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Information automatisiert zusammenführen

Technische Dokumentation auf Knopfdruck

Mit steigender Variantenvielfalt, schnelleren sowie komplexeren Entwicklungszyklen steigen die Anforderungen im Maschinen- und Anlagenbau. Das betrifft auch die Technische Dokumentation der Güter. Um Redakteure bei der Zusammenstellung und Strukturierung der Unterlagen zu unterstützen, enthält das Redaktionssystem Cosima go! von Docufy seit kurzem das Modul Publikationskonfigurator. Das Werkzeug gestattet Anwendern die weitgehend automatisierte Erstellung von Dokumentationen. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die Systeminformationen im Vorfeld konsequent klassifiziert und standardisiert abgelegt wurden.

Bild: Docufy GmbH

Der Hersteller von Software zur Technischen Dokumentation Docufy aus Bamberg hat ein neues Release seines Redaktionssystems Cosima go! vorgestellt. Der darin enthaltene Publikationskonfigurator zur Erstellung von Technischer Dokumentation kann Anwendern ermöglichen, bei entsprechender Klassifizierung und Standardisierung von Produktinformationen Dokumentationen weitgehend automatisiert zu erstellen. Dem ‚Bottom up‘-Ansatz folgend kann somit die Notwendigkeit entfallen, produktspezifische Informationen manuell zusammenzustellen. Bei der Erfassung der dafür erforderlichen Daten nach der ‚Produkt und Information‘-Methode (PI) helfen Funktionen im Redaktionssystem wie die integrierten Stücklisten, vererbbare Kategorisierungen und Möglichkeiten zum Anpassen der Verarbeitungslogik durch Skripte. Wenn die Datengrundlage gegeben ist, lässt sich die Technische Dokumentation per Knopfdruck weitgehend automatisiert passend zur entsprechenden Maschine bereitstellen. Auch die Filterung von Varianten und das Handling von Zulieferdokumentationen können auf diese Weise vereinfacht werden. Hinter der automatischen Erstellung der Dokumentation steht die konsequente Umsetzung des Standardisierungsgedankens. „Was einmal standardisiert ist, lässt sich bequem automatisieren“, sagt Uwe Reißenweber, Geschäftsführer der Docufy GmbH. Mit der Anwendung sollen sich insbesondere Arbeitsabläufe für Technische Redakteure beschleunigen lassen, damit diese durch das automatisierte Zusammenfügen der Informationen mehr Zeit für andere Kernaufgaben aufbringen können.

Mehrdimensionale Klassifizierungsmethode

Bevor die automatisierte Erstellung von Dokumentationen mit dem Konfigurator-Werkzeug möglich ist, müssen die Klassifikationen für die Bausteine der Technischen Dokumentation festgelegt werden. Der Software-Anbieter setzt dabei die PI-Klassifikation ein. Das Klassifikationsmodell wurde von Professor Wolfgang Ziegler, Leiter des Master-Studiengangs Technische Redaktion in Karlsruhe, initiiert und liefert eine Struktur für die modulare Informationserfassung. Zentral sind im Modell die Dimensionen ‚Produkt‘ und ‚Information‘ sowie deren Einteilung in intrinsische und extrinsische Merkmale. Intrinsische Merkmale kommen dabei aus dem Gegenstand selbst, während extrinsische von außen vorgegeben sind. Anhand der Produktstruktur wird im Redaktionssystem das zu dokumentierende Produktspektrum abgebildet. Mit Hilfe von Metadaten werden die Informationskategorien klassifiziert. Im nächsten Schritt entstehen die Publikationsstrukturen für die verschiedenen Dokumenttypen – und zwar als wiederverwendbare Gliederungsstruktur. Im sogenannten Publikationsprojekt werden die notwendigen Informationen für ein Projekt, Auftrag oder Produkt zusammengefasst. Daraufhin werden die Publikationsstruktur und die PI-Klassifikation in der Publikationskonfiguration als Informationslandkarte vereinigt. Im Zusammenspiel mit individuellen Skripten und importierten Stücklisten kann das Redaktionssystem somit eine ’stücklistengetriebene Dokumentation‘ per Mausklick ermöglichen.

