehr richtig, da man nur über begrenzte Kapazitäten verfügt. Neigt man hingegen dazu, Probleme anderer lösen zu wollen, vernachlässigt man unter Umständen nicht nur die eigenen Aufgaben, sondern kann außerdem selbst zum größten Problem für den Rest des Teams oder des gesamten Unternehmens werden. Weitverbreitet führt ein falsches Verständnis von Unterstützung zu unverhältnismäßigen Störungen und teils sogar Turbulenzen in Unternehmen oder einzelnen Projekten. Ganz besonders betrifft dies wachsende Organisationen. Denn nimmt die Größe oder Komplexität eines Unternehmens zu, stellt dies neue und erhöhte Anforderungen an die Fähigkeiten der Führungskräfte. Diese Erkenntnisse sind evident und nicht neu, dennoch hapert es in vielen Unternehmen an deren Umsetzung. Verzeichnen also Projekte fortgesetzt Misserfolge, könnten neben den im Projekt hausgemachten Problemen die Rahmenbedingungen schuld daran sein. Um dies aufzudecken, sollten die bestehenden Strukturen vorurteilsfrei auf eventuelle Schwachstellen überprüft werden. Doch die Frage ist: Woran erkennt man ‚unreife‘ oder den Erfordernissen nicht angepasste Strukturen?

Kriterien zur Prüfung

Zwei Kriterien sollen helfen, das Organisationsgebäude auf die Probe zu stellen:

  • Informationsfluss: Können Informationen ungehindert durch Hierarchie-Ebenen der Organisation fließen, oder werden sie auf ihrem Weg behindert oder gar verfälscht?
  • Klare Verantwortlichkeiten: Sind die Zuständigkeiten zufriedenstellend geregelt und werden sie eingehalten, oder kommt es zu Reibungsverlusten aufgrund von Mikromanagement?

Halten beide Kriterien einer Prüfung stand, sind die Weichen im Unternehmen und damit in den Projekten gut gestellt. Unreife Unternehmen hingegen können mittel- bis langfristig scheitern, da sich unzureichende Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen vor allem dort bemerkbar machen, wo die Wertschöpfung erbracht wird. Schlechte, aber eingeschliffene kulturelle Besonderheiten und Abläufe führen teilweise zu einer trügerischen Sicherheit, getreu dem Motto: ‚Bisher hat es ja immer noch funktioniert.‘ Man findet sich mit bestehenden Konstrukten ab – wohlwissend, dass sie nicht optimal sind – da Veränderungen mit Aufwänden verknüpft sind und die Angst vor einer weiteren Verschlechterung durchaus begründet sein kann. Doch die Fähigkeit, Veränderungen zuzulassen und generell auf Abweichungen reagieren zu können, ist ein sicheres Indiz für eine stabile und krisensichere Unternehmenskultur. Hier werden notwendige Veränderungen erkannt und für deren Umsetzung die passenden Zeitpunkte gewählt.

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