Gesetze und Compliance
Holzhandelsverordnung – rechtssicher umsetzen mit IT
Die Holzverordnung der Europäischen Union soll verhindern, dass Holz- und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag eingeführt werden. Importeure und Händler müssen dafür eine Reihe von Informationen von ihren Lieferanten einholen und laufend aktualisieren. Mit der webbasierten Anwendung MDS.web hat Tec4U-Solutions eine Lösung im Portfolio, um diese aufwendige Kommunikation IT-gestützt zu lenken und zu dokumentieren.
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Die EU-Holzhandelsverordnung Nr. 995/2010 gilt für alle in der EU ansässigen Unternehmen, die mit Holz, Holzerzeugnissen oder Verpackungsmaterial beziehungsweise Verbundstoffen aus Holz handeln oder diese verwenden. Nicht der Verordnung unterliegen Recycling- und Abfallprodukte, Verpackungsmaterial – sofern sie nicht als Ware importiert und eigenständiges Erzeugnis sind – Musikinstrumente, Altpapier, bedrucktes Papier, Bücher, Rattan, Bambus und Sitzmöbel aus Holz. Die Verordnung stellt hohe Anforderungen an die Überwachung der Lieferketten, da sie die lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Beteiligten vom Erstplatzierer und Importeur bis zum Händler vorsieht. Somit soll verhindert werden, dass Erzeugnisse aus illegalem Einschlag auf dem EU-Binnenmarkt in Verkehr gebracht werden.
Was zu tun ist
Der Erstplatzierer ist derjenige, der erstmals Holz oder Holzerzeugnisse auf dem EU-Binnenmarkt im Rahmen seiner gewerblichen Tätigkeit abgibt oder in die EU zum Vertrieb oder zur Verwendung importiert. Sie unterliegen einer Sorgfaltspflichtregelung, die die Schritte Informationszugang, Risikobewertung und Risikominderung umfasst. Grundlegend ist dabei der Zugang zu Informationen über die Art und Herkunft des Holzes, wie unter anderem:
• Name der Baumart des Holzes
• Land des Holzeinschlags
• Menge des Holzes
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Kundename und -anschrift des Importeurs
Die Globalisierung erschwert das Erbringen von Nachweisen zur Legalität von Holzprodukten erheblich. Bei lückenhaften Informationen, die für eine nachfolgende Risikobewertung nicht aussagekräftig genug sind, ist eine Kontaktaufnahme mit den Lieferanten unerlässlich. Bewertet wird, ob das Risiko, illegales Holz einzuführen, vernachlässigbar ist. Neben den bereits im ersten Schritt beschafften Daten sollen dafür unter anderem folgende Nachweise erbracht und dokumentiert werden:
• Legaler Ursprung des Holzes
• Häufigkeit von illegalem Holschlag bezogen auf das jeweilige Land (bestimmte
Region des Landes) und bezogen auf die Holzart
• Komplexität der Lieferkette des Holzes
International gibt es unterschiedliche Vorgaben, die nicht alle die Forderung nach einer speziellen Dokumentation enthalten. Deshalb sollte der Importeur weiterführende amtliche Dokumente zur Sicherstellung der Vorgabenkonformität einfordern. Wird bei einem Produkt oder einer Lieferkette ein Risiko identifiziert, müssen zusätzliche Maßnahmen durchgeführt und dokumentiert werden, da die Ware erst dann beschafft werden darf, wenn das Risiko als vernachlässigbar eingestuft werden kann. Ist es nicht möglich, das Risiko entsprechend zu mindern, sollte das Produkt nicht mehr bezogen und gegebenenfalls zu einem anderen Lieferanten gewechselt werden. Auch Händler, das sind per Gesetzesdefinition diejenigen, die Holz beziehungsweise Holzerzeugnisse erst nach der Einfuhr in den EU-Binnenmarkt weitervertreiben, sind verpflichtet, Informationen über Lieferanten und ihre gewerblichen Kunden mindestens fünf Jahre aufzubewahren und den zuständigen Behörden auf Verlangen zur Verfügung zu stellen.
