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ERP-Einführung

Abläufe professionell stützen

Das Biotechnologieunternehmen Glycotope plante, seine Prozesse mit einer ERP-Einführung auf professionelle Beine zu stellen. Bis dahin verfügte der Mittelständler über keine durchgängige IT-Organisation. Fujitsu implementierte schließlich in vier Monaten eine komplette, auf Standards basierende Umgebung, mit der sich sämtliche betriebswirtschaftlichen Abläufe transparent abbilden und effizient steuern lassen.



Bild: Fujitsu Technology Solutions (FTS)

Glycotope ist ein junges Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Herstellung von innovativen immunonkologischen Produkten zur erfolgreichen Behandlung unterschiedlicher Krebserkrankungen spezialisiert hat. Mithilfe der validierten Technologien ‚Glyconody‘ und ‚Glycoexpress`, lassen sich entsprechende Medikamente noch wirksamer und verträglicher gestalten sowie die jeweiligen Indikationen und Patientengruppen innerhalb einer Indikation erweitern. Als Experte für Zuckerstrukturen auf Eiweißmolekülen, zählt der Hersteller zu den größten konzernunabhängigen Biotechnologieunternehmen Deutschlands. Die im Jahre 2000, auf dem Campus Berlin-Buch gegründete Firma, beschäftigt heute mehr als 180 Mitarbeiter an den beiden Standorten in Berlin und Heidelberg. Abgedeckt wird das komplette Entwicklungsspektrum von der Forschung, Moleküloptimierung, Klon- und Prozessentwicklung, über die präklinische und klinische Produktentwicklung bis hin zur Produktion nach den Richtlinien der Good Manufacturing Practice (GMP).

Vor der Entscheidung, in ein ERP-System zu investieren, verfügte das Pharmaunternehmen über keine durchgängig organisierten IT-Strukturen und betrieb auch keine eigene IT-Abteilung. Sämtliche betriebswirtschaftlichen und produktionsrelevanten Prozesse wurden mit Excel und anderen Office-Lösungen abgebildet. Für buchhalterische Aufgaben stand ausschließlich die Steuer-Software Datev zur Verfügung. Die Einführung einer umfassenden SAP-Lösung sollte diese Lücke schließen und insbesondere kaufmännische Abläufe wie Logistik, Einkauf und Vertrieb professionell unterstützen. Hierfür suchte Glycotope im Sommer 2014 nach einem Implementierungspartner, der über Erfahrungen sowohl in der Pharmabranche als auch im SAP-Umfeld verfügt.

Validierte Systeme nach GMP

Dabei verfolgte der Mittelständler einen straffen Zeitplan: Noch vor Jahresende 2014 sollte die Lösung vollumfänglich in den Echtbetrieb gehen. Eine weitere Anforderung war es, sich sehr nah an standardisierten SAP-Prozessen zu bewegen. Ein spezielles Customizing war nicht erforderlich. Zudem mussten bei der Implementierung die strengen Anforderungen an die GMP in der Pharmabranche eingehalten werden. So waren insbesondere am Standort Heidelberg sämtliche Systeme hardware- wie softwareseitig zu validieren. Neben der Unterstützung der Einführung, sollte der IT-Partner auch danach umfängliche Services für den Betrieb und die Applikations-Betreuung anbieten. Das Pharmaunternehmen strebte eine langfristige Zusammenarbeit an, inklusive stabilem Hosting der Infrastruktur sowie Management sämtlicher Applikationen. Nach einer Ausschreibung und einem Benchmarking entschied sich das Pharmaunternehmen für Fujitsu. „Ausschlaggebend waren für uns insbesondere die langjährige SAP-Erfahrung, gepaart mit der hohen Branchenkompetenz in der Pharma- und Prozessindustrie“, sagt Henner Kollenberg, Chief Financial Officer bei Glycotope in Berlin und Geschäftsführer des Standortes Heidelberg. Auch verfügt Fujitsu mit ‚MYTDS.Process‘ über ein selbstentwickeltes, vorkonfiguriertes Template, das bereits alle wichtigen Branchen-Spezifikationen enthält und dadurch den Aufwand bei der ERP-Einführung reduziert.

Gesamtpaket geliefert

Nicht zuletzt verfügt Fujitsu über die Expertise, um Unterstützung sowohl bei der Implementierung als auch beim Hosting und Application Management in einem durchgängigen Gesamtpaket zu liefern. So begannen die Experten des IT-Anbieters Ende August 2014 mit der Implementierung der ERP-Landschaft. Diese besteht bei dem Pharmahersteller in erster Linie aus kaufmännischen Modulen wie Materialwirtschaft, Vertrieb, Qualitätsmanagement, Finanzwesen und Controlling. Dabei mussten beide Standorte, Berlin und Heidelberg, an das SAP-System angebunden, die Implementierung aber aufgrund unterschiedlicher Geschäftsprozesse getrennt voneinander abgewickelt werden.

Einführung in vier Monaten

Nach vier Monaten ging das ERP-System im Dezember 2014 in den Echtbetrieb. Der IT-Dienstleister hatte eine komplette, durchgängige SAP-Architektur für 50 User aufgebaut – am Produktionsstandort Heidelberg mit voll validierten Systemen. Dabei wurde der strikte Zeitplan präzise eingehalten. Insbesondere durch die parallele Durchführung von Implementierung und Schulungen sowie durch Verwendung des Branchen-Templates ‚MYTDS.Process‘ ließ sich massiv Zeit einsparen. Aufgrund bereits vorhandener Schnittstellen und branchenspezifischer Funktionen trug das Template dazu bei, den Aufwand für die Implementierung des ERP-Systems zu reduzieren und dabei die Prozesse entsprechend den Anforderungen zu standardisieren.

Schnell und effizient

Glycotope profitiert nun von automatisierten und dadurch weniger fehleranfälligen, schnelleren und hochgradig effizienten ERP-Prozessen. So hat das Biotechnologieunternehmen mit der Einführung sein gesamtes Finanz- und Rechnungswesen, einschließlich Controlling und Kostenträgerrechnung, neu aufgesetzt und auf professionelle Beine gestellt. „Fujitsu hatte die Prozesse auch unter hohem Zeitdruck immer unter Kontrolle. Zudem war die Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern hervorragend und von einem hohen Vertrauensverhältnis geprägt“, sagt Henner Kollenberg. Und besonders wichtig für den Pharmahersteller: Durch die Umstellung muss kein neues Personal eingestellt werden. „Wie vor der SAP-Einführung benötigen wir auch jetzt keine größere IT-Abteilung. Ganze drei Mitarbeiter managen bei uns die gesamte IT-Umgebung“, sagt Kollenberg.

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