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Anschaffung einer ERP-Lösung

‚Go live‘ in zehn Monaten

Die Panolin Gruppe bildet ihre Geschäftsprozesse seit Anfang Anfang 2016 mit einem prozessorientierten ERP-System ab. Der Schweizer Schmierstoffhersteller hat durch die integrierte Standardlösung verschiedene Inselsysteme ersetzt. Die Abläufe im Unternehmen sind heute besser miteinander verzahnt und deutlich transparenter.

Bild: Panolin AG

Bild: Panolin AG

Was haben die Schleusentore der Niagarafälle, die des Panama-Kanals und die Hydrauliksysteme des Riesenrads ‚London Eye‘ gemeinsam? Bei allen drei Sehenswürdigkeiten werden Schmierstoffe des Schweizer Traditionshauses Panolin eingesetzt. Bereits seit den 1940-er Jahren produziert und vertreibt das Familienunternehmen aus Madetswil in der Nähe von Zürich leistungsfähige Schmierstoffe und bedient damit weltweit Unternehmen der Baubranche, Werkstätten und Wasserkraftwerke. Nicht so ‚geschmiert‘ lief es jedoch zuletzt in der IT des Industrieunternehmens: Zahlreiche Einzellösungen führten dazu, dass die internen Geschäftsabläufe intransparent und die Kosten für die Unterhaltung der Systeme vergleichsweise hoch waren. „Da es keine einheitliche Datenbasis gab, kam es außerdem immer wieder zu Übertragungsfehlern oder Doppelungen“, ergänzt Sarah Mohr-Lämmle, Geschäftsführerin bei Panolin. Schließlich ließen sich die steigenden Anforderungen der Mitarbeiter an mobile Arbeitsformen mit dem Altsystem nicht mehr ausreichend abdecken.

Präzise Vorgaben

Anfang 2014 machte sich Panolin daher auf die Suche nach einem neuen ERP-System. Nach ersten Recherchen holte der Schmierstoffproduzent das Beratungshaus Heiner Ackermann Consulting ins Boot, das sich auf die Evaluation und Einführung von ERP-Software spezialisiert hat. Gemeinsam mit dem St. Gallener Unternehmen analysierte Panolin seine bestehenden IT-Prozesse und konkretisierte sämtliche Anforderungen an das neue System in einem ausführlichen Lastenheft. „Dieses haben wir dann an insgesamt acht ERP-Anbieter verschickt“, sagt Mohr-Lämmmle. „Zwei davon haben wir zur Schlussrunde zu uns nach Madetswil eingeladen für einen Ganztages-Workshop mit der Vorgabe, ihr Konzept ausführlich vor unseren Key-Usern zu präsentieren.“ Das Rennen machte schließlich die GUS Group aus Köln mit ihrer GUS-OS Suite. „Zum einen sind wir von der ERP-Lösung technisch überzeugt, zum anderen hat es menschlich auch einfach gepasst“, begründet Mohr-Lämmle ihre Entscheidung. „Wesentliche Aspekte waren für uns auch die umfangreiche Branchenkompetenz der GUS in der Prozessindustrie sowie die Tatsache, dass es sich bei dem System um eine webbasierte Lösung handelt, die unseren Anforderungen nach mehr Mobilität und Flexibilität in hohem Maße gerecht wird.“ Umgekehrt war auch der ERP-Anbieter beeindruckt von dem strukturierten Vorgehen bei Panolin: „Das Lastenheft war äußerst detailliert und daher eine sehr gute Basis für unser späteres Projekt“, betont Sandro Secci, Projektleiter seitens der GUS Group.

Externe Systeme für Produktion und Ausfuhr

Von März bis Mai 2015 starteten GUS und Panolin zunächst mit einem Vorprojekt, in dessen Rahmen das Team die bestehenden Prozesse analysierte und das Lastenheft in ein konkretes Pflichtenheft überführte. Im Juni 2015 ging schließlich das Hauptprojekt an den Start. Das Team, bestehend aus vier Projektmitarbeitern seitens der GUS und acht Key-Usern von Panolin, setzte das Vorhaben parallel in mehreren Teilschritten um. Dazu gehörten neben der Implementierung der klassischen betriebswirtschaftlichen Module, wie Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kalkulation, Einkauf, Verkauf, Customer Relationship Management und Tourenplanung, auch das Labor-Modul der GUS-OS Suite. Dieses verknüpft die Vorgänge im Labor auf allen Ebenen mit dem Wertschöpfungsprozess des Unternehmens. Nicht in die GUS-Lösung integriert wurden zum einen die Produktion und zum anderen die Vorgänge rund um den Export von Waren aus der Schweiz. In beiden Fällen nutzt Panolin weiterhin externe Systeme. „Die Anbindung an das Produktionssystem war für uns eine besondere Herausforderung, da wir jeden einzelnen Schritt genau mit dem Anbieter der Software abstimmen mussten“, erinnert sich Mohr-Lämmle. „Glücklicherweise haben wir die Komplexität des Vorhabens früh erkannt und konnten unser Vorgehen entsprechend anpassen.“

Der Kunde war gut vorbereitet

Bis auf wenige Kleinigkeiten ging Panolin schließlich planmäßig zum 1. Januar 2016 mit dem System live. Dass das Projekt so reibungslos verlaufen ist, führt Secci unter anderem auf die gute Vorbereitung seines Kunden zurück: „Panolin hatte bereits im Vorfeld Testfälle definiert, die uns bei der Abnahme sehr geholfen haben“, so der Projektleiter. „Wir konnten auf diese Weise sofort erkennen, ob es noch irgendwo hakt“, ergänzt Mohr-Lämmle. „Unsere User haben daher vom ersten Tag an voll mit dem neuen System gearbeitet.“ Akzeptanzprobleme seitens der Nutzer gab es kaum – unter anderem auch deshalb, weil Panolin seine Mitarbeiter rechtzeitig informiert und in Schulungen intensiv auf die neue Software vorbereitet hat.

„Ich fühle mich sehr wohl mit dem System“

Aus Sicht von Panolin war die Umstellung auf die GUS-OS Suite ein voller Erfolg. „Ich fühle mich sehr wohl mit dem System“, bringt Mohr-Lämmle es auf den Punkt. „Wir arbeiten heute viel vernetzter, die Prozesse sind deutlich transparenter.“ Da Panolin alle Daten nur noch einmal erfasst, wirkt sich jede Änderung bei den Warenmengen automatisch auf die Produktion aus, jede Bestellung beeinflusst die Prozesse im Verkauf. Einzige Voraussetzung für reibungslose Abläufe: Die Stammdaten müssen sauber gepflegt werden. „Wenn dort zu viele Fehler passieren, versagt auch das beste System“, sagt Mohr-Lämmle. Und wie geht es weiter? Aktuell arbeitet Panolin daran, den Webshop der GUS Group zu implementieren, der direkt aus dem ERP-System gespeist wird. In Planung ist außerdem die Ergänzung einer CTI-fähigen Telefonanlage (Computer Telephony Integration) sowie ein System zur automatischen Erstellung von Sicherheitsdatenblättern.


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