Um sein schnelles Wachstum zu unterstützen, hat der Leuchtenhersteller Trilux den Betrieb seiner ERP-Systeme in ein externes Rechenzentrum ausgelagert. Als vertragliche Grundlage dient ein verbrauchsabhängiges Abrechnungsmodell. Neue Ressourcen stehen nach fünf Tagen bereit und können nach drei Monaten abbestellt werden.
Der Aha-Effekt kam beim Wechsel auf die neue SAP-Version ECC 6.0 im Spätsommer 2010. Für die Dauer der Umstellung benötigte der Leuchtenhersteller Trilux zusätzliche Rechner und Speicher für Test- und Entwicklungssysteme. Anstatt die Infrastruktur zu kaufen, reservierte das Unternehmen die benötigte Kapazität für fünf Monate bei HP und bestellte sie anschließend wieder ab. Trilux hatte den Betrieb seines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) bereits vor einiger Zeit an HP übergeben und setzt dabei auf skalierbare Service-Bausteine aus dem Portfolio ‚Utility Services‘. Für die zeitweise Erweiterung der Rechenleistung fiel lediglich ein zuvor vertraglich geregelter Festpreis für den gebuchten Zeitraum an. „Dieses Modell, IT-Infrastruktur quasi aus der Steckdose zu beziehen, macht uns enorm flexibel, minimiert unsere Kapitalbindung und unser Investitionsrisiko“, sagt Johannes Huxol, Geschäftsführer bei Trilux.
Dass das Unternehmen wie nach der SAP-Migration IT-Leistungen schnell wieder abbestellt, ist jedoch die Ausnahme. Denn der Leuchtenhersteller hat vor einigen Jahren mit einer strategischen Neuausrichtung die Weichen auf Wachstum gestellt: Mit DZ Licht, Okalite und HÜCO electronic wurden mehrere Unternehmen übernommen. Ein weiterer Wachstumstreiber ist das Innovationskonzept, für das TRILUX im Jahr 2010 als eines der 100 innovativsten Unternehmen Deutschlands ausgezeichnet wurde. Dies alles trug dazu bei, dass der Umsatz zwischen den Jahren 2005 und 2009 von 280 auf 415 Millionen Euro stieg. Selbst im Jahr der Wirtschaftskrise gab es weder Kurzarbeit noch Entlassungen oder Investitionsstopp. Das rasante Wachstum soll sich laut Huxol fortsetzen: in den nächsten fünf Jahren will Trilux seinen Umsatz verdoppeln.
Durch diese Entwicklung ist aber auch die Komplexität der ERP-Infrastruktur deutlich gestiegen. Geschäfts- und IT-Leitung sind sich einig, dass deren Betrieb nicht zum Kerngeschäft zählt. „Diesen Betrieb können Unternehmen besser und effizienter für uns erledigen, deren Kerngeschäft wiederum die IT ist“, sagt Marcus Gerke, CIO bei TRILUX. Deshalb wurde bereits vor Jahren der Betrieb an einen externen Dienstleister ausgelagert – doch damit war man auf Dauer unzufrieden.
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Gerke erläutert: „Wir hatten ein reines Kunden-Lieferanten-Verhältnis. Doch da vieles bei uns im Umbruch ist und nicht alle Entwicklungen von langer Hand geplant werden können, half uns das nicht weiter. Unser Partner muss flexibel sein, aktiv mitdenken und mitarbeiten. Und er muss unser Unternehmen und unser Geschäft verstehen.“ Daher entschloss sich der Leuchtenhersteller im Jahr 2010 für einen Wechsel. Der neue strategische Partner sollte ebenso wie Trilux international aufgestellt sein, um die Ausweitung des ERP-Systems auf neue ausländische Tochtergesellschaften und Werke zu unterstützen. Vor allem aber benötigte das Unternehmen ein Vertrags- und Liefermodell, das sich an die Geschwindigkeit des Unternehmenswachstums anpassen ließ. Die Geschäftsführung entschied sich für den Anbieter aus Böblingen. „HP Utility Services erlaubt uns, die IT-Infrastruktur mit der Geschäftsentwicklung atmen zu lassen. Das gilt für unser angestrebtes Wachstum, aber auch für den umgekehrten Fall – etwa beim Verkauf eines Unternehmensteils“, erläutert Johannes Huxol
Dabei schreckte die Verantwortlichen auch der System-Umzug vom bisherigen Dienstleister ins neue Rechenzentrum nicht ab. Geholfen haben beim Anbieter-Wechsel unter anderem Migrations-Werkzeuge und das standardisierte Vorgehen des neuen Anbieters. Dessen Rahmenwerk ‚Global Method‘ beschreibt die Prozesse, die bei einem solchen Übergang greifen müssen. Als Ergebnis konnten alle Trilux-Mitarbeiter am Dienstag nach Ostern nach nur sechs Wochen wie gewohnt auf ihre ERP-Systeme zugreifen, ohne von der Umstellung etwas mitbekommen zu haben.