Bild: Tec4U-Solutions GmbH
Bis zu 50.000 Euro Bußgeld
In Deutschland bietet das Holzhandel-Sicherungs-Gesetz den rechtlichen Rahmen für Verordnungsverstöße. Demnach werden Verstöße als Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro geahndet. Des Weiteren darf Holz aus illegalem Einschlag beschlagnahmt werden. Für schwere oder wiederholte Verstöße drohen höhere Geldstrafen oder Gefängnisstrafen bis zu einem Jahr. Ähnlich schwerwiegend können damit einhergehende Kosten durch Vertragsstrafen, Kosten für Rückrufaktionen und Produktersatz werden. Der eventuelle Kunden- oder gar Imageverlust im Rahmen einer öffentlichen Bekanntmachung des Verstoßes kann hierbei den Schaden noch vervielfachen.
IT-gestützt ermitteln
Unterstützung bei den komplexen Anforderungen leisten Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, die benötigten Informationen zu beschaffen und zu dokumentieren. Der Ingenieurdienstleister Tec4U-Solutions hat hierfür die Anwendung für Materialdatenkommunikation MDS.web im Portfolio. Mit der webbasierten Anwendung lassen sich Materialdaten, Informationen zu reglementierten Stoffen etwa im Sinn von Reach und RoHS sowie Sicherheitsdatenblätter kommunizieren und dokumentieren. Im Modul ‚Holzverordnung‘ können Anwender ihre Lieferanten nach Informationen zur verwendeten Spezies, Holzart, Anzahl der beteiligten Firmen in der Lieferkette, zum Ursprungsland der Abholzung, FSC-Code befragen. Dazu lassen sich Zertifikate im System hinterlegen.
Innerhalb der softwaregestützten Kommunikation mit Lieferanten gilt es, diese Schritt für Schritt in das System einzuführen sowie Vorbehalte der Geschäftspartner abzubauen. Im Vordergrund steht das gemeinschaftliche Entwickeln aller Partner mit dem Ziel, qualitativ hochwertige Daten zu erhalten. Nach Einlesen der Lieferanten- und Produktdaten kann die Lieferantenansprache gestartet werden. Alle Lieferanten erhalten einen Systemzugang und werden über das Kommunikationsmodul aufgefordert, die notwendigen Informationen im System anzugeben. Hierbei nutzt der Lieferant die Web-Plattform, um seinem Produkt die entsprechenden Informationen zuzuordnen. Um eindeutige Informationen zu erlangen, müssen die Eingaben über Auswahlfilter angegeben werden. Ausgenommen hiervon sind Masse- und Mengenwerte sowie Freitextfelder.
Da zur Risikobewertung auch weiterführende Dokumente notwendig sein können, lassen sich Produkten und Lieferanten Dokumente anhängen. Der Anfrager erhält die eingegebenen Informationen unmittelbar und kann diese mit Analysefunktionen in einer Auswertung darstellen. Werden Anfragen nicht rechtzeitig beantwortet, können über das Mahnsystem der Lösung Eskalationsschritte eingeleitet werden. Erfahrungen haben gezeigt, dass sich nicht alle Lieferanten an webbasierten Informationssystemen beteiligen und die gewünschten Informationen bevorzugt über andere Kommunikationswege übermitteln. In diesem Fall kann der Anfrager die Produktinformationen selbst eintragen und die Dokumente im System abspeichern. Da Datenänderungen geloggt und archiviert werden, ist jeder Produktänderung ein Bearbeiter zugeordnet. Durch die so gelenkte Kommunikation mit den Lieferanten unterstützt die Software Unternehmen dabei, die Holzhandelsverordnung rechtssicher und zeitsparend umzusetzen.
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