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Green Production

Der richtige Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt

Wachsende Komplexität und zunehmende Flexibilisierung von Arbeits- und Prozesswelten lassen sich mit der passenden Workforce Management-Lösung leichter bewältigen. Der Schokoladenhersteller Ritter Sport erstellt mit einer solchen Lösung bedarfs- und kostenoptimierte Einsatzpläne. Dabei werden auch saisonale und sortenbezogene Schwankungen berücksichtigt.



Bild: Alfred Ritter GmbH & Co. KG

In Zeiten schneller, wirtschaftlicher Veränderungen sind fluide Organisationen gefordert, die sich durch Wandlungsfähigkeit, Ressourceneffizienz und Ergonomie auszeichnen. Das Management steht vor der Herausforderung, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und Partner in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Langfristig werden nur Unternehmen bestehen, deren Produktivität sich auf absolutem Spitzenniveau befindet. Vielfach lässt sie sich jedoch nur noch dort steigern, wo es um die wertvollste und zunehmend knapper werdende Ressource, den Menschen im Arbeitsprozess, geht. Die Optimierung von Arbeits- und Prozesswelten ist ohne leistungsstarke Workforce Management-Lösungen nur noch schwer möglich. Sie sind die Instrumente, mit dem sich die zunehmende Flexibilisierung und die daraus resultierende Komplexität bewältigen lassen. Sie liefern Echtzeitdaten, Bedarfsverläufe und Forecasts, auf deren Basis eine Planung und Steuerung der Mitarbeiter erfolgt.

Elastische Personalprozesse

Denn Personalprozesse dürfen nicht als Bremse wirken – sie müssen, bildlich gesprochen, elastisch sein und sich kurzfristig an Schwankungen im Auftrags- oder Kundenaufkommen anpassen lassen. Die Alfred Ritter GmbH & Co. KG produziert täglich viele verschiedene Sorten Schokolade. Um eine hohe Qualität zu sichern, setzt das traditionsreiche Familienunternehmen auf IT-gestützte Personaleinsatzplanung und flexible Arbeitszeiten.

Planungswesen sollte reformiert werden

Das heute international agierende und familiengeführte Unternehmen vertreibt seine Produkte in rund 90 Ländern. Um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern, war eine Reform des Planungswesens zwingend erforderlich. Ziel war es, flexibler und schneller auf Bedarf und Märkte reagieren zu können. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Personalprozesse. Dies stellte das Unternehmen vor große Herausforderungen: Bedarf und Qualifikationen sollten schrittweise in die Planung einfließen. Gleichzeitig standen die Themen Transparenz, ein straffes Kostenstellenmanagement sowie Planungsqualität und Flexibilität auf der Agenda des Managements. Eine umfassende Potenzial- und Prozessanalyse überzeugte das Unternehmen vom Nutzen eines bedarfs- und kostenoptimierten Personaleinsatzes. Um das Konzept in die Tat umzusetzten, entschieden die Verantwortlichen die Einführung einer modularen Workforce Management-Lösung vom Systemanbieter Atoss. Nach einer zweimonatigen Pilotphase wurde die bestehende Zeitwirtschaft für rund 1.000 Mitarbeiter abgelöst. Die zentrale Zeiterfassung mit aufwendigen Prozessen für Datenpflege und Personalverwaltung wurde durch Arbeitszeitmanagement, Workflow-Management und Employee & Manager Self Service ersetzt. Aufgrund des Bedienkonzeptes der Anwendung war kaum Schulungsaufwand notwendig, so dass bereits nach sechs Monaten der Echtbetrieb startete. Etwa 100 Arbeitszeitmodelle wurden im Vorfeld in der Software abgebildet. Die Bedienerfreundlichkeit der Lösung trug zur Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern bei. Die Ziele Dezentralisierung der Zeiterfassung und Einführung eines integrierten und effizienten Arbeitszeitmanagements wurden schnell erreicht. Messbare Effekte sind eine Reduktion von Rückfragen in der Personalabteilung um 80 Prozent sowie 70 Prozent weniger Aufwand für das Antragswesen durch die durchgängige Abbildung unterschiedlichster Workflows. Heute können die Mitarbeiter im Mitarbeiterportal bequem Zeit- und Abwesenheitsdaten einsehen und Workflows anstoßen, zum Beispiel Urlaubsanträge. Zeitgleich wurde die automatische Übertragung der Zeitwirtschaftsdaten an das SAP Lohn- und Gehaltsystem umgesetzt.