Strukturierte Dokumententypen wiederverwenden

Die Struktur eines Dokuments entstand in alten Programmversionen der Lösung nach einem ‚Top-down-Ansatz‘ beim Anlegen eines Rahmendokuments. Der neu hinzugefügte Objekttyp ‚Publikationsstruktur‘ unterstützt jedoch die Bildung von wiederverwendbaren Strukturen. Dabei sollen sich die Strukturen des herkömmlichen Rahmendokuments exakt abbilden lassen. Die Publikationsstruktur beschreibt – losgelöst vom tatsächlichen Produkt – die Struktur für einen Dokumententyp. Für jeden Dokumententyp, zum Beispiel ‚Betriebsanleitung‘, kann zentral eine baumartige Knotenstruktur festgelegt werden. Diese dient als Basis für die automatisierte Erstellung der produktspezifischen Dokumentation. Für mehr Flexibilität kann die Verknüpfung zwischen Publikationsstruktur und Publikationskonfiguration sorgen, da sich Änderungen an der Struktur automatisch in der jeweiligen Konfiguration auswirken. Die Struktur lässt sich darüber hinaus auch individuell anpassen sowie mit einem eigenen Editor im Richclient erstellen und pflegen.

Jeder Zelle wird ein Modul zugeordnet

Das Modul Publikationskonfiguration verknüpft das Modell der PI-Klassifikation mit der Produktstruktur innerhalb der Software. Zeilenweise wird die Knotenstruktur der verknüpften Publikationskonfiguration sichtbar, spaltenweise die Produktstruktur. Autoren können definieren, wie spezifisch es werden soll. Jede Zelle ist dabei eindeutig aus der Kombination der Informationsklassifikation und der Produktstruktur adressierbar. Das Redaktionssystem sucht nun automatisch in seiner Datenbank nach Modulen, die sich in der jeweiligen Zelle ‚qualifizieren‘ können. Sind keine Objektgültigkeiten vorhanden, erscheinen die Module in der Spalte ‚Allgemein‘.

  • Noch zu bearbeitende Module werden rosa gekennzeichnet
  • XML-Knoten sind gelb markiert
  • Grün sind Knoten, an denen sich mindestens ein Modul qualifiziert
  • Für die roten Module qualifiziert sich noch kein Modul

Neue Module können in den Zellen erstellt oder per Drag and Drop auf die gewünschte Zelle gezogen und fallengelassen werden. Die Anwendung ändert dabei automatisch die Festlegung der PI-Klassifikation der betroffenen Module. Auf diese Weise können sich Metadaten und Objektgültigkeiten mit meist überschaubarem Aufwand pflegen lassen.

Auf Knopfdruck zur aktuellen Konfiguration

Die Publikationskonfiguration ist die Basis für die Erstellung der Dokumentation auf Knopfdruck. Ein Klick auf ‚Edition erzeugen‘ reicht aus, um eine Edition auf Basis der aktuellen Konfiguration zu generieren. Die Logik des Publikationskonfigurators arbeitet dabei von rechts nach links und gibt spezielleren Modulen in einer Zeile der Struktur den Vorrang vor allgemeineren. In der Standardkonfiguration werden die jeweils speziellsten Module in der Edition berücksichtigt. Die weitere Verarbeitung, zum Beispiel Übersetzung oder Format-Erstellung, erfolgt auf Basis des automatisiert erzeugten Rahmendokuments. Die benötigte Dokumentation lässt sich damit bei entsprechender Pflege des Datenbestands zeitgenau zu jeglicher Maschine oder Anlage erstellen und steht zeitnah bereit.


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