Das Hosting der ERP-Infrastruktur erfolgt heute im HP-Rechenzentrum in Frankfurt am Main auf Servern, die Trilux vorbehalten sind. Für die rund 9,5 Terabyte Daten wird dagegen ein gemeinsamer Speicher- und Backup-Pool genutzt, der für mehrere Unternehmen bereit steht. Das senkt die Kosten, weil das Auslastungsrisiko seitens des IT-Dienstleisters sinkt. Die Daten verschiedener Kunden werden dabei in logischen Speicher- und Netzwerkbereichen streng voneinander getrennt.
Im Rahmen des Vertrags verantwortet der Rechenzentrumsbetrieber den Betrieb einer ganzen Reihe von ERP-Systemen für mehr als 1.000 Anwender, außerdem Portallösungen, Datenbanken, eine Java-Umgebung – und auch die Weitverkehrsanbindung an das Rechenzentrum. Da sowohl der Systembetrieb als auch die Datenanbindung aus einer Hand verantwortet werden, kann der IT-Dienstleister die Service-Qualität rundum überwachen und sicherstellen.
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Bei der Hosting-Lösung wählte Trilux Speicherkapazität und SAP-Systemleistung, gemessen in SAP Application Performance Standard (SAPS), als Grundlage für die monatliche Abrechnung. Um die Kosten langfristig niedrig zu halten, wurden für beide Leistungseinheiten Mindestabnahmemengen über eine Vertragslaufzeit von fünf Jahren vereinbart. Darüber hinaus besteht für das Unternehmen die Option, innerhalb von fünf Werktagen Leistungen wie zusätzliche Systeme oder Speicherkapazität zu Festpreisen abzurufen und nach einer Mindestnutzungsdauer von drei Monaten wieder abzuschalten. Der entsprechende Vertrag umfasst rund einhundert verschiedene IT-Services mit verbrauchsabhängigen Preisen.
Dass die ERP-Infrastruktur stets mit der Unternehmensentwicklung Schritt hält, dafür sorgen auch regelmäßige, strukturierte Besprechungen zwischen Anbieter und Abneher: wöchentlich zum Tagesgeschäft, monatlich zur Leistungsrevision, und alle drei Monate zur Vertragsüberprüfung. Zu den zentralen Service Level Agreements gehören beispielsweise die Antwortzeiten der Systeme und die Systemverfügbarkeit. Der IT-Dienstleister überwacht dazu die Systeme, um mögliche Fehlerquellen möglichst auszuschalten, bevor sie bei den ERP-Betrieb des Leuchtenherstellers beeinträchtigen können. Stellen Anwender System-Einschränkungen fest, melden sie dies an den zentralen Service Desk bei Trilux. Handelt es sich nicht um ein Problem mit der Applikation, leitet dieser die Meldung zur Fehlerbehubung an den Anbieter weiter.
Der Leuchtenspezialist plant derzeit eine ganze Reihe neuer Projekte zusammen mit HP. So will das Unternehmen seine Lagerverwaltung an das ERP-System anschließen, um sein Distributionszentrum mit SAP zu steuern. Die zugehörige Infrastruktur soll dann im externen Rechenzentrum arbeiten. Auch eine unternehmensweite Suchfunktionalität auf der Basis der SAP-Trex-Technologien ist geplant, die ebenfalls extern betrieben werden soll. Der SAP-Applikationsbetrieb mit der Überwachung von Schnittstellen und Transaktionen könnte in Zukunft ebenfalls nach Frankfurt ausgelagert werden. Als Ziel gibt Gerke an, auch den Infrastruktur-Betrieb auszulagern, den Trilux heute noch im eigenen Rechenzentrum betreibt. Die ersten dieser Dienste hat er schon definiert. „HP hat mit den Utility Services for SAP bewiesen, dass es ein verlässlicher Partner ist. Daher werden wir die Partnerschaft weiter ausbauen“, erklärt Gerke.
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