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In acht Schritten zum Geschäftssystem

In acht Schritten zum Geschäftssystem

Neben technologischen Innovationen bieten in kleinen und mittleren Unternehmen insbesondere organisatorische und logistische Prozesse Potenzial für Kosteneinsparungen und somit Sicherung und Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit. Enterprise Resource Planning-Systeme sind dabei ein entscheidendes Werkzeug. Daher sollte der Entscheidungsprozess für die Unternehmenssoftware gut durchdacht sein.

Bild: Fotolia.com – Kzenon

Die ständige Verbesserung von Produktionsprozessen ist eine Voraussetzung dafür, Wettbewerbsvorteile erzielen und diese dauerhaft sichern zu können. Hierzu gehört unter anderem, Differenzierungsmerkmale schneller als der Wettbewerb auszubauen. Neben technologischen Innovationen bieten in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) insbesondere organisatorische und logistische Prozesse deutliche Potenziale für Kosteneinsparungen und somit eine Sicherung beziehungsweise einen Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit. Aus diesem Grund kommt EDV-Werkzeugen wie Enterprise Ressource Planning-Systemen (ERP) immer stärkere Bedeutung zu. Zu den bekanntesten Herstellern beziehungsweise Anbietern gehören etwa SAP, Microsoft oder Oracle. Aber auch viele kleinere, weniger bekannte oder regional tätige Anbieter tummeln sich unter den über 600 am Markt vertretenen Konkurrenten. Daher wird in der Regel eine Unternehmensberatung hinzugezogen, deren Markt- und Branchenkenntnis dazu beiträgt, eine objektive Auswahlentscheidung herbeizuführen.

Kosten- und termingerechte Systemauswahl

ERP-Systeme sind heutzutage ein entscheidendes Werkzeug zur Unterstützung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Diese Softwareanwendungen sind in der Lage, alle Unternehmensbereiche informationstechnisch abzudecken. Dazu zählen beispielsweise die Produktion, die Materialwirtschaft, das Finanz- und Rechnungswesen, das Controlling, die Personalwirtschaft, der Verkauf und das Marketing. Das Management-Reporting, das automatisierte Aufbereiten der unter anderem für die Geschäftsführung eines Unternehmens relevanten Daten, gewinnt seit mehreren Jahren ebenfalls zunehmend an Bedeutung und ist oft Funktionsumfang eines ERP-Systems. Vor diesem Hintergrund kommt der anforderungs- sowie termin- und kostengerechten Auswahl eines ERP-Systems eine große Bedeutung zu. Fehler in diesem Prozess können mit erheblichen wirtschaftlichen Folgen für das Unternehmen verbunden sein. Deshalb unterstützt das IPH – Institut für Integrierte Produktion produzierende Unternehmen bei dem Entscheidungsprozess mit einer unabhängigen Vorgehensweise. Diese enthält acht nacheinander ablaufende Schritte und wurde mehrfach erfolgreich von den Ingenieuren des IPH angewendet.

Phase 1: Abstimmung der Vorgehensweise

Im ersten Schritt wird in enger Abstimmung mit dem Unternehmen übder die Vorgehensweise im Projekt unter Einbeziehung aller Beteiligten abgestimmt. Beteiligte Mitarbeiter sind unmittelbar von der Einführung eines neuen Systems betroffene Mitarbeiter (Key-user) beziehungsweise deren Vorgesetzte. Besonders wichtig für einen erfolgreichen Auswahlprozess ist mindestens ein Ansprechpartner beziehungsweise Projektleiter beim Unternehmen vor Ort, der für das Auswahlprojekt verantwortlich ist, die Systembewertung begleitet und bei allen entsprechenden Gesprächen und Datenaufnahmen anwesend ist.

 
Bild: IPH Hannover

Bei der Auswahl des passenden Geschäftsystem ist strukturiertes Vorgehen Pflicht. Das IPH – Institut für Integrierte Produktion Hannover gGmbH ist ein Forschungs- und Entwicklungsdienstleister für Produktionstechnik. Forschung und Entwicklung, Beratung sowie Planung und Qualifizierung sind die Arbeitsschwerpunkte. Unter der Führung der Professoren Behrens, Nyhuis und Overmeyer arbeiten die Ingenieure kontinuierlich an der Weiterentwicklung und Umsetzung neuer, innovativer Ideen in den Bereichen Prozesstechnik, Produktionsautomatisierung und Produktions- und Logistiknetzwerke und verstehen sich dabei als Vermittler zwischen Theorie und Praxis.