Planungsqualität im Fokus

Nach der Implementierung des Arbeitszeitmanagements kamen die bis dato manuellen Planungsprozesse auf den Prüfstand. Mangels verfügbarer Daten konnten Personalbedarf und Auftragsvolumen nur unbefriedigend aufeinander abgestimmt werden. Dies hatte häufig teure Unter- und Überdeckungen zur Folge. Die notwendige Flexibilität, um auf Schwankungen der Auftragslage schnell und angemessen reagieren zu können, war nicht gegeben. Außerdem war der manuelle Planungsprozess fehleranfällig und zeitaufwendig. Die Anwendung zur Personaleinsatzplanung half bei der Lösung des Problems. Aufgrund der Integration in das Arbeitszeitmanagement sind jetzt Informationen in Echtzeit verfügbar. Anwesenheitsdaten auf Knopfdruck erleichtern die Disposition. Anpassungen des aktuellen Personalbedarfs erfolgen nicht mehr aufgrund von subjektiven Beweggründen und Erfahrungswerten. Heute erstellt der Schokoladenhersteller die Einsatzpläne kostenoptimiert und berücksichtigt dabei saisonale und sortenbezogene Bedarfsschwankungen. Personalbedarf und Qualifikationen. Individuelle Regelungen und aktuelle Saldenstände der Mitarbeiter fließen automatisch in die Planung ein. Aussagekräftige Managementanalysen liefert ein in die Lösung integrierbares Business Intelligence-Tool.

Planungsprozesse konsequent optimiert

Mit dem Workforce Management ließen sich die Personal- und Planungsprozesse optimieren und messbare Erfolge produzieren. So ist bei den Mitarbeitern die produktive Arbeitszeit um mehr als vier Prozent gestiegen, der Planungsaufwand um 70 Prozent gesunken. Aktuelle Bedarfszahlen aus dem Enterprise Resource Planning-Systems auf Basis der Mengenplanung werden automatisch an die Personaleinsatzplanung übermittelt. Beschleunigte Durchlaufzeiten und eine höhere Termintreue sind die Folge. Exakte Kontierungsvorgänge steigern die Analysequalität. Auswertungen von Kostenstellen, Krankheitsquoten oder spezifischen Fragestellungen sind exakt und zeitnah durchführbar. Das vereinfacht die Identifizierung von weiteren Optimierungspotenzialen und erleichtert die Ermittlung der tatsächlichen Kosten. In Summe hat das Unternehmen durch IT-gestütztes Workforce Management rund 10.000 Stunden freie Kapazitäten pro Jahr für mehr Wertschöpfung geschaffen.

Zukunftsfähige Arbeitskonzepte

Weitere Flexibilität in der Personaleinsatzplanung bewirkt das Konzept ‚Arbeit auf Abruf‘. Ein regionaler Fachkräftepool von bis zu 50 qualifizierten Mitarbeitern federt Arbeitsspitzen ab. Unter Einhaltung vereinbarter Ankündigungsfristen können eingearbeitete Teilzeitkräfte zum Arbeitseinsatz angefordert werden. Damit konnte das bestehende Leasingkräftemodell vollständig abgeschafft werden. Das Unternehmenkann so noch flexibler auf Produktionsschwankungen oder personelle Engpässe reagieren, um dem Wettbewerb im Schokoladenmarkt zu begegnen.

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