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Einführungsmethodik

Vom Pflichtenheft zum Go-Live

Die Einführung einer neuen ERP-Software ist für Unternehmen stets herausfordernd, da beinahe alle Abläufe im Betrieb betroffen sind. Solche Einführungsprojekte sind mitunter die größten Vorhaben, in die ein Unternehmen startet, insbesondere wenn die Produzenten internationale Standorte und Werke einbinden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass Unternehmen im Projektteam gute oder sogar die besten Mitarbeiter abstellen müssen, um der Einführung zum Erfolg zu verhelfen.



Bild: © alphaspirit/Fotolia.com

Die Einführung einer neuen ERP-Lösung ist eine Ausnahmesituation für Unternehmen. Zur Absicherung des Projekterfolges ist das Pflichtenheft von zentraler Bedeutung. An dieser Stelle soll auch auf Aktivitäten für den Zeitraum vor dem Pflichtenheft eingegangen werden, da dies für die Qualität des Pflichtenhefts entscheidend sein kann. Zur Vorbereitung der ERP-Einführung lohnt meist eine vorgelagerte Prozessanalyse mit Ermittlung von Potenzialen. Im Anschluss an die Potenzialanalyse folgt die Auswahl, innerhalb derer ein Lastenheft als Vorstufe für das Pflichtenheft erstellt wird.

Ein Erfahrungswert besteht darin, dass die Ergebnisunterlagen der jeweiligen Projektphase auf den Unterlagen der vorhergehenden Phase aufsetzen und diese systematisch weiterentwickeln. Innerhalb der Prozessanalyse werden grobe Soll-Prozesse definiert, woraus sich funktionale Anforderungen und Eigenschaften an das Zielsystem ableiten. Diese Anforderungen werden in ein Lastenheft überführt und für alle Bereiche zentral zusammengeführt.

Das Lastenheft

Das Lastenheft ist die Vorstufe für das Pflichtenheft, das in der eigentlichen Softwareeinführung in der Regel durch den Auftragnehmer, den Einführungspartner der ERP-Anwendung zu erstellen ist und damit die Umsetzung der im Lastenheft software-neutral beschriebenen Anforderungen mit dieser ERP-Anwendung detailliert beschreibt. Das Schreiben eines Lastenhefts ist sinnvoll, um die Anforderungen eines Unternehmens vollständig und detailliert in Form von Softwareeigenschaften zu dokumentieren. Kritiker behaupten, der Aufwand sei zu hoch. Die meisten Projekte mit Schieflage zeigen jedoch, dass ein gutes Lastenheft deutliche Verbesserungen erzielt hätte. Um den Aufwand überschaubar zu halten, sollte ein Unternehmen auf ein Referenzlastenheft zurückgreifen. Unternehmen sollten die Auswahl der Software ergebnisoffen durchführen. Auf Basis objektiver und neutraler Kriterien werden die besten Voraussetzungen geschaffen, um die passende Software und den passenden Partner zu identifizieren. Das stärkt in der Regel die Akzeptanz für das Projekt im gesamten Team.

Das Phasenschema

Die Einführung einer ERP-Software erfolgt in der Regel über ein Projektphasenmodell. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt, wenn es um die Einführung einer Standard-Software oder einer Branchen-Lösung geht. Die mit der ERP-Einführung verbundenen Ziele sind oft die Vermeidung von Anpassungen und Individualsoftware. Einzelne Software-Anbieter haben für die ERP-Einführung auch individuelle Projektvorgehensweisen entwickelt, bei der nicht zwingend ein Pflichtenheft entsteht.

Neben dem Projektphasenmodell werden auch immer wieder agile Projekteinführungsmethoden wie Scrum angeführt. Agile Projekteinführung eignet sich eher für Softwareentwicklungsprojekte zur Realisierung von Sonderlösungen. Hier gestaltet sich der Weg von den Anwenderanforderungen zum ‚go live‘ anders. Die Unterschiede zwischen Phasenmodell-basierter und agiler Vorgehensweise beeinflussen zudem das Thema Projektverträge stark. Die typischen Prozessphasen sind:

Phase 1: Projektinitialisierung (Projektstart, Projekt-Setup)

Phase 2: Fachkonzept (Business Blueprint, Feinkonzept, Grob- und
Feinkonzept)

Phase 3: Implementierung (Realisierung, Umsetzung)

Phase 4: Testbetrieb/Test- und Schulungsbetrieb

Phase 5: ‚go live‘ (Inbetriebnahme, Echtbetrieb, Produktivsetzung)

Folgephasen schließen sich an wie Rollouts, Optimierung oder Systemausbau. Der Übergang von einer Projektphase in die nächste wird durch den Lenkungskreis als oberstes Projektgremium bestätigt.

Wenig Anpassungen

Kunden und Lieferanten sollen keinen negativen Einflüssen durch die Systemumstellung ausgesetzt sein. Unternehmen wollen daher die Lösung finden, die am besten zu ihnen passt und mittels derer die Geschäftsprozesse mit möglichst wenigen Anpassungen beziehungsweise Individualsoftware abgebildet werden können. Je mehr Anpassungen oder Individualsoftware, desto höher werden die Risiken der Einführung.


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