Phase 2: Analyse der Unternehmensprozesse

Als nächster Schritt gilt es, sämtliche zukünftig im ERP-System abzubildenden Unternehmensprozesse detailliert analysiert und visualisiert. Dazu zählen etwa Abläufe vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Vertrieb und Servicegeschäft. Die Visualisierung dient unter anderem der späteren Abbildung im Lastenheft und damit den Softwareanbietern zum besseren Verständnis der Unternehmensprozesse. Oftmals können die Analyse und die Dokumentation des Auftragsdurchlaufs in einem Unternehmen schon erste Anhaltspunkte für die Auswahl oder die Reihenfolge zu berücksichtigender Bereiche bieten. Auf jeden Fall muss im Anschluss an die Analyse und Dokumentation der indirekten Leistungsbereiche wie Personalwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Controlling vorgenommen werden.

Beispiel aus einem Anwendungsfall: Grafische Darstellung der Anforderungserfüllung der Top-3-Anbieter für Geschäftssysteme (Grafik: IPH Hannover).

Phase 3: Aufnahme und Priorisierung der Anforderungen

Aufbauend auf die Prozessanalysen werden in dieser Phase die Anforderungen aller betroffenen Unternehmensbereiche an die neue Software dokumentiert. Diese werden im Rahmen von Workshops mit ausgewählten Key-usern der betroffenen Abteilungen anhand strukturiert erhoben und in vier Kategorien bewertet:

Zum Beispiel kann die Fragestellung, welche Informationen je Kunde im Geschäftssystem erfasst werden müssen, verschieden priorisierte Antworten beinhalten. So könnten Lieferanschrift und Rechnungsanschrift ein KO-Kriterium darstellen, während die Speicherung kundenspezifischer Artikelnummer optional, ein zusätzliches Textfeld zum Auftrag für weitere Informationen hingegen nicht benötigt wird.

Phase 4: Anforderungen im Lastenheft festhalten

Die erhobenen und dokumentierten Anforderungen werden anschließend in ein Lastenheft übertragen, um den Anbietern eine Angabe zur Leistungsfähigkeit Ihres Systems zu ermöglichen. Dabei wird die Priorisierung nicht an den Anbieter übermittelt. Das Lastenheft enthält weiterhin allgemeine Angaben zum Unternehmen – etwa zu Branche, Anzahl Mitarbeiter und Anwender, zur vorhandenen Hard- und Softwarelandschaft und zu benötigten Schnittstellen etwa zu CAD-oder Dokumentenmanagementsystemen.

Phase 5: Marktrecherche

Auf Basis von Erfahrungswerten sowie aktueller Marktrecherchen wird anschließend eine handverlesene Auswahlan ERP-Systemanbieterngetroffen, deren angebotene Software die Kundenanforderungen erfüllen kann. Bei dieser Selektion spielen auch Unternehmenskennzahlen des Anbieters eine Rolle, wie beispielsweise Umsatz oderAnzahl der Beschäftigten, um zum Beispiel den Support der Software zu gewährleisten. Weitere wichtige Auswahlkriterien können das Angebot eines regionalen Supports, Branchenreferenzen oder die Dauer der Marktzugehörigkeit des ERP-Anbieters sein. Im Regelfall sollten in dieser Phase nicht mehr als sechs Anbieter ausgewählt werden, um den Aufwand bei der späteren Auswertung zu begrenzen. Diese Anbieter bekommen anschließend das Lastenheft zugestellt, um die einzelnen Anforderungen mit ‚erfüllt‘, ‚teilweise erfüllt‘ oder ’nicht erfüllt‘ zu beantworten. Weiterhin besteht im Lastenheft die Möglichkeit, zusätzliche Erläuterungen, etwa zu teilweise erfüllten Anforderungen, als Freitext zu vermerken.

Phase 6: Abgleich der Systemfunktionalitäten

Die Antworten der Anbieter zum Lastenheft werden anschließend mit den priorisierten Anforderungen des Unternehmens verglichen. Sofern eine Anforderung als ‚KO Kriterium‘ eingestuft wurde und das ERP-System diese Anforderung nicht erfüllt, wird diese Geschäftssoftware aus dem Auswahlprozess ausgeschlossen. Aus der Gegenüberstellung der Leistungsprofile der Systemanbieter sowie des Anforderungsprofils des Unternehmens – etwa Erfüllung der Anforderungen in Lagerbereich oder Vertrieb – kristallisiert sich der engere Kreis der in Frage kommenden Anbieter heraus. Dabei bietet sich die Darstellung in einem Spinnennetzdiagramm an, aus dem die Anforderungserfüllung der Systeme in einzelnen Unternehmensbereichen hervorgeht. Im Regelfall befinden sich in dieser Phase noch drei bis vier Anbieter im Rennen.

