Verkürzte Produktlebenszyklen und zunehmende Produktdiversifikation stellen hohe Anforderungen an das Management von Produktdaten und -informationen. Darüber hinaus entstehen ständig neue Kommunikationskanäle wie Social Media, Mobile Marketing oder Webshops, die mit spezifizischen Produktinformationen versorgt werden müssen. Ein integriertes Content Management- und Produktinformationssystem kann dabei die Basis für durchgängiges Informationsmanagement darstellen. Integrierte Konzepte umfassen die Erfassung, Verwaltung und Publikation der Informationsprodukte – vom Datenblatt über die Spezifikation bis zum Schulungsmaterial.
Die Produktkommunikation im globalen Markt bedeutet in mehrfacher Hinsicht eine Herausforderung für Unternehmen und Konzerne: Betriebe im Bereich Maschinenbau erstellen beispielsweise häufig mehrere hundert oder gar tausend Betriebsanleitungen – an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Sprachen. Zudem ist es vielfach aufgrund von abteilungsspezifischen IT-Systemen nur mit großem Aufwand möglich, valide Daten zu Produkten zu erhalten. Das Zusammenspiel der einzelnen Unternehmenseinheiten, die Produktinformationen z.B. in Prospekten, Katalogen, Vergleichstabellen oder buchhalterischen Angeboten nutzen, ist daher oftmals nicht oder ungenügend abgestimmt: Ändert der Produktmanager ein Produktmerkmal, bekommt dies die Dokumentationsabteilung möglicherweise nicht mit. Und wenn Abteilungen Inhalte ‚ohne das Wissen‘ anderer Bereiche erstellen, kann es schnell zu redundanten oder inkonsistenten Inhalten kommen. Diese führen dann zu Qualitätsverlusten. Solche Situationen bescheren Unternehmen unnötige, zusätzliche Herstellungs- und Übersetzungskosten. Um dies zu vermeiden, liegt die Aufgabenstellung und gleichzeitig die Herausforderung für die technische Dokumentation in der Erstellung wiederverwendbarer, kontextunabhängiger Inhaltsbausteine.
Eine Grundlage für die erfolgreiche, globale Produktkommunikation wird durch die Informationsarchitektur gelegt. Diese sollte die Vernetzung der beteiligten IT-Systeme und damit ein durchgängiges Informationsmanagement unterstützen. Dazu können in einem integrierten Content Management- und Produktinformationsmanagement-System (CMS/PIM) die Bereiche PIM, Content Management, Publishing und Übersetzungsmanagement zusammengefasst werden. In einer entsprechend vernetzten IT-Landschaft lassen sich Inhalte von jedem Unternehmensstandort aus erstellen und verwalten. Ein entsprechendes Rollen- und Rechtemanagement regelt dabei den Zugriff, damit die am Erstellungsprozess beteiligten Abteilungen die Inhalte zu den Produkten pflegen können. So können die Daten am Entstehungsort bearbeitet und dennoch zentral zur Verfügung gestellt werden. Die erfassten Informationen können dann im Idealfall den verschiedenen Zielsystemen zur Verfügung gestellt werden. Auch eine weitgehend automatisierte Publikation in die jeweiligen Zielformate kann so unterstützt werden. Das bildet die Basis, um Informationsprodukte passgenau und mit hoher Datenqualität für die verschiedenen Märkte zu publizieren. Außerdem lassen sich so Anforderungen aus den Bereichen technische Dokumentation, Vertrieb, Service oder Support zeitnah umsetzen. Wer im Spiel bleiben will, muss mit neuen Geschäftsmodellen an den Start gehen. In Deutschland hält man sich bisher zurück. Das belegt eine aktuelle Studie der International Data Corporation (IDC): 70 Prozent der Befragten halten ein digitales Geschäftsmodell für ihren zukünftigen Erfolg für entscheidend.‣ weiterlesen
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Durch die Mehrfachverwendung bereits bestehender Inhalte können zudem teils beachtliche Synergieeffekte erzielt werden – beispielsweise, indem Inhalte aus der technischen Dokumentation auch für die Erstellung von Schulungs- oder Marketingunterlagen genutzt werden. Dazu bedarf es allerdings geeigneter Systeme, welche die Wieder- und Mehrfachverwendung unterstützen. Dies leisten z.B. XML-basierte Redaktionssysteme mit entsprechend granularer Inhaltsbereitstellung und einer übersichtlichen Verknüpfung der Informationsbausteine, um Inhalte über Suchfunktionen leicht wiederfinden zu können. Die Funktionen eines Redaktionssystems zur Mehrfachverwendung ist auch entscheidend für effiziente Übersetzungsarbeit: Mit der passenden Software lassen sich Übersetzungsaufgaben auf Textpassagen beschränken, die sich ändern oder neu erstellt werden. Auch wenn Textpassagen in mehreren Dokumenten verwendet werden, wird so nur eine Übersetzung beauftragt.
Viele Unternehmen verzeichnen derzeit steigende Administrationsaufwände für Übersetzungsprojekte. Dies hat u.a. seinen Grund darin, dass die Quelltexterstellung zunehmend parallel zur Übersetzung angestoßen wird. Als Folge können Dokumente nicht immer vollständig in einem Übersetzungsprojekt bearbeitet werden. Die Arbeitsschritte verteilen sich stattdessen auf mehrere Übersetzungsaufträge. Ohne eine gewisse Automatisierung können solche Übersetzungsprozesse in Unternehmen mit breit aufgestelltem, internationalem Portfolio kaum noch gemeistert werden. Hierzu gibt es Funktionen in Redaktionssystemen, die sämtliche Übersetzungsaufträge aller Zielsprachen in einem gemeinsamen Übersetzungsauftrag generieren. Zur Steuerung und Überwachung dient dabei eine Übersicht, ergänzt durch Statusberichte. Damit kann bereits im Erstellungsprozess über Parameter festgelegt werden, wann die Exporte und Importe der Übersetzungen starten sollen. Damit lassen sich Übersetzungsausleitungen und Importprozesse unkompliziert auf passende Zeitfenster verlegen.
Durch den Aufbau eines globalen Informationsmanagements kann die Grundlage für eine konsistente Produktkommunikation gelegt werden. Davon profitieren Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen: Die verschiedenen Abteilungen greifen auf einen zentralen Produktdatenstamm zu und erstellen in mehreren Sprachen valide Produktinformationen wie mehrseitige Produktvergleichstabellen in Broschüren und Katalogen. Die Mitarbeiter im Marketing können zielsicher Produkte und Produktmerkmale auswählen und auf automatisiert erstellte Tabellen zugreifen. Die Kunden wiederum profitieren von konsistenten Daten auf der Website, im Katalog und in Datenblättern. Auch Angebote aus dem Vertrieb korrelieren mit den dargebotenen Produktdaten: Das Informationsmanagement erlaubt dem Vertrieb beispielsweise die Erstellung spezifischer Angebotstexte mit landessprachlicher Ausprägung. Der Vertrieb kann so flexibel und prozesssicher mehrsprachige Produkttexte, Grafiken, Merkmalsleisten sowie Produktdaten für Print- und Onlinesysteme nutzen. Über Konfiguratoren im Enterprise Resoure Planning-System (ERP) lassen sich dann sogar spezifische Produktvarianten definieren und über Stücklisten in kundenspezifischen Angeboten publizieren.
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