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Informationsbarrieren vermeiden

Jeden Prozess im Blick

Organisationen haben eine komplexe Gesamtaufgabe. Jedes Team in jeder Abteilung hat die Aufgabe, auf diese hinzuarbeiten. Wenn die Funktionsbereiche mittelständischer Unternehmen und Konzerne räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind, entstehen Informationsbarrieren. Mit Groupware lässt sich das gemeinsame Arbeiten in verteilten Teams über die komplette Wertschöpfungskette deutlich erleichtern.



Bild: IAS Industrial Application Software GmbH

Die Wertschöpfungskette eines Unternehmens geht immer über die Grenzen der Organisation hinaus: Auf der einen Seite bedient das Unternehmen seine Kunden und ist damit Lieferant oder Dienstleister. Auf der anderen Seite spielen seine Lieferanten und Dienstleistungspartner, die mit gewissen Arbeitspaketen beauftragt werden, eine wichtige Rolle. Dabei werden Informationen zur Bearbeitung von anfallenden Aufgaben immer wieder entlang seiner gesamten Wertschöpfungskette benötigt. Effizientes Arbeiten ist an dieser Stelle damit verbunden, dass alle Informationen zum richtigen Zeitpunkt überall, wo sie benötigt werden, zur Verfügung stehen. Der anfallende Bereitstellungsaufwand definiert maßgeblich die Effizienz des gesamten Ablaufes. Der Idealzustand ist erreicht, wenn zu jedem Arbeitspaket alle erforderlichen Informationen ohne Zusatzarbeit und manuelles Eingreifen an allen relevanten Stellen im gesamten Prozessfluss vorhanden sind. Dafür müssen Unternehmen Informationsbarrieren beseitigen, die dort aufkommen, wo der Informationsfluss unterbrochen wird.

Informationsfluss unterbrochen

Informations- und Medienbrüche entstehen in der Unternehmenspraxis oftmals auf folgenden Gründen:

  • Insellandschaften aus vielen IT-Systemen sowie fehlende oder nicht reibungslos funktionierende Schnittstellen
  • Fehlen der entsprechenden Softwareinfrastruktur, welche die Informationen für räumlich und zeitlich voneinander getrennte Arbeitsplätze und Abteilungen bereitstellen kann
  • Organisatorische Grenzen, die den Zugriff auf vorhandene Informationen durch fehlende Berechtigungen oder ein gezielt eingerichtetes Rechtemanagement verhindern
  • Fehlende Aufbereitung vorhandener Daten
  • Papiergeführte Erfassung von Informationen, welche nicht digital bearbeitet sowie verbreitet werden können
  • Der Faktor Mensch, bei dem Informationen trotz vorhandener Tools und Strukturen bewusst oder unbewusst zurückgehalten oder nicht sachgemäß weitergegeben werden.

Wirkung auf die Zusammenarbeit




Digitalisierte Informationen stehen sofort in allen angebundenen Systemen zur Verfügung. Eine hervorragende Grundlage, angelehnte Prozesse zu straffen. Bild: IAS Industrial Application Software GmbH

Existieren in Organisationen Informationsbarrieren, kommt es zu deutlichem Mehraufwand für Funktionsbereiche, die nicht mit Informationen beliefert werden. Demnach müssen Mitarbeiter Informationen erfragen, diese validieren, gegebenenfalls vervollständigen und nachträglich in Systeme einpflegen. Ist dies nicht möglich, fehlt ihnen schlichtweg die Grundlage für richtige Entscheidungen. Ein Beispiel verdeutlicht potenzielle Konsequenzen: Bei der Bestellung eines Kunden nimmt der Vertrieb die Kundendaten auf und übergibt die Bestellung an die Logistik. Sind beide Systeme nicht miteinander vernetzt, muss der Logistikmitarbeiter die Daten des Kunden neu aufnehmen. Ähnlich verhält es sich mit Übergabe an die Buchhaltung. In diesem Fall sind die Kundendaten in drei verschiedenen Systemen und werden möglicherweise von den einzelnen Abteilungen um Zusatzinformationen ergänzt. Hat der Vertrieb keinen Zugriff auf die Bestellsoftware, kann er den Status der Bestellung nicht einsehen. Auch die Zahlungsmoral des jeweiligen Kunden ist für ihn nicht einfach abrufbar, solange keine Schnittstelle zur Buchhaltung existiert. Will er eine dieser Informationen erhalten, muss er nachfragen. Dies ist oft mit Wartezeit verbunden und beansprucht die Aufmerksamkeit sowie Kapazität mehrerer Mitarbeiter.

