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ERP-Software: Vom Pflichtenheft zum Go-Live

Einführungsmethodik

Vom Pflichtenheft zum Go-Live

Die Einführung einer neuen ERP-Software ist für Unternehmen stets herausfordernd, da beinahe alle Abläufe im Betrieb betroffen sind. Solche Einführungsprojekte sind mitunter die größten Vorhaben, in die ein Unternehmen startet, insbesondere wenn die Produzenten internationale Standorte und Werke einbinden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass Unternehmen im Projektteam gute oder sogar die besten Mitarbeiter abstellen müssen, um der Einführung zum Erfolg zu verhelfen.



Bild: © alphaspirit/Fotolia.com

Die Einführung einer neuen ERP-Lösung [1] ist eine Ausnahmesituation für Unternehmen. Zur Absicherung des Projekterfolges ist das Pflichtenheft von zentraler Bedeutung. An dieser Stelle soll auch auf Aktivitäten für den Zeitraum vor dem Pflichtenheft eingegangen werden, da dies für die Qualität des Pflichtenhefts entscheidend sein kann. Zur Vorbereitung der ERP-Einführung lohnt meist eine vorgelagerte Prozessanalyse mit Ermittlung von Potenzialen. Im Anschluss an die Potenzialanalyse folgt die Auswahl, innerhalb derer ein Lastenheft als Vorstufe für das Pflichtenheft erstellt wird.

Ein Erfahrungswert besteht darin, dass die Ergebnisunterlagen der jeweiligen Projektphase auf den Unterlagen der vorhergehenden Phase aufsetzen und diese systematisch weiterentwickeln. Innerhalb der Prozessanalyse werden grobe Soll-Prozesse definiert, woraus sich funktionale Anforderungen und Eigenschaften an das Zielsystem ableiten. Diese Anforderungen werden in ein Lastenheft überführt und für alle Bereiche zentral zusammengeführt.

Das Lastenheft

Das Lastenheft ist die Vorstufe für das Pflichtenheft, das in der eigentlichen Softwareeinführung in der Regel durch den Auftragnehmer, den Einführungspartner der ERP-Anwendung zu erstellen ist und damit die Umsetzung der im Lastenheft software-neutral beschriebenen Anforderungen mit dieser ERP-Anwendung detailliert beschreibt. Das Schreiben eines Lastenhefts ist sinnvoll, um die Anforderungen eines Unternehmens vollständig und detailliert in Form von Softwareeigenschaften zu dokumentieren. Kritiker behaupten, der Aufwand sei zu hoch. Die meisten Projekte mit Schieflage zeigen jedoch, dass ein gutes Lastenheft deutliche Verbesserungen erzielt hätte. Um den Aufwand überschaubar zu halten, sollte ein Unternehmen auf ein Referenzlastenheft zurückgreifen. Unternehmen sollten die Auswahl der Software ergebnisoffen durchführen. Auf Basis objektiver und neutraler Kriterien werden die besten Voraussetzungen geschaffen, um die passende Software und den passenden Partner zu identifizieren. Das stärkt in der Regel die Akzeptanz für das Projekt im gesamten Team.

Das Phasenschema

Die Einführung einer ERP-Software erfolgt in der Regel über ein Projektphasenmodell. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt, wenn es um die Einführung einer Standard-Software oder einer Branchen-Lösung geht. Die mit der ERP-Einführung verbundenen Ziele sind oft die Vermeidung von Anpassungen und Individualsoftware. Einzelne Software-Anbieter haben für die ERP-Einführung auch individuelle Projektvorgehensweisen entwickelt, bei der nicht zwingend ein Pflichtenheft entsteht.

Neben dem Projektphasenmodell werden auch immer wieder agile Projekteinführungsmethoden wie Scrum angeführt. Agile Projekteinführung eignet sich eher für Softwareentwicklungsprojekte zur Realisierung von Sonderlösungen. Hier gestaltet sich der Weg von den Anwenderanforderungen zum ‚go live‘ anders. Die Unterschiede zwischen Phasenmodell-basierter und agiler Vorgehensweise beeinflussen zudem das Thema Projektverträge stark. Die typischen Prozessphasen sind:

Phase 1: Projektinitialisierung (Projektstart, Projekt-Setup)

Phase 2: Fachkonzept (Business Blueprint, Feinkonzept, Grob- und
Feinkonzept)

Phase 3: Implementierung (Realisierung, Umsetzung)

Phase 4: Testbetrieb/Test- und Schulungsbetrieb

Phase 5: ‚go live‘ (Inbetriebnahme, Echtbetrieb, Produktivsetzung)

Folgephasen schließen sich an wie Rollouts, Optimierung oder Systemausbau. Der Übergang von einer Projektphase in die nächste wird durch den Lenkungskreis als oberstes Projektgremium bestätigt.

Wenig Anpassungen

Kunden und Lieferanten sollen keinen negativen Einflüssen durch die Systemumstellung ausgesetzt sein. Unternehmen wollen daher die Lösung finden, die am besten zu ihnen passt und mittels derer die Geschäftsprozesse mit möglichst wenigen Anpassungen beziehungsweise Individualsoftware abgebildet werden können. Je mehr Anpassungen oder Individualsoftware, desto höher werden die Risiken der Einführung.

Die Projektinitialisierungsphase

Für die Projektinitialisierungsphase muss der Projektauftrag bzw. die Rahmenvereinbarung vorliegen. Der Auftrag beschreibt, welche Inhalte das Projekt hat und welche Rahmenbedingungen zugrunde liegen. Ein weiteres Thema innerhalb der ersten Phase der Einführung ist die Bestimmung der verschiedenen Projektrollen und -gremien wie Lenkungskreis, Projektleitung, Kernteam, Teilprojektteams, Teilprojektleiter und Key User. Ein zentrales Projektsteuerungsinstrument ist in der Übersicht der Geschäftsprozesse zu sehen, bei der auf der Ebene der Geschäftsprozess während der Projektlaufzeit der Projektfortschritt immer wieder aktualisiert wird.

