Projektabläufe zielgerichtet gliedern
Damit im Rahmen des Projektcontrollings anstehende Aufgaben angemessen erfüllt werden können, müssen einheitliche Prozesse und Workflows zur Verfügung stehen. Projektarbeit lässt sich vor diesem Hintergrund in folgendes Muster fassen:
- Projektidee, Antrag und Nutzwertanalyse
Ist eine Projektidee einmal eingereicht, sollte eine ausführliche Bewertung des Antrages erfolgen. Dabei sollten quantitative und qualitative Aspekte in Betracht gezogen werden, wie beispielsweise die mit dem Projekt einhergehenden Risiken, aber auch die strategische Bedeutung der Vorschläge. - Planung und Steuerung
Die ausgewählten Projekte werden anschließend in einer strukturierten Projekt-planung konkretisiert und Termine, Kosten, Ressourcen sowie Meilensteine definiert. Diese Parameter werden in der Steuerungsphase regelmäßig überwacht, bei Planabweichungen Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Damit ist das Projektcontrolling nicht nur reaktives Instrument zur Planerfüllung, sondern dient der frühen Erkennung von Chancen und Risiken für den gesamten Projektverlauf. - Reporting und Nachkalkulation
Bei der letzten Phase eines Projekts werden die Soll-Werte den Ist-Werten gegenübergestellt und analysiert. Weiterhin wird der Ablauf des Projekts bewertet, um für spätere Vorhaben aus möglichen Fehlern zu lernen. Schließlich sollten die Ergebnisse in einem umfassenden Projektabschlussbericht dokumentiert werden.
Systemauswahl und Integration
Wenn das Projektcontrolling-Konzept erstellt wurde und die nötigen Prozesse zur Verfügung stehen, gilt es auch, die Anforderungen IT-seitig abzubilden. Bei der Wahl der richtigen Software sollte beachtet werden, dass viele operative Projektmanagementwerkzeuge zwar Ansätze zum kaufmännischen Monitoring und Controlling einzelner Projekte bieten, der Überblick zu sämtlichen Projektgruppen aber nicht immer unterstützt wird. Das kann Risiken und Fehlentwicklungen auf übergeordneter Ebene verschleiern und so rechtzeitiges Eingreifen erschweren. Daher sollte bei der Auswahl einer Lösung darauf geachtet werden, dass Verantwortliche Unterstützung dabei erhalten, einzelne oder mehrere Projekte im Kontext des gesamten Projektportfolios zu steuern. Zu den häufig genannten Anforderungen gehört dabei auch, die gesamte Projektwertschöpfungskette abbilden zu können. Lassen sich auf diese Weise Medienbrüche vermeiden, können Projekte effizienter, zeit- und kostensparender sowie mit weniger Fehlern durchgeführt werden. Eine Grundlage dafür bildet die Integration der IT-Systeme in die Unternehmenssteuerung. Das Manufacturing Execution System (MES) HYDRA optimiert Produktionsprozesse für Fertigungsunternehmen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. ‣ weiterlesen
MES-Integrator und 360-Grad-Partner für optimierte Fertigung
Die Software sollte daher eine Anbindung in Unternehmensanwendungen wie Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) unterstützen. Nach der Entscheidung für die Einführung von IT-gestütztem Projektcontrolling ist in den ersten Phasen eines Projektes zunächst mit höherem Aufwand zu rechnen. Durch die Kombination aus genauerer Planung und unterstützender Software ergeben sich in der Regel jedoch in kurzer Zeit Verbesserungen: Erfahrungen haben gezeigt, dass durch den Einsatz von IT-gestütztem Projektcontrolling die Fehlerzahl kurzfristig sinkt, was zu einer erhöhten Quote bei Zielerfüllung und Kosteneinsparungen führen kann. Sind Systeme und Methoden etabliert, können Anwender im Idealfall ihre Projektideen und -anträge nach anerkannten wissenschaftlichen Methoden analysieren und bewerten und werden über den Projektzyklus hinweg vom System begleitet. Zudem kann das System als digitaler Wissensspeicher zur Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beitragen, indem ‚lessons learned‘ als Grundlage zur Effizienzsteigerung und Standardisierung der Projektprozesse eingesetzt werden.
