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In acht Schritten zum Geschäftssystem

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Eine schematische Auswertung der vor Ort gehaltenen Anbieterpräsentation vereinfacht die Beurteilung der im Unternehmen auftretenden Anwendungsfälle. Bild: IPH Hannover

Phase 7: Vor-Ort-Präsentation ausgewählter Anbieter

Von den verbleibenden Anbietern wird in diesem Schritt eine Kostenabschätzung ihres Produktes hinsichtlich Lizenzen, Einführung und Beratung, Datenmigration, Schulung und Wartung angefordert. Anhand der Leistungsprofile und der voraussichtlich zu erwartenden Kosten wird der Anbieterkreis bei Bedarf verkleinert. Seit einigen Jahren sind auf dem Markt auch Anbieter vertreten, deren Systeme Open-Source-Produkte sind. Für diese ERP-Systeme fallen keine Lizenzgebühren an. Sie sind genauso wie kostenpflichtige Systeme branchenspezifisch verfügbar. Bei der Anschaffung ist aber zu bedenken, dass für die Inbetriebnahme aber ebenfalls finanzielle Aufwendungen für die Anpassung der Software an unternehmensindividuelle Besonderheiten (Customizing), die Altdatenübernahme, Schulung und Einführung anfallen. Geworben wird trotzdem oftmals mit einem ‚kostenlosen‘ ERP-System.

Ojektive Ermittlung der Einführungskosten

Die Aufgabe des Projektteams besteht auch darin, derartige zu erwartende Kosten durch eine objektive Gegenüberstellung anfallender Ausgaben für Open-Source-Produkte und Lizenzmodellbasierte Systeme zu verdeutlichen. Die verbleibenden Kandidaten werden in dieser letzten Phase des Auswahlprozesses eingeladen, um reale Anwendungsfälle des Kunden in ihrem System vorzustellen. Besonders die Anwendungsfälle, die im bisherigen System nicht oder nur unzureichend abgebildet werden konnten, sollten in dieser Veranstaltung der Hauptgegenstand sein. Zum Beispiel könnte für das Unternehmen die Funktionsweise oder Bedienung der Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem interessant sein. In diesem Fall bietet sich die Präsentation des Dateimanagements an.

Anhand dieser Vorstellung können die Key-user in der praktischen Anwendung erkennen, wie die jeweilige IT-Lösung die gestellten Anforderungen erfüllt und ob es einfach bedienbar ist. Ferner besteht die Möglichkeit, offen gebliebene Fragen zu den vorgestellten Systemen zu stellen. Anschließend wird die Präsentation durch die am Auswahlprozess beteiligten Mitarbeiter in zuvor festgelegten Kategorien und Kriterien bewertet. Mögliche Bewertungskategorien sind beispielsweise der Nutzerführung des Systems, oder wie gut die Geschäftslösung den betrachteten Anwendungsfall unterstützt. Da alle Anbieter identische Aufgaben bekommen, lassen sich die Ergebnisse der Auswertung gut vergleichen.

Phase 8: Auswahlentscheidung

Zum Schluss werden die festgehaltenen Eindrücke der Mitarbeiter ausgewertet und graphisch so aufbereitet, dass ‚Sieger‘ und ‚Verlierer‘ der Auswahl auf einen Blick erkennbar sind. An der nun final erstellten Rangliste der Top-Anbieter kann sich das Unternehmen bei seiner Auswahl orientieren und eine abschließende Entscheidung für ein wirtschaftliches und auf die betrieblichen Erfordernisse zugeschnittenes IT-System treffen. Im Anschluss an die Entscheidung für das neue ERP-System muss außerdem das im Einsatz befindliche Produktionsplanungs- und steuerungssystem (PPS) für die Integration in das ausgewählte System konfiguriert werden. Denn die PPS-Lösung erzeugt aus den im ERP-System eingelasteten Kundenaufträgen Produktionsprogramme. In einem weiteren Schritt entstehen daraus detaillierte Eigenfertigungs-, Beschaffungs- und Lieferprogramme. Die Investition in ein ERP-System beinhaltet damit auch die notwendige Konfiguration der Schnittstellen zwischen ERP- und PPS-System, um den vollen Funktionsumfang der Geschäftslösung effizient nutzen zu können.

Herausforderung Systemvielfalt meistern

Für welches ERP-System sich ein Unternehmen auch entscheidet, wichtig ist der unabhängige Blick während des Auswahlprozesses, um die Vielfalt der Systeme, deren Funktionalität und anfallende Kosten objektiv bewerten zu können. Dabei kann eine fundierte und oobjektive Beratung einen wesentlichen Betrag leisten, um die Folgen einer falschen Auswahl zu vermeiden.


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