Eine schematische Auswertung der vor Ort gehaltenen Anbieterpräsentation vereinfacht die Beurteilung der im Unternehmen auftretenden Anwendungsfälle. Bild: IPH Hannover

Phase 7: Vor-Ort-Präsentation ausgewählter Anbieter

Von den verbleibenden Anbietern wird in diesem Schritt eine Kostenabschätzung ihres Produktes hinsichtlich Lizenzen, Einführung und Beratung, Datenmigration, Schulung und Wartung angefordert. Anhand der Leistungsprofile und der voraussichtlich zu erwartenden Kosten wird der Anbieterkreis bei Bedarf verkleinert. Seit einigen Jahren sind auf dem Markt auch Anbieter vertreten, deren Systeme Open-Source-Produkte sind. Für diese ERP-Systeme fallen keine Lizenzgebühren an. Sie sind genauso wie kostenpflichtige Systeme branchenspezifisch verfügbar. Bei der Anschaffung ist aber zu bedenken, dass für die Inbetriebnahme aber ebenfalls finanzielle Aufwendungen für die Anpassung der Software an unternehmensindividuelle Besonderheiten (Customizing), die Altdatenübernahme, Schulung und Einführung anfallen. Geworben wird trotzdem oftmals mit einem ‚kostenlosen‘ ERP-System.

Ojektive Ermittlung der Einführungskosten

Die Aufgabe des Projektteams besteht auch darin, derartige zu erwartende Kosten durch eine objektive Gegenüberstellung anfallender Ausgaben für Open-Source-Produkte und Lizenzmodellbasierte Systeme zu verdeutlichen. Die verbleibenden Kandidaten werden in dieser letzten Phase des Auswahlprozesses eingeladen, um reale Anwendungsfälle des Kunden in ihrem System vorzustellen. Besonders die Anwendungsfälle, die im bisherigen System nicht oder nur unzureichend abgebildet werden konnten, sollten in dieser Veranstaltung der Hauptgegenstand sein. Zum Beispiel könnte für das Unternehmen die Funktionsweise oder Bedienung der Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem interessant sein. In diesem Fall bietet sich die Präsentation des Dateimanagements an.

Anhand dieser Vorstellung können die Key-user in der praktischen Anwendung erkennen, wie die jeweilige IT-Lösung die gestellten Anforderungen erfüllt und ob es einfach bedienbar ist. Ferner besteht die Möglichkeit, offen gebliebene Fragen zu den vorgestellten Systemen zu stellen. Anschließend wird die Präsentation durch die am Auswahlprozess beteiligten Mitarbeiter in zuvor festgelegten Kategorien und Kriterien bewertet. Mögliche Bewertungskategorien sind beispielsweise der Nutzerführung des Systems, oder wie gut die Geschäftslösung den betrachteten Anwendungsfall unterstützt. Da alle Anbieter identische Aufgaben bekommen, lassen sich die Ergebnisse der Auswertung gut vergleichen.

Phase 8: Auswahlentscheidung

Zum Schluss werden die festgehaltenen Eindrücke der Mitarbeiter ausgewertet und graphisch so aufbereitet, dass ‚Sieger‘ und ‚Verlierer‘ der Auswahl auf einen Blick erkennbar sind. An der nun final erstellten Rangliste der Top-Anbieter kann sich das Unternehmen bei seiner Auswahl orientieren und eine abschließende Entscheidung für ein wirtschaftliches und auf die betrieblichen Erfordernisse zugeschnittenes IT-System treffen. Im Anschluss an die Entscheidung für das neue ERP-System muss außerdem das im Einsatz befindliche Produktionsplanungs- und steuerungssystem (PPS) für die Integration in das ausgewählte System konfiguriert werden. Denn die PPS-Lösung erzeugt aus den im ERP-System eingelasteten Kundenaufträgen Produktionsprogramme. In einem weiteren Schritt entstehen daraus detaillierte Eigenfertigungs-, Beschaffungs- und Lieferprogramme. Die Investition in ein ERP-System beinhaltet damit auch die notwendige Konfiguration der Schnittstellen zwischen ERP- und PPS-System, um den vollen Funktionsumfang der Geschäftslösung effizient nutzen zu können.

Herausforderung Systemvielfalt meistern

Für welches ERP-System sich ein Unternehmen auch entscheidet, wichtig ist der unabhängige Blick während des Auswahlprozesses, um die Vielfalt der Systeme, deren Funktionalität und anfallende Kosten objektiv bewerten zu können. Dabei kann eine fundierte und oobjektive Beratung einen wesentlichen Betrag leisten, um die Folgen einer falschen Auswahl zu vermeiden.