Lösungsansatz Groupware



Marco Volk, Marketing Responsible und Media Designer International bei der Industrial Application Software GmbH.

Im Mittelpunkt von Groupware, die als kollaborative Kommunikationssoftware agiert, steht die IT-gestützte Zusammenarbeit im Team. Sie bildet eine einheitliche Plattform, um Daten und Informationen auszutauschen. Das muss sowohl bei räumlicher als auch bei zeitlicher Distanz funktionieren. Im Hinblick auf den Zeitpunkt kann zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation unterschieden werden: Asynchrone Kommunikation findet zeitlich versetzt statt und synchrone Kommunikation geschieht gleichzeitig. Asynchroner Austausch wird üblicherweise über ein Messaging-System oder E-Mail abgebildet. Für die synchrone Kommunikation eignen sich etwa Telefonkonferenzen. Immer häufiger wird auch die Videotelefonie oder auch Videotelefonie mit Bildschirmübertragung praktiziert, um etwas an mehreren Standorten gleichzeitig zu zeigen und den Beteiligten eine aktive Teilnahme zu ermöglichen. Des Weiteren ist im Bereich der Organisation von Aufgaben ein gemeinsamer Kalender und eine gemeinsame Aufgabenverwaltung wichtig, um die Teamarbeit transparent abbilden und planen zu können. So lassen sich in der Groupware jeder Aufgabe Ressourcen wie Poolfahrzeuge, Besprechungsräume, Präsentationsausstattung und Ähnliches zuordnen und im Kalender als planbare oder bereits verplante Ressource anzeigen. Durch anwenderspezifisch eingerichtete Cockpits können in einer Groupware-Lösung alle zuvor beschriebenen und benötigten Informationen übersichtlich dargestellt werden. Diese Informationen können aus unterschiedlichsten Systemen und Datenbanken kommen, idealerweise hat man aber eine zentrale Datenspeicherung, um redundante Informationen zu vermeiden. Geräteunabhängigkeit ist ein weiteres Kriterium für die Groupware-Lösung. So lassen sich Informationen unabhängig vom Anzeigegerät, wie Laptop, Smartphone oder Tablet erstellen und abrufen.

Business Process Mangement




Roman Kunkis, ERP-Consultant bei der Industrial Application Software GmbH.

Um die Informationsbereitstellung noch weiter zu optimieren, bieten sich BPM-Prozesse an. Damit hat man die Möglichkeit, eine Kette von Folgeaktionen zu Ereignissen zu definieren, welche im Hintergrund der Software automatisch kontrolliert und gesteuert werden. Bei einer Bestellung etwa, die eine Wertgrenze überschreitet, wird automatisch der zuständige Entscheider per E-Mail informiert, und die Bestellung auf gesperrt gesetzt. Der Entscheider erhält mit der Nachricht alle zur Entscheidung notwendigen Informationen. Weiterhin sind Buttons in der E-Mail hinterlegt, mit welcher er mögliche Entscheidungen direkt auswählen kann. Gibt er die Bestellung frei, wird der Vertriebsmitarbeiter darüber informiert, dass er die Bestellung bearbeiten kann. Im Fall, dass eine ganze Gruppe von Entscheidern über das weitere Vorgehen entscheiden muss, kann er eine Umfrage starten. Automatisch erhalten die hinterlegten Entscheider die Aufforderung abzustimmen. In BPM kann auch hinterlegt werden, was passieren soll, wenn innerhalb einer bestimmten Zeitspanne keine Aktion ausgeführt wurde. Dabei lässt sich genau festlegen, ob dann der Vorgesetzte, ein Vertreter oder der Vertriebsmitarbeiter informiert wird, ob nach einer Stunde oder nach einem Monat.

Vorteile von Groupware

Da mit Groupware-Anwendungen Information räumlich und zeitlich unabhängig zur Verfügung gestellt werden, gewinnt die Organisation und ihre Mitarbeiter deutlich an Flexibilität, redundanter Datenbestand wird vermieden. Organisationen gelangen in vielen Fällen mit den Systemen schneller zu Lösungen, da es alle Beteiligten einbindet. Diese leisten gleichzeitig einen Beitrag zum Wissenstransfer, sodass die Qualität der geleisteten Arbeit steigt. Sogenannte Cockpits sorgen softwareseitig dafür, dass Prozesse und Aufgaben im Blick bleiben. Erweitert durch geeignete BPM-Prozesse lässt sich absichern, dass Prozesse nicht einfach im Alltagsgeschäft untergehen, sondern tatsächlich innerhalb des definierten Unternehmensprozesses bis zum Ende abgearbeitet werden.

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