Für eine möglichst genaue Kostenplanung im Betrieb spielen auch die Personalausgaben eine wichtige Rolle. Daher setzt Witzenmann, einer der weltweit führenden Hersteller von flexiblen metallischen Elementen wie Metallschläuchen und Metallbälgen, eine Personalcontrolling-Software zur vorausschauenden Kostenplanung ein. Die Lösung unterstützt Verantwortliche dabei, einen verlässlichen Überblick zu behalten und die Lücke zwischen Entscheidungs- und Auswirkungsebene zu schließen.
Flexibilität, hohe Leistungsfähigkeit und schnelle Umsetzung – so oder so ähnlich formulieren Betriebe heute ihre Ansprüche an ihre Unternehmensbereiche. Diese Anforderungen ziehen sich durch das gesamte Unternehmen: Von der Produktion über die IT bis hin zur Managementebene und in die Personalabteilung. Letztere benötigt ein spezialisiertes Werkzeug zur Planung der Personalkosten. Treten organisatorische Veränderungen ein, müssen deren Auswirkungen auf die Kosten korrekt vorhergesagt werden können. Im Rahmen der Planung müssen zukünftige Änderungen von Rahmenbedingungen wie Tarif- und Sozialversicherungsregeln ebenso berücksichtigt werden wie die Auswirkungen von Leistungsänderungen, Versetzungen sowie Ein- und Austritten. Aus diesem Grund entschied sich die in Pforzheim angesiedelte Witzenmann-Gruppe im Jahr 2003 für den Einsatz einer spezialisierte HR-Controlling-Software. Zuvor wurde bei der Personalkostenplanung für Bürobereich und Produktion gleichermaßen auf manuelle Bearbeitung und Excellisten gesetzt, deren Ergebnisse mit steigender Planungskomplexität immer unbefriedigender wurden. Nun kommt das Programm 4Plan HR des Anbieters Software4you zum Einsatz.
Die Witzenmann-Gruppe widmet sich ingenieurtechnischen Problemstellungen bei Schwingungsentkopplung und ist bekannt für ihre Flexibilität. Die Firma wurde im Jahr 1854 gegründet und gilt als Erfinder der Metallschläuche. Heute ist das Unternehmen einer der weltweit führenden Hersteller von flexiblen metallischen Elementen wie Metallschläuchen, Kompensatoren, Metallbälgen und Fahrzeugteilen. Flexibilität stellt in diesem internationalen Unternehmen jedoch nicht nur eine wichtige Produkteigenschaft dar, sondern findet sich auch in der gesamten Organisationsstruktur wieder. An diesen Leitgedanken sollte auch die Personalkostenplanung mit der Einführung des neuen HR-Systems angepasst werden. Ein umfassender Einblick in die Personalkosten sowie die Möglichkeit, Kostenplanungen problemlos an Unternehmensveränderungen anzupassen, waren zwei der Anforderungen, um das Firmenmotto der Witzenmann-Gruppe, ‚managing flexibility‘ auch in der internen Controlling-Struktur abzubilden.
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Die internationale Firmengruppe beschäftigt im deutschen Stammhaus in Pforzheim rund 1.400 Mitarbeiter, die ihre 35-Stunden-Woche in einer großen Gleitzeit zwischen 06.00 und 18.00 Uhr regeln können. Außer bei der Schichteinteilung gibt es keine Kernzeiten. Obwohl die Wirtschaftskrise auch an Witzenmann nicht spurlos vorbeiging, musste kein Mitarbeiter entlassen werden. Es erschien allerdings notwendiger denn je, die Personalkosten sehr genau zu beobachten und zu verwalten. Denn effizientes Personalcontrolling bedeutet nicht nur Kostenreduktion, sondern vor allem vorausschauendes Planen mit Blick auf zukünftige Entwicklungen.
Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens muss auch nach der Krise durch richtige Personalentscheidungen gesichert sein. „Es ist unerlässlich für uns, unsere Personalkosten zu kennen – jetzt und in Zukunft“, sagt Marina Lehrer, Leiterin Personal-Services bei Witzenmann. „Wir müssen in der Lage sein, Jahrespläne zu erstellen und die Personalkosten eng an unsere Zielumsätze zu planen, um sicherzugehen, dass das Unternehmen die richtige Anzahl von Mitarbeitern beschäftigt.“ Das Unternehmen nutzte vor der Einführung des neuen Systemens vor allem Exceltabellen für das HR-Controlling, obwohl es ein sehr komplexer und langwieriger Prozess war. „Wir brauchten sehr viel Zeit, um unsere Pläne fertigzustellen, und die Fehlerzahl in den Daten war oft sehr hoch“, erinnert sich Marina Lehrer. „Außerdem gestaltete es sich sehr schwierig, Veränderungen in der Organisation richtig abzubilden – wir wollten und brauchten mehr Transparenz.“
Im Verlauf des Auswahlprozesses für eine entsprechende Software prüfte das Unternehmen verschiedene Anbieter. Auf eine Empfehlung hin ließ sich Lehrer auch die Lösung 4Plan HR präsentieren. Das System wurde entwickelt, um Unternehmen bei allen Planungs- und Steuerungsaufgaben im Personalbereich zu unterstützen. Dazu zählen auch Personalkostenrechung und -planung: Soll/Ist-Vergleiche zeigen Abweichungen von der ursprünglichen Planung anschaulich auf und analysieren deren Ursachen; die Software bereitet die Informationen in aussagekräftigen Berichten auf. Nicht zuletzt aufgrund der Fähigkeit der Lösung, Änderungen in der Organisationstruktur flexibel abzubilden, entschied sich Witzenmann nach der Evaluierung für die Anwendung des Münchner Software- und Beratungshauses.
Innerhalb von drei Monaten schloss ein Kompetenzteam aus IT-Mitarbeitern des Fertigungsunternehmens und Beratern des Software-Anbieters die Einführung der HR-Lösung in der deutschen Produktionsstätte ab. Seitdem nutzt Witzenmann die Lösung, um jährliche Forecasts für die Personalkosten aller Mitarbeiter in Deutschland zu erarbeiten. Außerdem erstellt das Unternehmen mithilfe der Anwendung monatlich Berichte, die die tatsächlichen Kosten den geplanten gegenüberstellen. Insgesamt zeigen sich die Anwender mit Funktionsumfang und Zuverlässigkeit der Anwendung für Personalkostenplanung zufrieden: „Der Einsatz von 4Plan HR ermöglicht uns, unsere Kosten zu kontrollieren und die Werte Jahr für Jahr zu vergleichen“, sagt Marina Lehrer. „Wir können zudem Berichte für verschiedene Aspekte innerhalb der Personalkosten erzeugen, wie zum Beispiel die Entwicklung von Überstundenvergütungen, Schichtzulagen oder Ähnliches, die gemeinsam ein Gesamtabbild schaffen.“
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Durch den Einsatz des neuen Systems konnte Witzenmann den Planungsprozess drastisch beschleunigen. „Bereits in der Planungsphase haben wir eine Zeitersparnis von 50 Prozent erreicht“, erläutert Lehrer. „Diese positive Entwicklung hat sich auch bei anderen Aufgaben eingestellt. Durch die Zeitstraffungen konnten wiederum Kosten innerhalb der Personalabteilung minimiert werden.“ Zudem liefert das System dem Unternehmen nun einen besseren Einblick in die tatsächlichen und die geplanten Kosten.
„Die Lösung schafft Transparenz. Ich kann jetzt viel leichter Analysen erstellen und dabei vor- und zurückschauen, um Organisationsveränderungen zu simulieren“, fasst die Leiterin Personal-Services zusammen. „Das war vorher sehr schwierig. Jetzt kann ich die Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen ganz einfach herausfiltern, zusammenführen und analysieren.“ Die Witzenmann-Gruppe setzt das System seit über acht Jahren erfolgreich ein und schätzt auch die Zusammenarbeit mit dem Software-Anbieter. „Aus meiner Sicht ist es für eine gelungene IT-Lösung sehr wichtig, dass der Software-Anbieter nicht nur sein eigenes Produkt kennt, sondern dass er auch unser Tagesgeschäft im Detail versteht“, sagt Lehrer.
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