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Geschäftsprozesse langfristig abbilden

Zwischen Standard und
Individual-Programmierung

Passgenau auf die Bedürfnisse im Unternehmen zugeschnitten, bietet Individualsoftware zur Abbildung der geschäftsrelevanten Prozesse auf den ersten Blick ausschließlich Vorteile. Doch das Beispiel des Unternehmens Nico Fahrzeugteile zeigt: Wenn die Anforderungen stetig wachsen und Anpassungen wegen Einzelprogrammierungen aufwändiger werden, kann sich der Umstieg auf eine Standardlösung rechnen.

Bild: Nico Fahrzeugteile

Die im Jahr 1983 als Einzelunternehmen gegründete Nico Fahrzeugteile GmbH produziert und handelt mit Fahrzeugteilen und -zubehör. Gut 20 Jahre lang kam hierfür eine individuell entwickelte Enterprise Resource Planning-Software (ERP) zum Einsatz, um die geschäftsinternen Prozesse abzubilden. Dann jedoch zeigte die an den beiden Standorten Bad Rappenau und Obergoseln eingesetzte IT-Lösung mehr und mehr Schwächen, wie Geschäftsführer Martin Lang schildert: „Es war uns ab einem gewissen Punkt einfach nicht mehr möglich, mit dem bestehenden System den steigenden Anforderungen funktionsseitig gerecht zu werden. So gestaltete sich beispielsweise jeder Versionswechsel extrem aufwändig und war zudem immer mit entsprechenden Kosten verbunden. Von daher haben wir uns entschlossen, den Schritt weg von einer individuellen und hin zu einer Standardlösung zu gehen.“

Zur Vorbereitung bei der Suche nach einem spezialisierten ERP-Anbieter wurde ein Pflichtenheft erstellt, um eine zeitgemäße Software zu finden, die die Prozesse in Beschaffung, Fertigung und Absatz nachhaltig und durchgängig unterstützt. Wichtig war es dabei insbesondere, dass auch im Standard Anforderungen etwa im Fertigungsbereich und in der vertrieblichen Abwicklung abgedeckt werden, über die das Unternehmen Wettbewerbsvorteile generiert. „Ebenso haben wir uns Flexibilität, Skalierbarkeit und eine transparente Lizenzpolitik gewünscht, die auf lange Sicht eine klare Kostenstruktur sicherstellt“, sagt Lang weiter. „Und schließlich sollte der neue IT-Partner genau wie wir mittelständisch aufgestellt sein und eine unkomplizierte Anbindung an die bestehende Hardwareplattform erlauben.“ Die Entscheidung zugunsten von Sou.Matrixx, der ERP-Standardsoftware des Schwetzinger IT-Anbieters SOU, fiel als Ergebnis eines intensiven Auswahlprozesses unter unterschiedlichen Anbietern. Die Lösung bot ein mittelstandsgerechtes Preis-Leistungs-Verhältnis, die geforderten Funktionen sowie eine einfache Bedienung. Die Plattformunabhängigkeit verspricht eine problemlose Nutzung auch im Falle etwa eines Hardwarewechsels.

Erfolgreiche Integration in bestehende Strukturen

Zum Start der im April 2010 begonnenen Einführungsphase wurde das System in die IT-Infrastruktur von Nico Fahrzeugteile integriert, die im Wesentlichen aus einer etablierten Finanz- und Buchhaltungssoftware bestand; gleichzeitig fand die Verknüpfung der ERP-Lösung mit Datev, dem Intranet sowie dem E-Mail-System statt. Das vorhandene Archivierungssystem wurde ebenfalls in das Unternehmenssystem integriert.

Alle der gut 50 Mitarbeiter an beiden Standorten sollten später mit dem System arbeiten, daher gab es sowohl Gruppen- als auch Einzelschulungen. „Da wir praktisch einen kompletten Neuanfang hatten und nicht nur einen Umstieg von einer Lösung auf eine andere, war die Einführung ein durchaus anspruchsvolles Projekt für uns“, erklärt Lang. Mit der Unterstützung des Software-Anbieters ging das neue System ohne Parallelbetrieb des Altsystems zum 1. Januar 2011 in den Echtstart.

Heute arbeiten sämtliche Abteilungen von Nico Fahrzeugteile – Einkauf, Lager und Materialwirtschaft, Fertigung, Verkauf und Vertrieb sowie Verwaltung und Management – mit den Funktionalitäten der ERP-Lösung; zwischenzeitlich fand ein Ausbau der Hardware statt. Im Tagesgeschäft unterstützt die Unternehmenssoftware vor allem Angebots- und Auftragswesen: Sämtliche internen und externen Daten rund um die Liefer-, Versorgungs- und Angebotskette über die Auftragsannahme und -verwaltung bis hin zur Rechnungsstellung lassen sich extrahieren und sind auf einen Blick verfügbar.

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