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Fakturierung ohne Papier

Ein digitales Format für alle Rechnungen

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Die Abläufe im Vergleich: Austausch von Rechnungen in Papierform, im PDF- und ZUGFeRD-Format am Beispiel der Unternehmenssoftware caniasERP.
Bild: Industrial Application Software GmbH

Wie funktioniert ZUGFeRD in der Praxis?

Für die elektronische Rechnungsverarbeitung gemäß ZUGFeRD entwickelte die Industrial Application Software (IAS) eine Schnittstelle für ihre modular aufgebaute Unternehmenssoftware caniasERP. Hier schlägt sich die Abwicklung des Rechnungsprozesses in den nativ in das ERP-System integrierten Funktionsbereichen Vertrieb und Rechnungsprüfung nieder. Die technischen Abläufe für den Rechnungsausgang und -eingang sind in der Prozessgrafik (siehe Bild auf nächster Seite) skizziert. Bei der Rechnungserstellung in dieser Unternehmensanwendung wird über das Vertriebsmodul ein Dokument im PDF/A3-Format erzeugt, in welches die notwendige XML-Datei eingebunden ist. Die erzeugten E-Rechnungen werden nicht direkt verschickt, sondern zunächst in einer Warteschlange – der sogenannten ‚ausgehenden Queue‘ – abgelegt. Zu einem frei wählbaren Zeitpunkt kann diese Queue über einen automatisierten Prozess in einem ‚Stapel‘ verarbeitet und die Rechnungen zum Beispiel als E-Mail-Anhang versendet werden.

Zusätzlich zum E-Mail-Versand unterstützt das ERP-System auch die Möglichkeit, die Rechnungen via File Transfer Protocol (FTP), Webservices und Onlineportale zu übermitteln. Beim Empfang von E-Rechnungen im entsprechenden PDF/A3-Format in caniasERP wird die Logik der Rechnungsstellung umgekehrt: Alle elektronischen Rechnungen – unabhängig davon, ob sie per E-Mail, FTP, Webservice oder Onlineportal eingegangen sind – werden zunächst in eine ‚eingehende Queue‘ aufgenommen. Von dieser Queue heraus gelangen die Rechnungen anschließend in das Rechnungsprüfungsmodul des Systems. Dort werden sie gegen Bestellungen und Wareneingänge validiert. Sind die Rechnungen erfolgreich geprüft, werden sie direkt an die systemeigene Finanzbuchhaltung übergeben und dort als Zahlungsvorschlag angezeigt. Dadurch, dass diese Schritte automatisiert und ohne weitere Benutzereingaben stattfinden, lassen sich der zeitliche Aufwand bei der Rechnungserfassung deutlich reduzieren und mögliche Fehlerquellen vermeiden. Aufgrund der greifbaren Chance für kleine und mittlere Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse mit wenig Aufwand zu beschleunigen und effizienter zu gestalten, könnte sich die neue Methode schon sehr bald auf dem Markt durchsetzen.

Enterprise Resource Planning-Plattform mit 40 Modulen



Bild: Industrial Application Software GmbH

Die integrierte Enterprise Resource Planning-Anwendung caniasERP fokussiert vor allem die Anforderungen mittelständischer Unternehmen. Die Lösung der Industrial Application Software besteht aus 40 Modulen, die im Funktionsumfang weit über den vieler klassischer ERP-Systeme hinausgehen. Neben Arbeitsvorbereitung, Beschaffung, Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung, Lagerverwaltung, Vertrieb und CRM bietet das System etwa eine Groupware sowie Finanzwesen, Qualitäts-, Projekt- und Dokumentenmanagement. Anwender können die ERP-Software eigenständig an ihre Anforderungen anpassen. Dazu liefert der Hersteller die Lösung mit der integrierten Entwicklungsumgebung Troia aus und gestattet damit den direkten Zugriff auf den Quellcode der Applikation. Die Preisgestaltung der kollaborativen ERP-Plattform ist darauf ausgelegt, in erster Linie den Mittelstand anzusprechen.


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