Die Fachkonzeptphase

Innerhalb der Konzeptionsphase von ERP-Einführungsprojekten wird im Regelfall das Pflichtenheft in Form von Fachkonzepten erstellt. Orientierung geben dabei das Lastenheft und Fachkonzept-Vorlagen des Auftragnehmers. Sogenannte Templates des Auftragnehmers helfen dabei, die Fachkonzeptphase schneller, mit weniger Aufwand und mit höherer Qualität zu erstellen. Der IT-Partner orientiert sich am Lastenheft und baut die Erstversion sukzessive aus, bis ein finales Pflichtenheft vorliegt. Je nach Projektauftrag beziehungsweise Lieferumfang können auch mehrere Pflichtenhefte erstellt werden. Folgende Fachkonzepte respektive Pflichtenhefte sind in ERP-Projekten normalerweise erforderlich:

• Pflichtenheft zur Abbildung der Soll-Prozesse des Kunden auf Basis des   einzuführenden Zielsystems (Wie soll im neuen System gearbeitet werden?)

• Pflichtenheft für Anpassungen/Individualsoftware (vereinbarte oder   hinzukommende Anpassungen)

• Pflichtenheft für Schnittstellen

• Pflichtenheft für Formulare und Listen

• Pflichtenheft für Datenmigration

Das einführende Unternehmen muss sich ebenfalls einbringen, wie es normalerweise in seinen Mitwirkungspflichten geregelt ist. Innerhalb der Fachkonzeptphase muss bereits intensiv mit der ausgewählten Lösung gearbeitet werden. Diese ist bereits installiert, die Key-User haben Schulungen erhalten und können damit innerhalb der Workshops intensiv mitarbeiten und ebenso Tests am System durchführen. In vielen Projekten wird bereits innerhalb der Fachkonzeptphase auch ein Prototyp vereinbart. Das bedeutet, dass auf Basis der Standardlösung wichtige Prozesse abgebildet werden. In der Regel wird der Prototyp als Meilenstein in einer Präsentation vorgestellt und freigegeben.

Ziel am Ende der Fachkonzeptphase ist die Freigabe der Fachkonzepte beziehungsweise Pflichtenhefte durch den Auftraggeber. Die vorliegenden Pflichtenhefte müssen dabei unbedingt mit dem Lastenheft abgeglichen werden. Das ist ein wichtiger Meilenstein und nimmt sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber in die Pflicht. Je höher die Qualität der Pflichtenhefte ausfällt, um so besser ist das Ergebnis in der Phase Realisierung. Gelingt dies nicht, so werden Auftraggeber und Auftragnehmer während der Folgephasen permanent mit neuen oder geänderten Anforderungen konfrontiert. Unklare Prozesse oder Prozesslücken sind in diesem Fall an der Tagesordnung, der Projekterfolg insgesamt kann gefährdet werden.

Die Implementierungsphase

Innerhalb der Implementierungsphase gilt es die vereinbarten Prozesse in der Software abzubilden und die weiteren Lieferbestandteile zu realisieren, unter denen es signifikante Kostentreiber gibt. Hierzu zählt die Bereitstellung von Formularen, Auswertungen und Listen für den Kunden. Hier überschätzt sich oft der Auftragnehmer in seinen Möglichkeiten. Unter normalen Umständen wäre er sehr wohl in der Lage, diese Themen pünktlich zu liefern, jedoch nicht in der Ausnahmesituation einer ERP-Einführung, in der sehr viele Aufgaben parallel zu erledigen sind.

Die Testphase

Während der Testphase gibt es verschiedene Testszenarien. Angefangen von Funktionstests für Funktionen und Prozesse über bereichsübergreifende Tests von Prozessketten bis hin zu umfangreichen Integrationstests erfolgt die Prüfung des Gesamtsystems auf ‚Herz und Nieren‘. Weitere Fälle sind Massentests, Lasttests beziehungsweise Big-Bang-Tests. Es dürfte niemanden überraschen, dass ein vernachlässigter Testbetrieb in direkter Konsequenz zu Problemen im ‚go live‘ führt. Innerhalb dieser Phase finden auch die Schulungen der späteren Systembediener statt, die einen erheblichen Ressourceneinsatz auf Seite des Auftragnehmers bedeuten. Umso wichtiger ist es, dass für die Durchführung der Trainings alle Voraussetzungen erbracht wurden. Hierzu zählen stabile Prozesse und die Fitness der Key User bzw. Endanwender. Über einen Lenkungskreisbeschluss erfolgt der Abschluss der Testphase und der Start der ‚go live‘-Phase.

Die ‚go live‘-Phase

Der ‚go live‘ ist ebenfalls als Projektphase anzusehen und nicht nur als Meilenstein. Sein Ziel ist die Bereitstellung eines stabilen Gesamtsystems. Vor dem Start der finalen Datenübernahme gibt es den Meilenstein ‚point of no return‘. Alle echtstartkritischen Probleme sind zu diesem Zeitpunkt behoben. Die detaillierte Abfolge des ‚go live‘ bis zum Meilenstein der tatsächlichen Systemfreigabe wird als count down-Planung beziehungsweise cut over-Planung beschrieben. Das lässt sich in etwa mit einem Piloten vergleichen, der vor dem Start der Maschine in seiner Checkliste Eintrag für Eintrag abhakt, die besten Voraussetzungen für einen guten Start und eine punktgenaue Landung am Ziel.